Bearbeitet man ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation in PowerPoint, stellt man oft erst nach einigen Schritten der Bearbeitung fest, dass man etwas früher einen Fehler gemacht hat. Jetzt muss man aber nicht Dutzende Male auf den Rückgängig-Button klicken.
Wer mehrere Schritte auf einen Schlag rückgängig machen will, sieht am besten etwas genauer hin. Denn neben dem Rückgängig-Pfeil oben in der Leiste ist auch ein kleiner Pfeil zu sehen.
Ein Klick darauf fördert eine Liste mit allen Schritten zutage. Klickt man in dieser Liste auf eine Zeile, macht das Office-Programm alle Schritte bis zu dieser Bearbeitung auf einmal rückgängig. Das spart jede Menge Zeit.
Zu Microsoft Office fügt Microsoft auch am Mac stetig neue Funktionen hinzu. Was genau in einem Update jeweils neu ist, kann man per Maus-Klick herausfinden. Denn eine entsprechende Übersicht liefert Microsoft gleich mit.
Welche neuen Funktionen der Hersteller in einer Version von Word, Excel, PowerPoint oder Outlook 2016 für Mac integriert hat, lässt sich mit wenigen Schritten ermitteln. Hier steht, wie man dazu vorgeht:
Zunächst die Office-App starten, für die die Änderungen abgerufen werden sollen.
Sichergehen, dass das Programm-Fenster aktiv ist, sodass die korrekte Menü-Leiste aktiviert wird.
Nun oben auf Hilfe, Neue Funktionen klicken – das war’s!
Mit jedem Bild und sonstigen Medien-Datei wächst die Größe einer PowerPoint-Präsentation. Wird das zu einem Problem, muss man die Datei eventuell gezielt schrumpfen. Dazu sollte man herausfinden, welche Folie in der Präsentation am größten ist.
Dazu öffnet man die Datei zunächst in PowerPoint. Dann auf Datei, Freigeben klicken und dort den Button Veröffentlichen betätigen. Bei Nachfrage alle Folien zum Veröffentlichen auswählen. Nun einen Ordner auswählen, in dem die Folien abgespeichert werden sollen.
Nun im Explorer zum betreffenden Ordner navigieren und die Dateien nach Größe sortieren. Die größte Datei (und damit Folie) steht jetzt ganz unten oder oben.
Stürzt Word während der Bearbeitung eines Dokuments ab, gehen nicht selten Daten verloren. Oft können einzelne Teile des Inhalts mit der Auto-Wiederherstellen-Funktion wieder zurückgeholt werden. Damit auch wirklich nichts passieren kann, lässt sich der zugehörige Ordner für Sicherungs-Dateien auch in der Cloud speichern.
Ob man sich dabei für Dropbox, OneDrive oder Google Drive entscheidet, spielt keine Rolle. Der Ordner für die Wiederherstellung lässt sich ändern, indem man zunächst die jeweilige Office-App startet, zum Beispiel Microsoft Word. Dann auf Datei, Optionen klicken und zum Bereich Speichern umschalten.
Hier kann der Ordner für die Auto-Wiederherstellen-Funktion auf den gewünschten Pfad geändert werden. Am besten, man wählt hier einen Ordner auf der lokalen Festplatte aus, der von einem Sync-Agent in die jeweilige Cloud synchronisiert wird. Auf die gleiche Weise kann man den Pfad übrigens in (fast) jeder Office-Anwendung geändert werden.
Viele Office-Nutzer erstellen neue Dateien nicht von einer leeren Datei oder mithilfe einer Vorlage, sondern, indem eine bestehende Datei geklont und dann unter einem neuen Namen gespeichert wird. Das Speichern lässt sich aber keinesfalls nur über die Maus und das Datei-Menü steuern, sondern das geht auch per Tastatur.
Mit zwei ganz einfachen Tastenkürzeln gelingt das Speichern jeder Datei ganz einfach:
Soll ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation unter einem neuen Namen oder in einem anderen Ordner gespeichert werden, genügt ein Druck auf die [F12]-Taste.
Will man eine Datei unter dem gleichen Namen und in demselben Ordner speichern, wo sie bereits abgelegt ist, drückt man stattdessen [Strg]+[S] (merke: „S“ wie „Speichern“).
Wer ein Dokument nicht in der Cloud speichern, sondern per eMail an einen Freund oder Kollegen verschicken möchte, muss es nicht erst umständlich auf der Festplatte speichern und die Datei dann manuell an einen Entwurf anhängen. Das geht auch einfacher.
Office-Dateien aus Word, Excel und PowerPoint lassen sich am Mac mit nur drei Klicks als PDF per eMail senden:
Zuerst wird das gewünschte Dokument, die Tabelle oder die Präsentation im zugehörigen Office-Programm geöffnet.
Jetzt oben rechts auf den Button in der Ecke (Person mit Plus-Zeichen) klicken.
Dann im Menü Anlage senden, PDF auswählen.
Damit öffnet sich automatisch eine neue Nachricht und man muss nur noch Empfänger sowie Betreff eingeben.
Werden seltene Schriften in einer PowerPoint-Präsentation genutzt, sollte man diese einbetten. Das verhindert, dass die Optik auf einem anderen Computer ganz anders wirkt.
Hier die nötigen Schritte, um Schriften in eine PowerPoint-Präsentation einzubetten:
Als Erstes öffnet man die Optionen. Dazu oben auf Datei, Optionen klicken.
Jetzt zum Bereich Speichern wechseln.
Nun wird das Kästchen Schriftarten in der Datei einbetten aktiviert.
Dann unten mit OK bestätigen.
Die Präsentations-Datei nun speichern.
Tipp: Am besten schaltet man das Einbetten von Schriften erst ein, bevor die Präsentation weitergegeben wird. Sonst wird sie nur unnötig groß.
Wenn man Word, Excel oder PowerPoint 2016 am Mac startet, erscheint ein Fenster, mit dem sich Dokumente schnell wieder öffnen lassen, die man kürzlich bearbeitet hat. Liegt die Bearbeitung dann doch schon einige Zeit zurück oder hat man sehr viele Dateien geöffnet, gibt es einen Trick, mit dem man das gewünschte Dokument schneller finden kann.
Dazu startet man das betreffende Office-Programm zunächst. Anschließend im Öffnen-Dialog, der automatisch angezeigt wird, einen Blick in die rechte obere Ecke werfen. Hier ist nämlich ein Suchfeld zu sehen.
Nun einfach einen Teil des Dateinamens der gesuchten Office-Datei eintippen. Damit werden die zuletzt geöffneten Dokumente für den eingegebenen Begriff gefiltert. So findet man die gesuchte Datei schneller in der ansonsten langen Liste.
