Wichtige Mails sollten in einem eigenen Unterordner archiviert werden. Oft sind die Nachrichten jedoch mit einem nichtssagenden Betreff wie „Hallo“ oder „AW:“ versehen. Um sie später schneller wiederzufinden, lässt sich die Betreffzeile folgendermaßen ändern.
Beim Wechsel auf eine neue Outlook-Version kann man zwar problemlos die alten E-Mails und Kontakte mitnehmen – wichtige Einstellungen wie Signaturen und Vorlagen gehen aber verloren und müssen neu angelegt werden. Mit etwas Handarbeit lassen sich die alten Daten mitnehmen.
Neu eingetroffene E-Mails müssen häufig an mehrere Empfänger weitergeleitet werden. Viele Anwender machen dabei einen gravierenden Fehler, indem sie alle Empfänger ins An-Feld schreiben. Damit erfährt jeder Empfänger auch die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Datenschutz sieht anders aus.
E-Mails auszudrucken gilt als Unsitte. Mitunter geht’s aber nicht ohne Ausdruck; etwa bei Warenbestellungen aus dem eigenen Onlineshop. Wer zum Beispiel alle Bestell-E-Mail als Lieferschein ausdruckt, kann den Vorgang mit Outlook automatisieren.
Viele Outlook-Anwender sind bei Facebook angemeldet. Da liegt es nahe, beides zu verbinden. Die Facebook-Statusmeldungen und -Profilinformationen von Freunden und Bekannten erscheinen dann direkt im Outlook-Kontaktregister.
Berufliche Kontakte werden häufig über das soziale Netzwerk Xing verwaltet. Wer regelmäßig im Xing-Netzwerk unterwegs ist und dort Fotos oder Kontaktdaten hinterlegt, kann die dort gespeicherten Daten mit Outlook verknüpfen. Wir zeigen, wie das funktioniert.
Um E-Mail-Empfängern das Speichern der Kontaktdaten zu vereinfachen, schicken viele Outlook-Nutzer die digitale Visitenkarte als „vcf“-Anhang gleich mit. Meist wird die Visitenkarte manuell angefügt. Der Vorgang lässt sich mit wenigen Handgriffen automatisieren.
Mit Windows Phone 7 braucht man für die Synchronisation von Adressen oder E-Mails keinen lokalen Rechner mehr. Alles läuft über den Onlinedienst Windows Live. Wer trotzdem mit dem lokalen Outlook synchronisieren möchte, braucht den kostenlosen „Outlook Hotmail Connector“.
