Wie bei allen Smartphones und Tablets ist auch bei Windows Phone ein Standardtext als E-Mail-Signatur vorgegeben. Etwas persönlicher werden Ihre gesendeten Mails, wenn Sie diese Standard-Signatur anpassen. Wir zeigen, wie Sie bei Windows Phone 8 vorgehen. (mehr …)
Mit dem Upgrade auf iOS 6 hat Apple dem Mail-Programm eine Funktion spendiert, die eigentlich schon von Anfang an dabei sein sollte. Jetzt können Sie für jedes E-Mail-Konto in Ihrem iPhone oder iPad eine andere Signatur festlegen, die unter Ihrer Nachricht erscheint. So lassen sich geschäftliche und private Mails besser trennen. (mehr …)
Für manche Zwecke müssen Sie E-Mails, die Sie senden, digital signieren, damit sie rechtsgültig sind. Um eine E-Mail mit einer digitalen Signatur zu versehen, brauchen Sie ein entsprechendes Zertifikat. Das Zertifikat bestätigt, dass E-Mails von einer bestimmten Absender-Adresse wirklich von demjenigen stammen, der die Adresse besitzt – nämlich von Ihnen. Ein E-Mail-Zertifikat erhalten Sie kostenlos, zum Beispiel von TC TrustCenter. Es ist meist für ein Jahr gültig, danach muss es erneut beantragt werden.
Zum Einrichten eines E-Mail-Sicherheitszertifikats sollten Sie Internet Explorer verwenden. Bei der Installation des Zertifikats wird es nämlich direkt in den Windows-Zertifikatspeicher importiert.
Hinweis: Sie können das neue Zertifikat nur für die Mail-Adresse verwenden, für die Sie es beantragt haben. Haben Sie mehrere Adressen, brauchen Sie also auch mehrere Zertifikate.
Signaturen eignen sich gut, wenn Sie unter jede Mail, die Sie senden, die gleichen Daten einfügen möchten – zum Beispiel Ihre Kontakt-Daten. Im freien Mail-Programm Mozilla Thunderbird definieren Sie solche Signaturen in den Einstellungen. Beim Schreiben einer neuen Nachricht werden Sie allerdings feststellen: Ihre eingestellte Schriftart wird für die unten angehängte Signatur nicht übernommen – die erscheint im Standard-Aussehen. (mehr …)
Wer Outlook für geschäftliche Korrespondenz nutzt, verwendet oft eine Standard-Signatur. Diese enthält den Firmennamen sowie die postalische Anschrift, oft auch die Telefonnummer – so haben Geschäftspartner immer alle wichtigen Eckdaten zur Hand. Wer die Signatur einprägsamer gestalten möchte, kann auch das Firmenlogo mit einbinden.
Dazu eine Nachricht in Outlook (2010) finden, die Sie bereits gesendet hatten. Darin auf „Weiterleiten“ klicken. Jetzt in der Signatur das Firmenlogo einbauen, zum Beispiel über die Zwischenablage oder mit „Einfügen, Grafik“. Stimmt das Aussehen, dann die gesamte Signatur markieren und in die Zwischenablage kopieren.
Jetzt auf „Datei, Optionen“ klicken. Links zum Bereich „E-Mail“ schalten, dann rechts auf „Signaturen…“ klicken. Nun oben links den zu bearbeitenden Eintrag markieren. Anschließend unten in den bisherigen Text der Signatur klicken, dann gleichzeitig [Strg]+[A] drücken (alles markieren), gefolgt von [Strg]+[V] (einfügen). Schließlich oben auf „Speichern“ klicken, damit die Änderung übernommen wird. Alle offenen Dialogfelder per Klick auf „OK“ schließen.
Bei der nächsten Mail, die Sie mit dieser Signatur verfassen, ist nun auch das eingefügte Logo mit von der Partie. Das klappt allerdings nur bei HTML-Mails, nicht bei Nur-Text-Nachrichten.
E-Mail-Signaturen müssen nicht immer aus Text bestehen. Wer die Signatur persönlicher gestalten möchte, kann sie mit Grafiken, Fotos oder Logos aufpeppen. Das geht in Zusammenarbeit mit dem Textprogramm Word ganz einfach.
Bei Thunderbird lassen sich E-Mail-Signaturen auch aus einer Datei erzeugen – zum Beispiel aus einer HTML-Datei. Als Vorlage kann zum Beispiel ein Word-Dokument dienen. So zum Beispiel: Zuerst in Word die gewünschte Signatur inklusive Bild gestalten. Dann die Datei in Word als HTML-Datei speichern.
Anschließend in Thunderbird den Befehl „Extras | Konto-Einstellungen“ aufrufen, das gewünschte Mailkonto auswählen und die Option „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“ wählen. Die zuvor erstelle HTML-Datei auswählen und mit „Öffnen“ und OK bestätigen. Bei neuen Mails hängt Thunderbird die HTML-Datei als Signatur ans Ende der Mail.
Ausführliche Signaturen gehören beim E-Mail-Verkehr zum guten Ton. Mitunter erscheinen neben den üblichen Adress- und Kontaktinformationen auch Fotos, Logos oder handschriftliche Unterschriften in der Signatur. Wer die eigene Signatur ebenfalls um Multimedia-Elemente erweitern möchte, muss nur folgendermaßen vorgehen.
Um zum Beispiel die eigene Unterschrift in die Signatur einzubauen, zuerst die Unterschrift möglichst groß auf ein weißes Blatt schreiben. Danach die Unterschrift scannen oder abfotografieren und als Grafikdatei speichern. Die Grafikdatei sollte maximal 400 KB groß sein.
Anschließend in Thunderbird den Befehl „Extras | Konten-Einstellungen“ aufrufen und im Bereich „Verfassen & Adressieren“ das Kontrollkästchen „Nachrichten im HTML-Format verfassen“ ankreuzen. Die Änderung mit OK bestätigen.
Jetzt auf „Verfassen“ klicken, ins leere Mailfenster die gewünschte Signatur eingeben und mit „Einfügen | Grafik“ die Grafikdatei mit der eingescannten Unterschrift einfügen. Den Befehl „Datei | Speichern als | Datei“ aufrufen, den Dateityp „HTML-Dateien“ auswählen und die Signaturmail speichern.
Dann den Befehl „Extras | Konteneinstellungen“ aufrufen und im Feld „Signaturtext“ das Kontrollkästchen „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“ ankreuzen. Im letzten Schritt per Klick auf „Durchsuchen“ die zuvor gespeicherte Signaturmail auswählen – fertig ist die individuelle Signatur mit eigener Unterschrift.
Für Geschäftskontakte gehört Xing zu den beliebtesten Sozialen Netzwerken. Um die Vernetzung weiter auszubauen und auf das eigene Xing-Profil aufmerksam zu machen, ergänzen viele Anwender die Outlook-Signatur um einen Xing-Button, der direkt zur persönlichen Xing-Seite führt.
Über die Xing-Schaltfläche in der E-Mail-Signatur können auch Internetnutzer, die noch nicht bei Xing angemeldet sind, Teile des eigenen Profils einsehen. Damit’s funktioniert, muss zuerst eine Xing-Einstellung geändert werden. Hierzu unter „Start |Mein Profil | Profileinstellungen“ das Kontrollkästchen „Mein Profil darf auch für Nicht-Mitglieder abrufbar sein“ ankreuzen und mit „Speichern“ bestätigen.
Um den Xing-Button ins Profil einzubauen, die folgende Webseite aufrufen:
https://www.xing.com/app/user?op=downloads;tab_logos
Dann ins Register „XING-Logos“ wechseln, mit der rechten Maustaste auf eines der Logos klicken und mit „Grafik speichern unter“ auf der lokalen Festplatte speichern. Anschließend in Outlook den Befehl „Extras | Optionen | E-Mail-Format | Signaturen“ aufrufen und die gewünschte Signatur anklicken. Per Klick auf den Button „Grafik“ den heruntergeladenen Xing-Button einfügen. Im letzten Schritt den Xing-Button anklicken, auf die Hyperlink-Schaltfläche klicken und die Internetadresse des eigenen Profils eingeben, etwa https://www.xing.com/profile/Joerg_Schieb.
