Outlook speichert alle Informationen in einer einzigen Datei. Alle E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen landen in der so genannten Postfachdatei mit der Dateikennung .pst. Geht mit der Postfachdatei etwas schief, sind auf einen Schlag alle Daten verloren. Bei einer beschädigten PST-Datei quittiert Outlook den Dienst mit einer Fehlermeldung.
Beim Plaudern im Internet lassen sich dank Smileys oder Emoticons auch Emotionen per Tastendruck übermitteln. Ob zum Schmunzeln, Lachen, Weinen oder Kopfschütteln; für jede Gefühlslage gibt es ein passendes Emoticon. Besonders gelungen sind die Smileys beim Windows Live Messenger, dem Chatprogramm von Windows. Mit einem Trick lassen sich die witzigen Bildchen auch in anderen Programmen verwenden, etwa in Outlook oder Outlook Express.
Es gibt Excel-Dateien, die müssen regelmäßig mit neuen Daten „gefüttert“ werden, etwa Umsatztabellen oder Monatsberichten. Jeden Monatsanfang muss beispielsweise die Monatstabelle auf den neuesten Stand gebracht werden.In Kombination mit Outlook lässt sich diese Aufgabe im Teamwork erledigen: Eine Outlook-Aufgabe erinnert automatisch an die Aktualisierung und öffnet auf Wunsch auch gleich die passende Excel-Datei.
Spätestens seit Outlook sich zum Standard-E-Mail-Programm gemausert hat, haben es die kleinen gelben Notizzettel auch auf den PC-Desktop geschafft. Im Bereich „Notizen“ lassen sich beliebig viele digitale Klebezettel anlegen. Der virtuelle Klebezettel ist allerdings winzig klein. Doch es geht auch größer.
Praktische Backups und komfortable Datensynchronisation: Kontakte und Termine aus dem Handy lassen sich kostenlos online speichern.
Mit der Funktion „Terminserie“ lassen sich in Outlook alle wiederkehrenden Termine wie Geburts- oder Jahrestage eintragen. Problematisch wird es bei zweijährigen Terminen, etwa für die TÜV-Untersuchungen des Autos. Mit einem Trick lässt sich Outlook aber doch zu der ungewöhnlichen Terminserie überreden.
Wer den kompletten Festplatteninhalt sichern möchte, kann ein „Image“ herstellen, eine 1:1-Kopie der gesamten Festplatte. So ein Image lässt sich später problemlos auf eine andere Festplatte kopieren. Nun gibt es ein kostenloses Image-Programm für Seagate und Maxtor.
Wer Tag für Tag E-Mails an dieselben Empfänger verschickt und jedes Mal Namen und Betreffzeilen eintippt, der kennt die nötigen Handgriffe nach einer Weile aus dem Effeff: Auf die „Neu“-Schaltfläche klicken, den Empfänger eintragen, schon kann’s losgehen. Mit QuickMail lässt sich der Klick- und Tippaufwand reduzieren.
