Es gibt Excel-Dateien, die müssen regelmäßig mit neuen Daten „gefüttert“ werden, etwa Umsatztabellen oder Monatsberichten. Jeden Monatsanfang muss beispielsweise die Monatstabelle auf den neuesten Stand gebracht werden.In Kombination mit Outlook lässt sich diese Aufgabe im Teamwork erledigen: Eine Outlook-Aufgabe erinnert automatisch an die Aktualisierung und öffnet auf Wunsch auch gleich die passende Excel-Datei.
Spätestens seit Outlook sich zum Standard-E-Mail-Programm gemausert hat, haben es die kleinen gelben Notizzettel auch auf den PC-Desktop geschafft. Im Bereich „Notizen“ lassen sich beliebig viele digitale Klebezettel anlegen. Der virtuelle Klebezettel ist allerdings winzig klein. Doch es geht auch größer.
Praktische Backups und komfortable Datensynchronisation: Kontakte und Termine aus dem Handy lassen sich kostenlos online speichern.
Mit der Funktion „Terminserie“ lassen sich in Outlook alle wiederkehrenden Termine wie Geburts- oder Jahrestage eintragen. Problematisch wird es bei zweijährigen Terminen, etwa für die TÜV-Untersuchungen des Autos. Mit einem Trick lässt sich Outlook aber doch zu der ungewöhnlichen Terminserie überreden.
Wer den kompletten Festplatteninhalt sichern möchte, kann ein „Image“ herstellen, eine 1:1-Kopie der gesamten Festplatte. So ein Image lässt sich später problemlos auf eine andere Festplatte kopieren. Nun gibt es ein kostenloses Image-Programm für Seagate und Maxtor.
Wer Tag für Tag E-Mails an dieselben Empfänger verschickt und jedes Mal Namen und Betreffzeilen eintippt, der kennt die nötigen Handgriffe nach einer Weile aus dem Effeff: Auf die „Neu“-Schaltfläche klicken, den Empfänger eintragen, schon kann’s losgehen. Mit QuickMail lässt sich der Klick- und Tippaufwand reduzieren.
Auf vielen PCs ist das E-Mail-Programm Outlook den ganzen Tag geöffnet. Es gehört zu den Anwendungen, die nach dem Einschalten zuerst gestartet und am Ende des Tages zuletzt geschlossen werden. Das kann Folgen haben. Wer sich zwischenzeitlich vom Arbeitsplatz entfernt, lässt seine Outlook-Daten für Jedermann sichtbar zurück – inklusive vieler vertraulicher Daten.
Wer es satt hat, jeden Tag neue Angebote für Potenzmittel oder Finanzinvestitionen aus dem Postfach zu löschen, sollte einen Spamfilter installieren. Der fischt erfolgreich die unerwünschten Werbemails heraus. Ganz neu ist der kostenlose „Spam Terrier“ des Sicherheitsspezialisten Agnitum, Hersteller der Outpost Firewall für Windows.
