Viele Office-Nutzer erstellen neue Dateien nicht von einer leeren Datei oder mithilfe einer Vorlage, sondern, indem eine bestehende Datei geklont und dann unter einem neuen Namen gespeichert wird. Das Speichern lässt sich aber keinesfalls nur über die Maus und das Datei-Menü steuern, sondern das geht auch per Tastatur.
Mit zwei ganz einfachen Tastenkürzeln gelingt das Speichern jeder Datei ganz einfach:
Soll ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation unter einem neuen Namen oder in einem anderen Ordner gespeichert werden, genügt ein Druck auf die [F12]-Taste.
Will man eine Datei unter dem gleichen Namen und in demselben Ordner speichern, wo sie bereits abgelegt ist, drückt man stattdessen [Strg]+[S] (merke: „S“ wie „Speichern“).
In Windows-Programmen lassen sich Dateien per Klick auf Datei, Speichern unter… an einem anderen Ort auf der Festplatte sichern. Bei vielen Mac-Apps fehlt die Funktion scheinbar.
Wenn man beispielsweise mit dem Programm „Pages” ein neues Dokument erstellt, lässt sich der Speicherort des Dokuments wie folgt festlegen – also die „Speichern unter“-Funktion ausführen:
Als Erstes im Menü auf Ablage klicken.
Dann auf Sichern klicken. Es erscheint nun ein Fenster mit Sichern unter.
Jetzt auf den nach unten zeigenden Pfeil neben dem Dateinamen klicken.
Hier kann nun auf der Festplatte navigiert und ein passender Ort herausgesucht werden.
Abschließend auf Sichern klicken, damit die Datei gespeichert wird.
Beim Speichern einer Datei auf der Festplatte zeigt jedes Programm ein Speichern-Fenster an. Wie groß dieses Fenster sein soll, kann man wohl einstellen – beim nächsten Öffnen ist die Größe aber wieder zurückgesetzt. Es sei denn, man speichert die Größe.
Dieser Trick funktioniert mit Windows 7 und neuer. Um die Standardgröße des Speichern-Dialogs festzulegen, wird zunächst eine neue Datei angelegt und diese dann gespeichert. Sobald das Speichern-Fenster erscheint, zieht man es auf die Größe, die es zukünftig haben soll.
Jetzt auf der Tastatur die [Strg]-Taste gedrückt halten und dann oben rechts auf das Schließen-Kreuz klicken. Das war’s auch schon: Beim nächsten Speichern einer Datei erscheint der Dialog in der eingestellten Größe. Allerdings muss man die Größe für jede App separat einstellen.
In eine bestehende Excel-Tabelle lassen sich zwar neue Zeilen einfügen, man kann aber nicht festlegen, wie viele Zeilen hinzugefügt werden sollen. Man muss neue Zeilen aber nicht einzeln einfügen. Mit einem Makro klappt’s auch einfacher.
Damit das im Folgenden erstellte Makro funktioniert, wird die Tabelle als Erstes anders gespeichert. Dazu im Dialogfeld „Speichern unter“ das Klappfeld „Dateityp“ (PC) oder „Dateiformat“ (Mac) öffnen und dort „Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm)“ auswählen. Im Anschluss schaltet man zu „Ansicht, Makros“, gibt einen Namen ein, etwa ZeilenEinfuegen, und klickt dann auf „Erstellen“ (PC) oder das Pluszeichen (Mac). Zwischen den Zeilen „Sub“ und „End Sub“ wird folgender Code eingefügt:
Dim CurrentSheet As Object
For Each CurrentSheet In ActiveWindow.SelectedSheets
CurrentSheet.Range("a1:a5").EntireRow.Insert
Next CurrentSheet
Mit diesem Code werden zuoberst 5 neue Zeilen eingefügt. Die Zahl lässt sich direkt im Code anpassen. Wer die neuen Zeilen nicht ganz oben, sondern weiter unten braucht, passt den Zeilenbereich entsprechend an, etwa „a8:a13“.
Wenn man in Windows 8.1 eine Datei abspeichern will, hängt sich das jeweilige Programm manchmal einfach auf. Das liegt an der Cloud-Integration. Um das Problem zu beheben, muss eine PC-Einstellung geändert werden.
Davon betroffen sind nicht nur bestimmte Programme. Denn das Speichern-Fenster wird vom Betriebssystem bereitgestellt und alle Anwendungen greifen darauf zu. Das Problem: Hängt ein Programm sich auf, wenn man ein Dokument abspeichern will, ist die Arbeit meist verloren, denn sie ist ja noch nicht gespeichert.
Das Problem tritt oft dann auf, wenn Windows 8.1 sich mit der OneDrive-Onlinefestplatte des Benutzers verbinden will. Klappt das nicht, hängt der Speichern-Dialog – und mit ihm das gesamte Programm. Um den Fehler zu umgehen, die PC-Einstellungen öffnen, zum Bereich „OneDrive, Dateispeicher“ wechseln und dort den Schalter „Dokumente standardmäßig auf OneDrive speichern“ auf „Aus“ stellen.
vCard steht kurz für „Virtuelle Visitenkarte“ und ist das Standardformat für elektronische Visitenkarten. Mit vCards können Sie Kontaktinfos über das Netz weitergeben, beispielsweise in E-Mails oder via Chat. Wie können Sie einen Kontakt aus Outlook als *.vcf-Datei abspeichern, um ihn dann weiterzugeben? (mehr …)
In jeder Office-Version ist oben links ein kleines Disketten-Symbol sichtbar, mit dessen Hilfe Sie das aktuelle Dokument auf der Festplatte (oder online bei SkyDrive) speichern können. Allerdings wird der Dateiname nur beim ersten Speichern abgefragt. Sie möchten, dass Word, Excel und Co. bei jedem Speichern nach dem Dateinamen fragt?
Das Open-Document-Format von OpenOffice wird immer häufiger zum Datenaustausch verwendet. Doch was tun, wenn kein OpenOffice installiert ist? Dann reicht auch das Windows-eigene Textprogramm WordPad.
Seit Windows 7 lassen sich Textdateien mit Bordmitteln im ODT-Format speichern. Und zwar so: WordPad starten und per Copy-and-Paste die Inhalte ins WordPad-Fenster kopieren, die als OpenOffice-Datei gespeichert werden sollen. Dann den Befehl „Datei | Speichern unter“ aufrufen und als „Dateityp“ den Eintrag „Open-Document-Text“ wählen. Die neue ODT-Datei lässt sich ohne Konvertierung direkt in OpenOffice öffnen.
