Wer E-Mail-Anhänge bekommt, muss sie oft bearbeiten und dann weiterleiten. Viele Anwender speichern hierzu den Anhang auf der Festplatte, bearbeiten die Datei und fügen sie dann wieder in die neue E-Mail ein. Viel zu umständlich. Es geht auch ohne Zwischenschritte. Zumindest bei Microsoft-Office-Anwendungen.
Bei 20 MB ist normalerweise Schluss; größer darf eine E-Mail in Outlook nicht werden. Wer trotzdem größere Anhänge verschicken möchte, kann die Beschränkung aufheben. Dann lassen sich theoretisch unbegrenzt große E-Mails versenden.
Seit der Version 2003 lassen sich E-Mail-Absender als sicher einstufen. Mails von vertrauenswürdigen Absendern werden automatisch durchgewunken und werden nicht mehr vom Spamfilter überprüft. Wer auf eine neue Outlook-Version wechselt, kann die Liste der sicheren Absender ohne Probleme mitnehmen.
Trifft eine neue E-Mail ein, macht Outlook mit einer Desktopbenachrichtigung darauf aufmerksam. Standardmäßig blendet Windows die Meldung unten rechts in der Ecke ein. Wem das nicht gefällt, kann das Nachrichtenfenster auch anderswo aufpoppen lassen.
Damit wichtige Mails von Freunden, Familienmitgliedern oder Vorgesetzten in der Spamflut nicht untergehen, lassen sich Mails anhand des Absenders einfärben. Mails von Freunden werden zum Beispiel grün, Firmenmails rot und Familienmitglieder blau eingefärbt.
Wer häufig E-Mails an mehrere Empfänger schickt – etwa an Vereinsmitglieder -, muss ganz schön viel klicken. Bis alle Empfänger zusammengeklickt sind, dauert es eine Weile. Mit einer Verteilerliste reicht ein Klick.
Outlook zeigt im Ordner „Ungelesene Nachrichten“ alle noch nicht geöffneten E-Mails. Doch aufgepasst: In der Hektik des Mail-Alltags hat man statt einer Mail den kompletten Ordner „Ungelesene Nachrichten“ gelöscht. Das macht nichts, da er sich rasch wiederherstellen lässt.
Wichtige Mails sollten in einem eigenen Unterordner archiviert werden. Oft sind die Nachrichten jedoch mit einem nichtssagenden Betreff wie „Hallo“ oder „AW:“ versehen. Um sie später schneller wiederzufinden, lässt sich die Betreffzeile folgendermaßen ändern.
