Damit wichtige Mails von Freunden, Familienmitgliedern oder Vorgesetzten in der Spamflut nicht untergehen, lassen sich Mails anhand des Absenders einfärben. Mails von Freunden werden zum Beispiel grün, Firmenmails rot und Familienmitglieder blau eingefärbt.
Wer häufig E-Mails an mehrere Empfänger schickt – etwa an Vereinsmitglieder -, muss ganz schön viel klicken. Bis alle Empfänger zusammengeklickt sind, dauert es eine Weile. Mit einer Verteilerliste reicht ein Klick.
Outlook zeigt im Ordner „Ungelesene Nachrichten“ alle noch nicht geöffneten E-Mails. Doch aufgepasst: In der Hektik des Mail-Alltags hat man statt einer Mail den kompletten Ordner „Ungelesene Nachrichten“ gelöscht. Das macht nichts, da er sich rasch wiederherstellen lässt.
Wichtige Mails sollten in einem eigenen Unterordner archiviert werden. Oft sind die Nachrichten jedoch mit einem nichtssagenden Betreff wie „Hallo“ oder „AW:“ versehen. Um sie später schneller wiederzufinden, lässt sich die Betreffzeile folgendermaßen ändern.
Beim Wechsel auf eine neue Outlook-Version kann man zwar problemlos die alten E-Mails und Kontakte mitnehmen – wichtige Einstellungen wie Signaturen und Vorlagen gehen aber verloren und müssen neu angelegt werden. Mit etwas Handarbeit lassen sich die alten Daten mitnehmen.
Neu eingetroffene E-Mails müssen häufig an mehrere Empfänger weitergeleitet werden. Viele Anwender machen dabei einen gravierenden Fehler, indem sie alle Empfänger ins An-Feld schreiben. Damit erfährt jeder Empfänger auch die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Datenschutz sieht anders aus.
E-Mails auszudrucken gilt als Unsitte. Mitunter geht’s aber nicht ohne Ausdruck; etwa bei Warenbestellungen aus dem eigenen Onlineshop. Wer zum Beispiel alle Bestell-E-Mail als Lieferschein ausdruckt, kann den Vorgang mit Outlook automatisieren.
Viele Outlook-Anwender sind bei Facebook angemeldet. Da liegt es nahe, beides zu verbinden. Die Facebook-Statusmeldungen und -Profilinformationen von Freunden und Bekannten erscheinen dann direkt im Outlook-Kontaktregister.
