Während man eine andere Anwendung verwendet, möchte man oft sofort im Blick haben, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Dafür gibt es in Outlook das Briefumschlag-Symbol, das bei neuen Nachrichten im Posteingang unten rechts im Infobereich angezeigt wird. Manchmal verschwindet das Symbol allerdings. Das kann verschiedene Ursachen haben.
Wer Outlook-Kontakte in anderen Anwendungen wie Excel verwenden oder in andere Mailprogramme importieren möchte, braucht ein universelles Exportformat. Ideal ist das CSV-Format, das von allen wichtigen Mail-Tools unterstützt wird. Der Export aller oder einiger Outlook-Kontakte ins CSV-Format ist eine Sache von wenigen Klicks.
Wer Kontakte oder Daten in andern Programmen nutzen möchte – etwa eine Adresse in einer Excel-Liste – sucht in Outlook 2010 vergeblich nach der Exportfunktion für Kontakte. Den Export gibt’s noch; allerdings hat Microsoft den Befehl gut versteckt.
Einmal eingetragene Termine bleiben auf ewig im Kalender. Selbst wenn sie bereits seit mehreren Jahren verstrichen sind. Reine Platzverschwendung. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Termine ganz einfach löschen.
Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook „Whitelists“ mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.
In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.
Mitunter erscheinen die mit Outlook verschickten E-Mails beim Empfänger immer mit viel zu großen Abständen. Grund ist eine falsche Codierung von HTML-Nachrichten. Wer die Abstände klein halten möchte, muss sich beim Schreiben umgewöhnen.
Bei der Eingabe von Namen oder E-Mail-Adressen macht Outlook nach Eingabe der ersten Buchstaben bereits Vorschläge für passende Treffer. Darunter sind häufig aber auch Tippfehler oder veraltete Adressen. Wer mit der AutoVervollständigen-Funktion nochmal von vorne beginnen möchte, kann den Cache löschen.
