Auf vielen PCs ist das E-Mail-Programm Outlook den ganzen Tag geöffnet. Es gehört zu den Anwendungen, die nach dem Einschalten zuerst gestartet und am Ende des Tages zuletzt geschlossen werden. Das kann Folgen haben. Wer sich zwischenzeitlich vom Arbeitsplatz entfernt, lässt seine Outlook-Daten für Jedermann sichtbar zurück – inklusive vieler vertraulicher Daten.
Wer es satt hat, jeden Tag neue Angebote für Potenzmittel oder Finanzinvestitionen aus dem Postfach zu löschen, sollte einen Spamfilter installieren. Der fischt erfolgreich die unerwünschten Werbemails heraus. Ganz neu ist der kostenlose „Spam Terrier“ des Sicherheitsspezialisten Agnitum, Hersteller der Outpost Firewall für Windows.
Thunderbird ist eine kostenlose Alternative zu Outlook Express. Das E-Mail-Programm zeigt im Vorschaufenster den Inhalt der jeweils gerade ausgewählten Mail. Mit der Maus lassen sich bei Bedarf bequem Teile der E-Mail markieren und zum Beispiel in die Zwischenablage kopieren. Ein Markieren mit der Tastatur ist normalerweise allerdings nicht möglich – mit einem Trick aber schon.
An weitergeleiteten E-Mails nimmt Outlook einige Änderungen vor. In der Betreffzeile erscheint der Zusatz „WG:“ für „Weitergeleitet“, der Nachrichtentext wird um die Hinweiszeilen „Ursprüngliche Nachricht“ ergänzt, und als Absender erscheint die eigene E-Mail-Adresse. Es gibt eine andere Möglichkeit der Weiterleitung, wo alles beim Alten bleibt – das erneute Senden.
Microsoft hat die Datendatei, in der Outlook alle Mails, Termine und Kontakte speichert, ganz gut versteckt. Nur wer gut sucht, findet die PST-Datei. Abgesehen davon ist der standardmäßig gewählte Speicherort nicht optimal, da er in einem Bereich liegt, der nicht unbedingt automatisch gesichert wird. Darum empfiehlt es sich, die Outlook-Datendatei zu verschieben.
Wenn das Telefon klingelt, zeigt das Telefondisplay bei den meisten Gesprächen die Rufnummer des Gesprächspartners. Praktisch wäre es, anhand der Rufnummer direkt den passenden Outlook-Kontakt anzuzeigen.
Derzeit überarbeiten die führenden Mail-Anbieter ihre Web-Oberflächen. Die werden immer besser und ersetzen mittlerweile problemlos die Mail-Software auf dem Rechner.
Der Google Kalender ist eine praktische Sache: Hier eingetragene Termine lassen sich bequem von jedem Internet-PC online abrufen oder auch bearbeiten. Nutzen Freunde, Bekannte oder Kollegen ebenfalls den Google Kalender, erscheinen bei Bedarf auch deren Termine im eigenen Terminplaner. Jetzt gibt es eine Software, die Termine aus Outlook an Google Kalender überträgt.
