Leiten Sie öfters E-Mails von bestimmten Leuten weiter an einen Kollegen oder Verwandten, weil der Inhalt nicht nur für Sie interessant ist? Als Nutzer von Googles E-Mail-Dienst können Sie diese Aufgabe automatisieren. So müssen Sie nicht mehr manuell bei jeder Nachricht auf „Weiterleiten“ klicken. Möglich macht’s die Filter-Funktion von Gmail. (mehr …)
Um eine Präsentation mehreren Team-Mitgliedern vorzuführen, eignet sich eine Bildschirm-Konferenz gut. Besonders einfach geht das, wenn man sich um Zugangsdaten und Firewalls keine Gedanken machen muss. Ein kostenloser Dienst, der Ihren Bildschirm freigibt, ist join.me. (mehr …)
Sie arbeiten mit mehreren Kollegen in einem Team und schreiben deswegen jeden Tag E-Mails an die gleichen paar Empfänger? Es kann mit der Zeit lästig werden, diese Kontakte immer wieder ins Empfänger-Feld einzugeben. Doch nicht nur das: Haben Sie mehrere Personen mit dem gleichen Vornamen in der Kontaktliste, landet eine eigentlich interne Nachricht schnell beim Falschen. Die Lösung? Outlook 2010 bietet Ihnen einen programmierbaren Knopf, mit dem Sie einen neuen E-Mail-Entwurf mit vordefinierten Empfängern öffnen können.
„Team-E-Mail“, so heißt diese Funktion. Sie steht im Outlook-Menüband bereit und wird sichtbar, wenn Sie zum „Start“-Tab schalten. Beim ersten Anklicken des „Team-E-Mail“-Knopfs werden Sie nach den gewünschten Empfängern befragt. Klicken Sie auf das Wort „An:“, dann können Sie die Team-Mitglieder bequem aus Ihrer Kontaktliste laden.
Klicken Sie jetzt noch auf „Optionen“. Wenn Sie nun in der Mitte des Fensters die „Optionen anzeigen“, lässt sich auch die Betreffzeile im Voraus ausfüllen oder ein Standardtext für die Nachricht hinterlegen. Schließlich alle Eingaben mit zweimaligem Klick auf „Speichern“ in Outlook hinterlegen.
Ob in der Schule, während des Studiums, am Arbeitsplatz oder im Verein: Überall gehört Teamarbeit dazu. Doch alle Mitglieder eines Teams, alle Kollegen, Kommilitonen oder Freunde gleichzeitig an einen Tisch zu bekommen, ist erfahrungsgemäß schwierig. Ständig E-Mails hin und her zu senden ist überaus unpraktisch, gerade wenn man gemeinsam an einem Dokument arbeiten möchte.
Das Internet bietet für dieses Problem bessere Lösungen. Eine davon ist Conceptboard, ein Service für die effiziente Teamarbeit im Web. Im Mittelpunkt steht ein Whiteboard, das quasi als virtueller Konferenzraum dient. Hier treffen sich die Mitglieder einer Projektgruppe, um online an Dokumenten, Bildern oder Tabellen zu arbeiten. Hier lassen sich auch Notizen oder Zeichnungen anlegen und gemeinsam bearbeiten.
Sobald ein Anwender eine Änderung vornimmt, sehen die anderen Benutzer das. Praktisch: Es müssen nicht alle gleichzeitig eingeloggt sein, auch zeitversetzt lässt sich gemeinsam arbeiten. Dazu laden Benutzer etwa eine Word-Datei hoch, die mit den entsprechenden Werkezeugen bearbeitet wird als wäre es ein Ausdruck: Markierungen, Grafiken und Kommentare werden eingefügt. Letztere können in Aufgaben umgewandelt werden, so dass anderer darauf reagieren müssen.
Benutzer ohne Konto bei Conceptboard können ebenfalls mitmachen, nur eine Einladung per E-Mail ist dafür nötig. So lassen sich spontan Sitzungen mit beliebigen Anwendern realisieren. Bei Bedarf legen Nutzer mehrere Boards an, um mit unterschiedlichen Benutzern an verschiedenen Projekten zu arbeiten. An diese lassen sich zudem beliebige Dateien anhängen, die die Teammitglieder herunterladen können. Das spart den Versand von E-Mails.
Für den privaten Einsatz ist Conceptboard kostenlos. Bis zu 25 Boards und beliebig viele Gäste sind damit möglich. Gewerbliche Nutzer müssen etwas zahlen, erhalten dafür aber auch mehr Funktionen, etwa ein Mitarbeiter-Management und die Möglichkeit, das Firmenlogo auf dem Whiteboard zu platzieren.
Ein Konto beim Microblogging-Dienst Twitter lässt sich nicht mit mehreren Anwendern gleichzeitig betreiben. Wollen Kollegen oder Freunde gemeinsam twittern, müssen sie sich einen Benutzernamen und ein Passwort teilen. Das ist aber sehr unpraktisch und kann sogar riskant sein, wenn ein User nicht sorgsam mit den sensiblen Zugangsdaten umgeht.
Der englischsprachige Webservice CoTweet löst genau dieses Problem: Hier lassen sich beliebige Twitter-Accounts nach einer kostenlosen Anmeldung unter www.cotweet.com von mehreren Anwendern parallel betreuen. Alle erhalten eigene Zugangsdaten, bei Bedarf sind weitere Kollegen und Freunde schnell per E-Mail eingeladen.
Es geht aber auch anders herum: Einer oder mehrere Benutzer können per CoTweet bis zu fünf Twitter-Konten betreuen. In der kostenpflichtigen Version sind es sogar noch mehr. Selbst als Einzelkämpfer mit nur einem Account lohnt sich die Anmeldung bei CoTweet. Denn der Service hat weitere nützliche Funktionen zu bietet, die man auf der eigentlichen Webseite von Twitter teilweise vermisst. Statusmeldungen lassen sich jetzt schreiben aber erst später veröffentlichen oder auf Wunsch automatisch auch im eigenen Blog, auf Facebook und vielen weiteren Plattformen publizieren.
Praktisch ist die Möglichkeit, einen Workflow abzubilden: Fragen von Followern können einem Mitarbeiter direkt zugewiesen werden, der dann darauf eingehen kann. Doppelte oder gar keine Reaktion auf Anfragen sind damit Geschichte. Dank dieser und anderer nützlicher Funktionen ist CoTweet eine echte Hilfe für fleißige Twitterer.
