Beim Wechsel auf eine neue Outlook-Version kann man zwar problemlos die alten E-Mails und Kontakte mitnehmen – wichtige Einstellungen wie Signaturen und Vorlagen gehen aber verloren und müssen neu angelegt werden. Mit etwas Handarbeit lassen sich die alten Daten mitnehmen.
Neu eingetroffene E-Mails müssen häufig an mehrere Empfänger weitergeleitet werden. Viele Anwender machen dabei einen gravierenden Fehler, indem sie alle Empfänger ins An-Feld schreiben. Damit erfährt jeder Empfänger auch die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Datenschutz sieht anders aus.
E-Mails auszudrucken gilt als Unsitte. Mitunter geht’s aber nicht ohne Ausdruck; etwa bei Warenbestellungen aus dem eigenen Onlineshop. Wer zum Beispiel alle Bestell-E-Mail als Lieferschein ausdruckt, kann den Vorgang mit Outlook automatisieren.
Viele Outlook-Anwender sind bei Facebook angemeldet. Da liegt es nahe, beides zu verbinden. Die Facebook-Statusmeldungen und -Profilinformationen von Freunden und Bekannten erscheinen dann direkt im Outlook-Kontaktregister.
Berufliche Kontakte werden häufig über das soziale Netzwerk Xing verwaltet. Wer regelmäßig im Xing-Netzwerk unterwegs ist und dort Fotos oder Kontaktdaten hinterlegt, kann die dort gespeicherten Daten mit Outlook verknüpfen. Wir zeigen, wie das funktioniert.
Um E-Mail-Empfängern das Speichern der Kontaktdaten zu vereinfachen, schicken viele Outlook-Nutzer die digitale Visitenkarte als „vcf“-Anhang gleich mit. Meist wird die Visitenkarte manuell angefügt. Der Vorgang lässt sich mit wenigen Handgriffen automatisieren.
Mit Windows Phone 7 braucht man für die Synchronisation von Adressen oder E-Mails keinen lokalen Rechner mehr. Alles läuft über den Onlinedienst Windows Live. Wer trotzdem mit dem lokalen Outlook synchronisieren möchte, braucht den kostenlosen „Outlook Hotmail Connector“.
Verteiler sind eine feine Sache. Müssen Mails regelmäßig an eine bestimmte Gruppe geschickt werden, muss nur für alle Mitglieder ein Verteiler eingerichtet werden. Dann reicht der Name des Verteilers im „An“-Feld, um alle Mitglieder anzuschreiben. Sollen ausnahmsweise einige Empfänger ausgenommen werden, lässt sich der Kreis der Empfänger ganz einfach wieder reduzieren.
