Wer E-Mails löscht und auch den Ordner „Gelöschte Objekte“ leert, ist die Mails endgültig los – sollte man zumindest meinen. Bei Outlook Express, dem kleinen Bruder von Microsoft Outlook, ist das anders. Denn selbst wenn der digitale Papierkorb geleert wurde, sind die Nachrichten weiterhin auf dem Rechner sichtbar. Und das sogar für jedermann. Um Mails wirklich zu löschen, sind weitere Handgriffe notwendig.
Beim Entfernen lästiger Spam-Mails oder bereits gelesener Newsletter landen bisweilen auch Mails mit wichtigen Dateianhängen im digitalen Papierkorb. Das macht nichts, solange sich die Mail noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ befindet. Selbst wenn sie dort entfernt wurden, lassen sich die Mails noch retten – wenn man schnell genug reagiert.
Microsoft Outlook versteht einen besser als man glaubt: Termine können auch umgangssprachlich ausgewählt werden. Anstatt im Kalender nach den passenden Tagen zu suchen, kann man auch „Morgen“, „In zwei Wochen“ oder „Neujahr“ in Outlook eingeben – und der Terminplaner versteht einen.
Wer Präsentationen oder Textdokumente per E-Mail verschickt, stößt aufgrund der Speichervolumens der Dokumente mitunter an Grenzen: Ein praktisches Tool verkleinert die Dokumente auf Knopfdruck.
Mit dem kostenlosen Online-Kalender von Google werden Termine online gespeichert und verwaltet. Ein praktisches Zusatzprogramm synchronisiert Google-Kalender mit PC, Organizer oder Handy.
Das Mailprogramm Microsoft Outlook legt alle Anhänge in einem versteckten Zwischenspeicher ab. Im Cache-Speicher landen zum Beispiel angehängte Bilder, Word-Dateien oder PDF-Dokumente. Die Folge: Jeder, der auf den Rechner Zugriff hat, kann damit nachverfolgen, welche Dateien empfangen wurden. Wer das vermeiden möchte, sollte den versteckten Cache-Ordner regelmäßig leeren.
Google-Mails lassen sich nicht nur über den Browser abrufen. Der Blick ins Google-Mail-Postfach klappt auch mit Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird oder Opera Mail. Der klassische Weg führt über den POP3-Zugang: alle neuen Nachrichten werden über das POP3-Protokoll (Post Office Protokoll Version 3) von den Google-Servern ins lokale Postfach des Mail-Clients kopiert. Es gibt noch eine dritte, kaum bekannte Variante: den Abruf über das IMAP-Protokoll.
Wer rasch alle Outlook-Daten wie E-Mails, Kontakte oder Termine sichern möchte, braucht kein separates Backup-Programm. Mit der Exportfunktion lassen sich alle Daten in eine neue Postfachdatei kopieren und so archivieren oder auf einen anderen Rechner übertragen.
