Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook „Whitelists“ mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.
In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.
Mitunter erscheinen die mit Outlook verschickten E-Mails beim Empfänger immer mit viel zu großen Abständen. Grund ist eine falsche Codierung von HTML-Nachrichten. Wer die Abstände klein halten möchte, muss sich beim Schreiben umgewöhnen.
Bei der Eingabe von Namen oder E-Mail-Adressen macht Outlook nach Eingabe der ersten Buchstaben bereits Vorschläge für passende Treffer. Darunter sind häufig aber auch Tippfehler oder veraltete Adressen. Wer mit der AutoVervollständigen-Funktion nochmal von vorne beginnen möchte, kann den Cache löschen.
Wenn Outlook nur noch im Schneckentempo startet und träge reagiert, ist Handlungsbedarf angesagt. Schuld sind meist überflüssige Add-Ins, die den Outlook-Start unnötig in die Länge ziehen. Das Abschalten der Add-Ons sorgt wieder für ein flotteres Arbeitstempo.
Beim Antworten fügt Outlook mitunter die Signatur fehlerhaft ein, zum Beispiel ohne Leerzeilen, Abstände oder Formatierungen. Das passiert immer dann, wenn die Antwort im Nur-Text-Format statt im HTML-Format formatiert wird. Der Wechsel zurück zum schöneren HTML-Format ist schnell erledigt.
Aus E-Mails ergeben sich oft Termine. Werden Meetings zum Beispiel per E-Mail anberaumt, muss man den passenden Termin manuell in den Kalender eintragen. E-Mail-Anhänge und Mailtexte gehen dabei aber verloren. Es geht auch komfortabler.
Ganz schön peinlich, wenn wichtige E-Mails an Geschäftskunden voller Rechtschreibfehler stecken. Dabei lassen sich zumindest die auffälligsten Vertipper vermeiden. Mit der integrierten Rechtschreibprüfung. Allerdings nur, wenn sie auch eingeschaltet ist.
