E-Mails auszudrucken gilt als Unsitte. Mitunter geht’s aber nicht ohne Ausdruck; etwa bei Warenbestellungen aus dem eigenen Onlineshop. Wer zum Beispiel alle Bestell-E-Mail als Lieferschein ausdruckt, kann den Vorgang mit Outlook automatisieren.
Viele Outlook-Anwender sind bei Facebook angemeldet. Da liegt es nahe, beides zu verbinden. Die Facebook-Statusmeldungen und -Profilinformationen von Freunden und Bekannten erscheinen dann direkt im Outlook-Kontaktregister.
Berufliche Kontakte werden häufig über das soziale Netzwerk Xing verwaltet. Wer regelmäßig im Xing-Netzwerk unterwegs ist und dort Fotos oder Kontaktdaten hinterlegt, kann die dort gespeicherten Daten mit Outlook verknüpfen. Wir zeigen, wie das funktioniert.
Um E-Mail-Empfängern das Speichern der Kontaktdaten zu vereinfachen, schicken viele Outlook-Nutzer die digitale Visitenkarte als „vcf“-Anhang gleich mit. Meist wird die Visitenkarte manuell angefügt. Der Vorgang lässt sich mit wenigen Handgriffen automatisieren.
Mit Windows Phone 7 braucht man für die Synchronisation von Adressen oder E-Mails keinen lokalen Rechner mehr. Alles läuft über den Onlinedienst Windows Live. Wer trotzdem mit dem lokalen Outlook synchronisieren möchte, braucht den kostenlosen „Outlook Hotmail Connector“.
Verteiler sind eine feine Sache. Müssen Mails regelmäßig an eine bestimmte Gruppe geschickt werden, muss nur für alle Mitglieder ein Verteiler eingerichtet werden. Dann reicht der Name des Verteilers im „An“-Feld, um alle Mitglieder anzuschreiben. Sollen ausnahmsweise einige Empfänger ausgenommen werden, lässt sich der Kreis der Empfänger ganz einfach wieder reduzieren.
Standardmäßig startet Outlook mit dem Posteingang oder mit der Übersicht „Outlook heute“. Wer Outlook lediglich als Adressbuch nutzt, muss nach jedem Start manuell ins Kontaktregister wechseln. Mit einer kleinen Konfigurationsänderung startet Outlook immer mit den Adressen – oder jedem anderen Ordner.
Das tägliche Durchforsten des Posteingangs kostet Zeit. Oft müssen Mails in Unterordner verschoben, in Kategorien einsortiert, weitergeleitet oder als erledigt gekennzeichnet werden. Erst nach mehreren Klicks ist alles erledigt. Mit den QuickSteps von Outlook 2010 geht’s schneller.
