Über die Navigationsleiste am linken Fensterrand kann man bei Outlook bequem zwischen Mails, Kalender und Adressregister wechseln. Das Problem dabei: wer häufig Daten zwischen den Outlook-Modulen austauschen möchte, muss ständig hin- und herklicken. Dabei geht es auch einfacher. Kalender und Kontakte lassen sich in eigenen Fenstern anzeigen und nebeneinander anordnen.
Im Kalender geht Outlook recht grob zur Sache. In der Tages- oder Wochenansicht sind die Tage nur in Stunden und halbe Stunden eingeteilt. Mit einem Trick lässt sich auch einen filigranere Zeiteinteilung einstellen.
Von welcher E-Mail-Adresse eine Mail stammt, verrät die Absenderkennung in der Zeile „Von“. Bei Outlook steht hier aber statt der Adresse im Format „name@domain.de“ oft nur der Vor- und Nachname des Absenders. Wo ist die E-Mail-Adresse?
Bei Outlook gibt es keine Übersicht aller anstehenden Erinnerungen. Selbst in der Ansicht „Alle Termine“ verrät Outlook nicht die Erinnerungszeitpunkte. Gut, dass man den Terminplaner um eigene Felder erweitern kann.
Damit im Posteingang die Übersicht nicht verloren geht, lässt sich der Inhalt über die Spaltentitel beliebig sortieren. Mit einem Trick sortiert Outlook sogar nach mehreren Kriterien, etwa zuerst nach dem Empfangsdatum und innerhalb der sortierten Liste noch einmal nach Absendern.
Wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden? Kommst du heute Abend mit ins Kino? Solche und ähnliche Umfragen lassen sich auch mit dem Mailprogramm Outlook durchführen. Die Empfänger können in einem E-Mail-Formular per Mausklick über Orte, Geschenke und weitere Optionen abstimmen. Das Ergebnis landet im Postfach des Fragenstellers.
Für geübte Handynutzer geht das SMS-Schreiben trotz fummeliger Handytastatur schnell von der Hand. Mit der PC-Tastatur geht’s trotzdem bequemer. Mit einem Add-On lassen sich SMS-Kurznachrichten sogar direkt aus Outlook schreiben – vorausgesetzt, das Handy ist per Kabel oder Bluetooth mit dem Rechner verbunden.
Wenn täglich Dutzende neue E-Mails im Postfach landen, muss es beim Lesen schnell gehen. Viele Outlook-Anwender verwenden die Vorschaufunktion, um die E-Mail-Flut rasch zu überfliegen. Damit gehts zwar schneller, allerdings werden dabei viele Nachrichten häufig nicht als gelesen markiert und bleiben im Posteingang fett markiert. Um auch im Schnelldurchgang alle überflogenen Mails als gelesen zu markieren, lässt sich die Mindest-Lesezeit bis zum automatischen Markieren verkürzen.
