05.05.2005 | Tipps
Mit der Zeit sammelt sich in den Postfächern der E-Mail-Software Outlook viel Post an. Die Datendateien von Outlook werden immer größer. Das kostet nicht nur eine Menge Speicherplatz auf der Festplatte, sondern auch Performance: Outlook wird langsamer. Darum empfiehlt es sich, den Datenbestand von Outlook regelmäßig zu entrümpeln.
Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Postfach aufräumen“ auswählen. Hier stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Outlook-Postfächer auf Vordermann zu bringen. Die Funktion „Autoarchivieren“ verschiebt E-Mails und Beiträge, die älter als ein Jahr sind, automatisch in einen separaten Archivordner. Das entlastet die Systemdateien von Outlook enorm. Das Archiv lässt sich bei Bedarf jederzeit gezielt durchsuchen. Die normale Suchfunktion berücksichtigt das Archiv allerdings nicht.
Bei Bedarf lassen sich in derselben Dialogbox auch besonders betagte oder voluminöse Einträge aufspüren und dann ggf. löschen oder verschieben. Es empfiehlt sich außerdem, regelmäßig den Ordner „Gelöschte Objekte“ zu leeren. Auch das verringert den Speicherbedarf der Outlook-Systemdatei.
01.05.2005 | Tipps
Fasse dich kurz. So lautet der Leitsatz Nummer eins, wenn es darum geht, am Computer eine E-Mail aufzusetzen. Die kurzen Sätze in einem solchen elektronischen Brief transportieren aber oft die falsche Botschaft: Sie werden falsch verstanden. Eine amüsant gedachte Bemerkung kommt dann beim Empfänger vielleicht als kritische Pöbelei an. Schnell ist da im E-Mail-Briefverkehr ein launiger Streit entbrannt, der sich mit einem kleinen Smiley zur rechten Zeit bereits von Anfang an hätte verhindern lassen. Bei den Smileys handelt es sich um kleine grinsende, weinende oder schmollende Gesichter, die sich in der Regel schnell aus einem Doppelpunkt, einem Bindestrich und einer Klammer zusammentippen lassen.
Abelssoft bietet mit „SmartPic“ allerdings eine ganz andere Möglichkeit an: Smileys tippen, das war gestern. Inzwischen benutzt die Mehrzahl der Anwender HTML-formatierte Mails. So lassen sich problemlos auch Bilder in die E-Mails einfügen. Genau diese Bilder stellt SmartPic in großer Anzahl zur Verfügung.
Im Programm gibt es hunderte Smileys, die in verschiedene Gruppen wie „Glück“, „Lustig“ oder „Traurig“ einsortiert sind. Schnell ist da das passende Motiv gefunden, das zur aktuellen Briefzeile in einer E-Mail passt. Kranke, lustige, müde, pfiffige und böse Smiley-Gesichter sind im Fundus ebenso vorhanden wie animierte Cartoons oder ganz normale Cliparts. Passend zu jedem Anlass ist ein gelungenes Bild über die Kategorien-Auswahl fix gefunden.
„SmartPic“ kommt bestens mit den gängigen E-Mail-Programmen zurecht. Es unterstützt die Outlook-Familie, fügt die Bilder aber auch in E-Mail-Programme wie Netscape-Mail, IncrediMail, T-Online oder AOL ein. Nach dem Start der Software macht sich „SmartPic“ erst einmal klein und zieht sich zunächst in den Systemtray der Taskleiste zurück. Hier zeigt sich dann neben der Windows-Uhr ein kleines Symbol mit einem gelben Grinse-Smiley. Ein Mausklick auf dieses Minigesicht öffnet die Symbolauswahl.
Ein einziger Klick auf ein Symbol reicht aus, um es in die aktuelle E-Mail zu übernehmen, die der Anwender gerade schreibt. Das bunte Bildchen wird dabei direkt an der aktuellen Position der Einfügemarke in die Mail übernommen.
Die sicherlich coolste neue Funktion der Version 2.0 ist das so genannte Sprechblasen-Smiley. Der Anwender kann hier ein beliebiges Smiley aus dem Fundus auswählen, um es anschließend mit einer Sprechblase zu versehen. Natürlich darf der Text der Sprechblase selbst vorgegeben werden. Smiley und Sprechblase werden nach der Fertigstellung im Editor gleich in die aktuelle E-Mail übernommen.
Von „SmartPic“ 2.0 gibt es eine eingeschränkte Testversion (1,5 MB), die sich kostenfrei von der Homepage herunterladen lässt. Die uneingeschränkte Vollversion kostet 19 Euro.
https://www.abelssoft.de
14.04.2005 | Tipps
Die meisten PC-Benutzer verwenden das zum Lieferumfang von Windows gehörende Programm Outlook Express, um E-Mails auszutauschen. Wer auf eine E-Mail antworten möchte, klickt auf „Antworten“ und gibt den gewünschten Text ein. Im Anhang der Mail landet automatisch die eigentliche E-Mail. Im Kopf der E-Mail tauchen allerdings Begriffe wie „From“, „To“, „Subject“ oder „Sent“ auf.
Wer mag, kann auch diese Angaben in deutscher Sprache einfügen lassen. Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Optionen“ aufrufen und das Register „Senden“ auswählen. Dort „Internationale Einstellungen“ anklicken und im darauf folgenden Fenster die Option „Bei Antworten auf Nachrichten
“ deaktivieren. Nach Bestätigen mit „OK“ sollte sich Outlook Express anders verhalten und bei einer Antwort automatisch die Begriffe „Von“, „An“, „Gesendet“ und „Betreff“ verwenden.
13.04.2005 | Tipps
Apples MP3-Player iPod ist mehr als nur ein mobiles Musikarchiv. Die eingebaute Festplatte kann sich genauso gut Termine und Adressen merken. Wer mag, kann den iPod mit Terminen aus Outlook betanken. Auch auf Windows-Rechnern. Allerdings lassen sich nicht alle Termine gleichzeitig übertragen, sondern immer nur einzelne.
Dazu in Outlook die Terminansicht durch Klick auf „Kalender“ aufrufen. Danach zeigt Outlook die aktuellen Termine an. Durch einfachen Mausklick den gewünschten Termin auswählen. Danach die Funktion „Speichern unter“ im Menü „Datei“ benutzen. In die Auswahlbox als Dateiformat „Calendar Format“ wählen. Nun den iPod an den PC anschließen und dort im Ordner „Eigene Dateien“ den Ordner „Calendars“ benutzen. Nach einem Klick auf „OK“ landet der Termin auf der Festplatte des iPods. Sollen mehrere Termine übertragen werden, muss dieser Schritt entsprechend wiederholt werden. Sollen mehrere Programme auf den iPod übertragen werden, hilft das Programm „iPodSync“ weiter, das allerdings kostenpflichtig ist.
23.03.2005 | Tipps
Wer in der Adressfeld von Outlook einen Namen oder eine E-Mail-Adresse eintippt, bekommt von Outlook und Outlook Express vorschlagsweise eine passende E-Mail-Adresse präsentiert. Konkret: Outlook und Outlook Express zeigen den ersten Eintrag aus dem Adressbuch, der mit den bereits eingetippten Zeichen übereinstimmt. Je mehr Zeichen eingetippt wurden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Vorschlag der passende ist – und durch [Return] übernommen werden kann.
Schon ganz praktisch, aber Outlook bietet noch einen deutlich besseren Service an: Wer während der Eingabe im Adressfeld die Tastenkombination [Strg][K] drückt, erscheint bei Outlook (leider nicht in Outlook Express) ein separates Dialogfenster. Hier präsentiert Outlook eine Übersicht mit allen in Frage kommenden Namen bzw. E-Mail-Adressen, die den bereits eingetippten Begriff oder Namen enthalten. Der Benutzer kann bequem aus der Liste die gewünschte Adresse auswählen und übernehmen. Eine Funktion, die vor allem bei umfangreichen Adressbüchern eine große Hilfe sein kann, weil dann nicht extra die Suchfunktion bemüht werden muss.
02.03.2005 | Tipps
Nicht erst einen passenden Umschlag suchen, keine Briefmarke raus kramen und vor allem nicht bei Wind und Wetter zum nächsten Briefkasten laufen müssen – ach, elektronische Post ist doch so viel bequemer.
E-Mail adressieren
Wer soll ihn denn kriegen, den E-Brief? Elektronische Post muss zwar nicht frankiert werden, der Empfänger muss aber schon irgendwo notiert werden. Natürlich nicht die echte Adresse, auch nicht der wirkliche Name. Die Postsoftware will nur die E-Mail-Adresse wissen. Jeder Internetbenutzer hat eine. Oder besser: mindestens eine. Denn manche User leben in Luxus und haben gleich mehrere Postfächer. Eins für zu Hause, eins in der Firma, und noch eins, um unentdeckt durchs World Wide Web surfen zu können. Schließlich ist niemand gezwungen, im Internet seinen wirklichen Namen preis zu geben. Damit eine E-Mail ankommt, muss die Adresse des Empfängers drauf stehen. Dabei bitte folgende Regeln beachten:
1. Beim Eintippen der Adresse auf Tippfehler achten, denn jedes Zeichen zu viel, zu wenig oder an der falschen Stelle führt dazu, dass die Post nicht ankommt. Bedeutet: Return to Sender. Virtuelle Postbeamte sind halt unbarmherzig. Wenn Tobias Schmidt eigentlich Thobias Schmitt heißt, kann sich das der echte Postbote denken. Computer sind nicht schlau genug. Nur bei der Groß- und Kleinschreibung drücken sie ein Auge zu. Die ist bei E-Mail-Adressen beliebig.
2. Jede E-Mail-Adresse hat einen Klammeraffen. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Vor dem Klammeraffen steht der Name des Empfängers, nach dem Klammeraffen der Name von Provider oder Firma, wo der Empfänger sein Postfach hat. Leider versteckt sich das @ auf der Tastatur. Meistens auf der Taste [Q], die zusammen mit [AltGr] gedrückt werden muss – oder gleichzeitig mit [Strg] und [Alt]. Apple-Besitzer drücken [Alt][Shift][1].
3. Übrigens: E-Mail-Adressen kommen ohne Sonderzeichen und vor allem ohne Umlaute aus. Jörg@schieb.de gibt es nicht, nur joerg@schieb.de. Liegt daran, dass die Amerikaner das Internet erfunden haben. Klar, dass es denen egal ist, dass andere Völker mehr Buchstaben benutzen.
((seite_72_post.tif))
E-Mail verschicken
Schon lange keine Post mehr bekommen? Kann natürlich an der eigenen Faulheit liegen. Nur wer selbst schreibt, darf sich begründete Hoffnung auf viele Antworten machen. Alle anderen müssen möglicherweise lange warten. Also: Ran an die Maus. So eine E-Mail ist wirklich schnell geschrieben. Muss auch nicht lang sein. Und so geht´s:
1. Als erstes die nötige Software starten. Bei AOL ist das die übliche AOL-Software. T-Online möchte, dass wir die Funktion T-Online eMail im Programmordner T-Online auswählen (oder die Funktion eMail im Hauptmenü). Alle anderen starten ihr ganz spezielles E-Mail-Programm, meistens Outlook Express.
2. Um eine eMail zu schreiben, muss der Rechner nicht online sein. Schließlich schreiben wir unsere normalen Briefen normalerweise auch nicht unter den Augen des Postbeamten. Also: Nicht online gehen, sondern die eMail offline schreiben. Ohne Verbindung und damit ohne Kosten.
3. Nun muss der Schreibmodus aktiviert werden. Bei AOL die Funktion eMail schreiben im Menü Postamt anklicken. Bei T-Online auf den Button Schreiben klicken, bei Outlook Express auf Neu.
4. Für wen soll die Post sein? Im Eingabefeld An oder Empfänger die E-Mail-Adresse des Empfängers eintragen. Darauf achten, dass keine Tippfehler gemacht werden. Wenn mehrere Leute die E-Mail kriegen sollen, können auch mehrere Adressen eingegeben werden. Die sind durch Komma zu trennen. Im Eingabefeld CC können weitere Empfänger eingetragen werden.
5. Jede E-Mail hat ein Thema. Das in die Eingabezeile Thema oder Betreff eintragen. Wenn möglich, sollte aus dem Betreff klar werden, worum es sich in der E-Mail dreht. Viele lesen erst mal nur den Bertreff und entscheiden dann, ob sie die E-Mail überhaupt lesen – oder ungelesen löschen.
6. Im großen Eingabebereich die eigentliche E-Mail schreiben. Moderne Programme erlauben, die E-Mail zu formatieren. Per Knopfdruck lassen sich Wörter unterstreichen, schräg stellen, fett anzeigen und mehr. Einfach mal die Möglichkeit ausprobieren. Auch mit Farbe kann gespielt werden.
7. Soll mit der E-Mail auch eine Datei verschickt werden? Das geht nämlich. Jeder E-Mail können Fotos, Musik, Videos, Programme oder andere Dateien beigelegt werden. Gute Idee? Dann auf die Büroklammer oder Anhang klicken. Anschließend die betreffenden Dateien auswählen.
8. Alles eingetippt? Dann auf den Button klicken, der zum Abschicken der E-Mail dient. Mal steht Abschicken drauf, mal Absenden oder Senden. Manche Programme bieten auch eine Option Später abschicken. Darauf nur klicken, wenn mehr als eine E-Mail geschrieben werden soll. Dann in aller Ruhe alle E-Mails schreiben und die später gemeinsam verschicken. Praktisch: Nur einmal online gehen, aber mehrere Briefe verschicken. Das geht, indem die Funktion Senden/Empfangen ausgewählt wird.
9. Die Software stellt eine Onlineverbindung her und überträgt alle im Ausgangskorb liegenden Nachrichten. Sollte im eigenen Postfach eine E-Mail liegen, wird die gleich automatisch abgeholt.
E-Mail bekommen
Ob eine neue E-Mail da ist? Raten nützt nichts. Wer es genau wissen will, muss nachschauen. Das geht nur online. Deshalb muss eine Onlineverbindung hergestellt und der digitale Briefkasten geleert werden.
1. Erst mal die Software starten. Bei AOL ist das die AOL-Software. Bei T-Online die Funktion T-Online eMail im Programmordner T-Online auswählen (oder die Funktion eMail im Hauptmenü). Alle anderen starten ihr E-Mail-Programm, meist Outlook Express.
2. Jetzt online online. Falls neue Post da ist, lugt bei AOL aus dem Briefkasten ein kleiner Brief hervor. Außerdem sagt die Stimme Sie haben Post!. Mit der Maus drauf klicken, um die Post zu lesen. Bei T-Online auf den Button Abholen klicken. Bei Outlook Express hingegen reicht ein Klick auf den Button Senden/Empfangen. Sollte der nicht da sein, im Menü Extras die Funktion Senden/Empfangen auswählen.
3. Lust auf eine spontane Antwort? Dann einfach auf den Button Antwort klicken. Vorteil: Empfänger und Betreff werden dann automatisch übernommen. Das spart Tipparbeit. Manchmal erscheint in der Betreffzeile ein AW: (Antwort) oder Re: (Reply, englisch für Antwort) vor dem Betreff. Dann weiß der Empfänger gleich, dass es sich um eine Antwort handelt. Außerdem erscheint wie von Wunderhand eingetippt die ursprüngliche Mail in der Antwort, meist leicht eingerückt. So kann man sich gleich auf konkret auf Sätze oder Wörter beziehen. Oder alles löschen.
26.02.2005 | Tipps
So genannte RSS-Feeds (Really Simple Syndication) sind eine praktische Sache: Sie halten den Benutzer bequem auf dem Laufenden. Ohne die Webseite besuchen zu müssen, erfährt man das wichtigste. Ob neue Nachrichten, Meldungen oder aktuelle Diskussionen in Blogs oder Foren: Im RSS-Feed erhält man einen Überblick. Bei Interesse einfach die Headline anklicken – schon erscheint die passende Webseite auf dem Bildschirm.
So können Computerbenutzer mehrere Webseitenim Überblick behalten, ohne alle Seiten ansteuern zu müssen. Um RSS-Feeds nutzen zu können, ist ein RSS-Reader nötig. Wer Outlook benutzt, kann den kostenlosen Aufsatz (Plug-In) RSS-Poppper benutzen. Einfach die Software unter https://rsspopper.blogspot.com herunter laden und installieren. Danach verfügt Outlook (ab Version 2000) über einen RSS-Reader. Die Software ist mit englischsprachiger Benutzeroberfläche. Das Programm läuft unter Windows 2000 und XP. Allerdings muss das .NET-Framework vorhanden sein.
