Seit der Version 2003 lassen sich E-Mail-Absender als sicher einstufen. Mails von vertrauenswürdigen Absendern werden automatisch durchgewunken und werden nicht mehr vom Spamfilter überprüft. Wer auf eine neue Outlook-Version wechselt, kann die Liste der sicheren Absender ohne Probleme mitnehmen.
Trifft eine neue E-Mail ein, macht Outlook mit einer Desktopbenachrichtigung darauf aufmerksam. Standardmäßig blendet Windows die Meldung unten rechts in der Ecke ein. Wem das nicht gefällt, kann das Nachrichtenfenster auch anderswo aufpoppen lassen.
Damit wichtige Mails von Freunden, Familienmitgliedern oder Vorgesetzten in der Spamflut nicht untergehen, lassen sich Mails anhand des Absenders einfärben. Mails von Freunden werden zum Beispiel grün, Firmenmails rot und Familienmitglieder blau eingefärbt.
Wer häufig E-Mails an mehrere Empfänger schickt – etwa an Vereinsmitglieder -, muss ganz schön viel klicken. Bis alle Empfänger zusammengeklickt sind, dauert es eine Weile. Mit einer Verteilerliste reicht ein Klick.
Outlook zeigt im Ordner „Ungelesene Nachrichten“ alle noch nicht geöffneten E-Mails. Doch aufgepasst: In der Hektik des Mail-Alltags hat man statt einer Mail den kompletten Ordner „Ungelesene Nachrichten“ gelöscht. Das macht nichts, da er sich rasch wiederherstellen lässt.
Wichtige Mails sollten in einem eigenen Unterordner archiviert werden. Oft sind die Nachrichten jedoch mit einem nichtssagenden Betreff wie „Hallo“ oder „AW:“ versehen. Um sie später schneller wiederzufinden, lässt sich die Betreffzeile folgendermaßen ändern.
Beim Wechsel auf eine neue Outlook-Version kann man zwar problemlos die alten E-Mails und Kontakte mitnehmen – wichtige Einstellungen wie Signaturen und Vorlagen gehen aber verloren und müssen neu angelegt werden. Mit etwas Handarbeit lassen sich die alten Daten mitnehmen.
Neu eingetroffene E-Mails müssen häufig an mehrere Empfänger weitergeleitet werden. Viele Anwender machen dabei einen gravierenden Fehler, indem sie alle Empfänger ins An-Feld schreiben. Damit erfährt jeder Empfänger auch die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Datenschutz sieht anders aus.
