Auf dem Bildschirm sieht man das Word-Dokument noch mit allen Bildern – doch wenige Sekunden später, auf dem Papier, fehlen die Grafiken plötzlich. Gut, dass sich das Problem mit wenigen Klicks lösen lässt.
Fehlende Bilder beim Ausdrucken können zwei Ursachen haben. Erstens kann es sein, dass in Microsoft Word eine Option falsch gesetzt ist. Sehen wir also nach, ob die Einstellungen korrekt sind. Dazu in Word als Erstes auf Datei, Optionen klicken. Jetzt links zum Bereich Anzeige wechseln. Hier die Haken bei In Word erstellte Zeichnungen drucken und Hintergrundfarben und Bilder drucken setzen.
Erscheinen die Bilder beim nächsten Ausdrucken der Datei immer noch nicht, kann man die Datei auch zunächst in ein anderes Format umwandeln. Dies klappt mit Klicks auf Datei, Speichern unter, wobei dann der Dateityp Word 97-2003-Dokument (*.doc) ausgewählt wird. Nun sollte sich das Dokument inklusive der enthaltenen Grafiken drucken lassen. Später kann man das Dokument auch wieder im neueren Format speichern.
Das Erstellen einer Präsentation in Microsoft PowerPoint kann einige Mühe und Zeit in Anspruch nehmen. Wer versehentliches oder absichtliches Bearbeiten durch Dritte verhindern möchte, kann entweder ein Passwort einrichten. Oder man speichert die Datei als PDF oder PPSX-Datei. So lässt sich die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten.
Soll eine PowerPoint-Präsentation als PDF oder PPSX gespeichert werden, wird sie zunächst geöffnet. Jetzt oben links auf Datei, Speichern unter klicken. Nun den gewünschten Ordner und unten beim Typ entweder PPSX oder PDF auswählen. Beim Klick auf Speichern legt das Programm eine Kopie der Präsentation unter dem ausgewählten Dateityp ab.
Möchte man die Inhalte einer PowerPoint-Datei besser schützen, könnte man auch die einzelnen Folien mit der Export-Funktion als PNG-Bilder speichern und diese dann als Bilder in eine neue Präsentation einsetzen. So wird bis zu einem gewissen Grad das Kopieren und weitere Nutzen der Inhalte erschwert.
Word, Excel, PowerPoint und Co. bieten die Microsoft-Cloud OneDrive als bevorzugten Speicherort für Dateien an. Natürlich nutzt nicht jeder die OneDrive-Cloud. Wer lieber Dropbox oder Google Drive bevorzugt, kann wahlweise auch an diesen Ordner Dokumente, Tabellen und Präsentationen abspeichern.
Damit Office auch Dropbox als Ziel zum Ablegen von Dateien anbietet, muss der Dropbox-Client in Windows installiert sein. Nun unten in der Taskleiste auf das Dropbox-Symbol klicken und die Einstellungen aufrufen. Hier auf dem Tab Allgemein den Haken zum Speichern über Microsoft Office setzen und danach Word oder Excel neu starten.
Wer Google Drive nutzen möchte, installiert ein besonderes Plug-In, das die Unterstützung in die Office-Programme einbindet. Dazu muss auf dem System nicht der Sync-Client installiert sein.
Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
In Word lässt sich oben links in die Leiste ein separates Symbol zum Speichern eines Dokuments mit einem neuen Namen einbauen. Dazu am rechten Rand der Leiste auf den Pfeil nach unten klicken. Am Mac dann einen Haken bei Speichern unter setzen.
Windows-Nutzer klicken in der Liste auf Weitere Befehle…, scrollen dann in der zweispaltigen Ansicht links nach unten, markieren den Eintrag Speichern unter und bestätigen mit Hinzufügen>>, OK. Ab sofort lassen sich geöffnete, bereits gespeicherte Word-Dokumente mit diesem Button unter einem anderen Namen abspeichern.
Mit der kostenlosen Bild-Bearbeitung GIMP können Grafiken mit mehreren Ebenen erstellt werden. Hat man verschiedene Versionen einer Illustration oder eines Fotos angelegt, sollten diese als Kopien gespeichert werden. So geht nichts verloren.
Um mit GIMP ein Bild unter einem anderen Namen auf der Festplatte zu speichern, genügen Klicks auf Datei, Speichern unter… Danach den gewünschten neuen Namen eingeben und mit Speichern bestätigen. Wird stattdessen auf Datei, Kopie speichern geklickt, bleibt nach dem Speichern die Original-Datei zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
Auch über die Tastatur kann ein GIMP-Bild als Kopie gespeichert werden. Dazu gleichzeitig [Strg]+[Umschalt]+[S] (Windows) oder [Shift]+[Cmd]+[S] (Mac) drücken.
In den neuesten Beta-Versionen von macOS Sierra sind neue Hintergrund-Bilder enthalten. Die können von jedem genutzt werden – selbst wenn man aus dem einen oder anderen Grund nicht auf macOS Sierra aktualisieren möchte.
Wie immer gilt: Die Bilder lassen sich durch einen Rechts-Klick und anschließendes Aufrufen der Funktion Link speichern unter, Verlinkte Datei speichern unter oder Link-Ziel speichern unter auf der Festplatte ablegen. Danach kann die geladene Datei über den Explorer bzw. Finder als Hintergrund-Bild festgelegt werden.
Zum Veröffentlichen von Dokumenten im Internet eignet sich das PDF-Format sehr gut. Deswegen ist es auch eins der wenigen Formate, die bei den meisten eMail-Servern nicht im Spam-Ordner landen, sondern zugestellt werden. Möchte man ein Excel-Diagramm weitergeben, sendet man es daher am besten als PDF.
In Microsoft Excel kann man nicht nur eine ganze Tabelle als PDF speichern, sondern auch einzelne Diagramme. Das geht wie folgt:
Zuerst öffnet man die Excel-Datei, aus der ein Diagramm exportiert werden soll.
Jetzt per Maus-Klick das gewünschte Diagramm auswählen (markieren).
Ist nur das Diagramm markiert, klickt man danach oben links auf Datei, Speichern unter.
Nun als Datei-Typ PDF auswählen.
Dann noch einen passenden Namen eingeben.
Sobald jetzt auf Speichern geklickt wird, sichert Excel 2016 das Diagramm als PDF-Dokument in dem eingestellten Ordner.
Wer im Edge-Browser von Windows 10 auf einen Download-Link klickt, der beginnt damit automatisch das Laden der Datei. Besser wäre es, wenn der Browser zuerst nachfragen würde, was mit der Datei getan werden soll. Gut, dass sich das einstellen lässt.
Um Dateien in Edge nicht direkt ohne Rückfrage zu laden, klickt man oben rechts im Browser-Fenster auf die drei Punkte und dann auf Einstellungen, Erweiterte Einstellungen. Danach den Schalter „Ask me what to do with each download“ einschalten, also „Bei jedem Download Aktion nachfragen“.
Nach Aktivieren dieses Schalters zeigt Edge jedes Mal, wenn man eine Datei laden möchte, einen kleinen Dialog an. Mit der Speichern-Schaltfläche wird die Datei am Standard-Speicherort abgelegt. Möchte man einen anderen Pfad auswählen, klickt man auf Speichern unter. Soll eine Datei gar nicht geladen werden, genügt ein Klick auf Abbrechen.
