Viele wollen stets auf dem Laufenden sein, ob neue E-Mails eingetroffen sind. Deswegen läuft das E-Mail-Programm oft permanent im Hintergrund. Treffen dann neue Nachrichten ein, erscheint in einer Ecke des Bildschirms eine entsprechende Benachrichtigung. Wer Microsoft Outlook verwendet, kann einstellen, ob und wie lange dieses Info-Feld angezeigt werden soll.
Sie arbeiten mit mehreren Kollegen in einem Team und schreiben deswegen jeden Tag E-Mails an die gleichen paar Empfänger? Es kann mit der Zeit lästig werden, diese Kontakte immer wieder ins Empfänger-Feld einzugeben. Doch nicht nur das: Haben Sie mehrere Personen mit dem gleichen Vornamen in der Kontaktliste, landet eine eigentlich interne Nachricht schnell beim Falschen. Die Lösung? Outlook 2010 bietet Ihnen einen programmierbaren Knopf, mit dem Sie einen neuen E-Mail-Entwurf mit vordefinierten Empfängern öffnen können.
Wer nicht nur ab und zu E-Mails austauscht, sondern im großen Stil, wird keinen Webmailer verwenden, sondern einen E-Mail-Client. Programme wie Outlook, Outlook Express, Exchange oder Incredimail, denn damit lässt sich die Mail-Flut eher in den Griff bekommen. Moderne E-Mail-Clients erlauben, eingehende E-Post nach allen Regeln der Kunst zu sortieren und zu organisieren, den E-Mail-Verkehr nachzuvollziehen und vieles ansere mehr.
Sie archivieren Ihre Mails? Wer geschäftlich dazu verpflichtet ist, oder sich aus anderen Gründen für eine Archivierung entscheidet, bei dem kommen schnell hunderte Nachrichten in diversen Outlook-Unterordnern zusammen. Was tun, wenn die Datendatei zu groß wird?
Hat man viele Termine, verliert man leicht den Überblick. Wohl dem, der jeden Termin gleich – oder doch zumindest schnell – notiert. Einfacher geht das, wenn man einen digitalen Kalender verwendet.
Seit Office 2007 hat Microsoft die Menüleiste im Hauptfenster der Office-Programme Word, Excel und PowerPoint durch ein Menüband ersetzt. Diese Multifunktionsleiste wurde in Office 2010 auch für das Hauptfenster von Outlook eingeführt. Wo finden sich die häufigsten Befehle aus früheren Outlook-Versionen jetzt?
Während man eine andere Anwendung verwendet, möchte man oft sofort im Blick haben, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Dafür gibt es in Outlook das Briefumschlag-Symbol, das bei neuen Nachrichten im Posteingang unten rechts im Infobereich angezeigt wird. Manchmal verschwindet das Symbol allerdings. Das kann verschiedene Ursachen haben.
Wer Outlook-Kontakte in anderen Anwendungen wie Excel verwenden oder in andere Mailprogramme importieren möchte, braucht ein universelles Exportformat. Ideal ist das CSV-Format, das von allen wichtigen Mail-Tools unterstützt wird. Der Export aller oder einiger Outlook-Kontakte ins CSV-Format ist eine Sache von wenigen Klicks.
