Je umfangreicher Ihr Dokument ist, desto mehr Notwendigkeit besteht, es zu strukturieren. Das machen Sie mit Word-Bordmitteln durch Überschriften. Idealerweise nummerieren Sie diese nicht selbst, sondern lassen das durch Word selber erledigen. Das spart Ihnen eine Menge manuellen Aufwand. Was aber, wenn dieser Automatismus Sie im Stich lässt? Wir können helfen!
Zum Ändern der Darstellung von Office-Dateien bietet Microsoft in Word, Excel und Co. Farbdesigns an. Am augenfälligsten sind diese in PowerPoint, wenn hier ein Farbschema für eine Präsentation ausgewählt wird. Auch Word verfügt über Farbschemas – sie fallen aber erst beim Einfügen von Tabellen, Formen oder Überschriften auf. Wer die vorgegebenen Farben nicht mag, der stellt einfach ein eigenes Farbdesign.
Dazu wird als Erstes eine Word-Datei geöffnet, um dann eine Überschrift einzugeben. Danach wird diese eingegebene Überschrift ausgewählt. Jetzt oben im Menü zum Bereich Start wechseln, um dann in der Rubrik Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil zu klicken.
Ganz unten in der Randleiste, die Word daraufhin einblendet, befindet sich auf der linken Seite ein Button, mit dem sich ein neuer Stil erstellen lässt. Beim Klick öffnet sich ein neues Fenster, mit dem sich der Stil nach Belieben in der Darstellung anpassen lässt. Zudem sollte man hier auch einen passenden Namen eingeben. Jetzt noch oben als Art der Formatvorlage den Eintrag Verknüpft auswählen, und dann darunter die Basis-Vorlage als Überschrift 1 festlegen.
Damit jeder auf den ersten Blick weiß, welche Daten in einer ausgedruckten Tabelle enthalten sind, sollte sie über eine Überschrift verfügen. In OpenOffice Calc können solche Überschriften etwa in die Kopfzeile der Seite gesetzt werden. Wir zeigen, wie das geht.
Die Funktion ist leider etwas versteckt – denn im Gegensatz zu Word-Dokumenten kann die Kopfzeile von Calc-Tabellen leider nicht einfach per Doppelklick geöffnet werden. Die Kopfzeile lässt sich mit den folgenden Schritten bearbeiten:
Damit man weiß, welche Daten in jeder Spalte stehen, lassen sich in Excel Überschriften für die einzelnen Spalten hinzufügen. Mithilfe dieser Überschriften können die Daten in der jeweiligen Tabelle auch sortiert werden. Dabei erlaubt Excel dem Benutzer, die Überschriften für eine bestimmte Tabelle nach Belieben ein- oder auszublenden.
Hier die nötigen Schritte, mit denen sich die Zeile der Überschrift in einer Tabelle in Microsoft Excel sichtbar oder unsichtbar machen lässt:
Tipp: Wird eine zuvor ausgeblendete Zeile mit Überschriften später wieder eingeblendet, erscheinen wieder die im Original hinterlegten Überschriften für die einzelnen Spalten.
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Zunächst wird das Word-Dokument wie gewohnt mit den verschiedenen benötigten Ebenen für Überschriften erstellt und strukturiert. Soll dann das Inhalts-Verzeichnis eingefügt werden, klickt man oben im Menü auf Referenzen, Inhalts-Verzeichnis. In dem Menü, das sich dadurch öffnet, den Eintrag Benutzerdefiniertes Inhalts-Verzeichnis auswählen.
So erscheint ein Dialog, in dem sich die Anzahl der Ebenen bequem erhöhen oder verringern lässt – je nachdem, welche Überschriften im Verzeichnis aufgeführt werden sollen.
Wer mit Microsoft Word oder in einem anderen Text-Programm an einem Dokument bearbeitet, das ansprechend aussehen soll, muss sich im Voraus Gedanken über die Optik und das zu verwendende Layout machen. Dabei gilt es auch, die Überschriften zu berücksichtigen.
Eine einfache Faust-Regel hilft weiter, wenn es darum geht, welche Schriften und Größen für Überschriften zu nutzen sind. Dabei gilt Folgendes:
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
Das liegt daran, dass Microsoft die Funktion für Inhalts-Verzeichnisse seit PowerPoint 2007 entfernt hat. Zunächst wird daher die gewünschte Präsentation geöffnet und dann über das Menü Ansicht zur Gliederungs-Ansicht umgeschaltet. Jetzt auf der linken Seite mit der rechten Maustaste klicken, um die Funktion Gliederung reduzieren, Alle Ebenen reduzieren auszuwählen.
Nachdem daraufhin alle Überschriften der einzelnen Folien ausgewählt wurden, werden diese zunächst kopiert. Dann eine neue Folie erstellen und die Überschriften hier wieder einfügen. Diese neue Folie hält dann ihrerseits eine Überschrift, etwa „Inhalt“. Dabei handelt es sich aber trotzdem um eine ganz normale Folie. Zum Schluss wird diese neue Folie mit den Daten zum Inhalt an die passende Stelle verschoben.
Zur Strukturierung von großen Word-Dokumenten gibt es Überschriften und weitere Absatz-Formate. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor Haupt-Überschriften, etwa für Kapitel, eine neue Seite anzufangen. Auch das kann Word automatisch erledigen.
Damit in einem Word-Dokument vor Absätzen oder Überschriften mit einer bestimmten Formatierung immer eine neue Seite begonnen wird, muss die zugehörige Format-Vorlage geändert werden. Dazu zunächst bei der entsprechenden Format-Vorlage auf Ändern klicken und dann die Absatz-Formatierung aufrufen.
Hier zum Tab Zeilen- und Seiten-Umbrüche umschalten, um dann die Option Seiten-Umbruch oberhalb zu markieren. Die Änderung wird nun noch mit OK bestätigt. Wird dann ein Absatz mit dieser Format-Vorlage ausgezeichnet, lässt Word diesen Absatz im Dokument automatisch auf einer neuen Seite beginnen.
