Sie schreiben immer wieder der gleichen Gruppen von Menschen eine E-Mail? Dann macht es unnötigen Aufwand, deren E-Mail-Adressen immer wieder manuell einzugeben. Microsoft Outlook bietet in den neueren Versionen die hilfreiche Funktion der Kontaktgruppen, früher auch als „E-Mail-Verteiler“ bekannt.
Wer öfter eMails von Listen bekommt, für die er sich nie angemeldet hat, muss sie wieder loswerden. Bei seriösen Sendern findet sich in der Nachricht ein Link zum Abbestellen – noch schneller geht’s ab iOS 10 aber auch mit der Direkt-Funktion zum Beenden des eMail-Abos.
Möchte man weiterhin in der Mailing-Liste bleiben, genügt übrigens ein Tippen auf das graue X-Symbol. Dadurch wird die Hinweis-Leiste ausgeblendet.
Mit Thunderbird lassen sich wunderbar Newsletter verschicken – etwa an Freunde oder Vereinsmitglieder. Dabei sollte man aber aufpassen, dass im Newsletter später nicht alle E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sichtbar sind. Das geht am besten mit Verteilerlisten.
Damit nicht jeder Empfänger die anderen Adressen sieht, geht man folgendermaßen vor: In Thunderbird auf „Adressbuch“ und „Neue Liste“ klicken. Einen passenden Namen für den Verteiler vergeben und die Namen der Empfänger eintragen. Hat man alle Adressen zusammen, die Liste mit OK speichern.
Um den Newsletter zu verfassen wie gewohnt eine E-Mail öffnen, ins Adressfeld aber den Namen des Verteilers eintragen. Damit die Empfänger die anderen Adressen nicht sehen, auf „An“ klicken und in der Aufklappliste „Bcc“ auswählen.
Wer häufig E-Mails an mehrere Empfänger schickt – etwa an Vereinsmitglieder -, muss ganz schön viel klicken. Bis alle Empfänger zusammengeklickt sind, dauert es eine Weile. Mit einer Verteilerliste reicht ein Klick.
Um eine neue Empfängerliste anzulegen, ins Kontakte-Register wechseln und dort auf die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“ klicken. Dann den Namen der Liste festlegen und über „Mitglieder hinzufügen“ die einzelnen Empfänger auswählen. Sobald die Liste fertig ist, folgt ein Klick auf „Speichern & Schließen“.
Um Mails an die neue Verteilerliste zu schicken, ins An-Feld den Namen der Verteilerliste eingeben oder auf „An“ klicken, den Verteilernamen auswählen und auf „Bcc->“ klicken. Das BCC-Feld (Blind Carbon Copy = Blindkopie) hat den Vorteil, dass alle die E-Mail erhalten, aber nicht sehen können, wer noch auf der Empfängerliste steht; die Mailadressen der anderen bleiben geheim.
Verteiler sind eine feine Sache. Müssen Mails regelmäßig an eine bestimmte Gruppe geschickt werden, muss nur für alle Mitglieder ein Verteiler eingerichtet werden. Dann reicht der Name des Verteilers im „An“-Feld, um alle Mitglieder anzuschreiben. Sollen ausnahmsweise einige Empfänger ausgenommen werden, lässt sich der Kreis der Empfänger ganz einfach wieder reduzieren.
Und zwar folgendermaßen: Zuerst wie gewohnt auf die „An“-Schaltfläche klicken, den Verteiler auswählen und mit OK bestätigen. Danach mit der rechten Maustaste auf den Verteilernamen klicken und den Befehl „Verteilerliste erweitern“ aufrufen. Damit wird der Verteiler wird aufgelöst; im „An“-Feld erscheinen die Einzelempfänger. Einzelne Adressen lassen sich jetzt problemlos aus dem „An“-Feld entfernen.
Dank Verteilerlisten lassen sich mit Outlook bequem Rundmails und Newsletter verschicken. Mitunter möchte man aber nicht alle Kontakte einer Gruppe erreichen. Kein Problem. Mit folgendem Trick lassen sich einzelne Kontakte einer bestehenden Gruppe ausschließen.
Soll die Rundmail nicht an alle Mitglieder einer Kontaktgruppe gehen, zunächst wie gewohnt den Namen der Gruppe ins „An“-Feld eintragen. Dann in der Multifunktionsleiste im Register „Nachricht“ auf „Namen überprüfen“ klicken. Danach in der „An“-Zeile auf das Pluszeichen vor dem Gruppennamen klicken. Die Frage, ob die Verteilerliste erweitert werden soll mit „Ja“ bzw. OK beantworten. Damit ersetzt Outlook den Verteiler durch die einzelnen E-Mail-Adressen der Mitglieder. Jetzt die unerwünschten Mailadressen markieren und mit [Entf] aus der Empfängerliste löschen.
Um Newsletter und Rundbriefe an hunderte Empfänger zu schicken, ist kein Extraprogramm notwendig. Mit einem Add-On wird das Mailprogramm Microsoft Outlook zur perfekten Newsletter-Zentrale.
Für Firmen-Rundbriefe oder Newsletter an Freunde, Bekannte, Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder ist das kostenlose Add-On „Verteilerlisten-Manager“ ideal. Verteilerlisten lassen sich manuell oder automatisch auf Basis eines Outlook-Ordners anlegen. Über die Importfunktion wird aus allen Namen und Mail-Adressen eines Ordners eine neue Verteilerliste angelegt. Praktisch: Ändern sich die Mail-Adressen von Freunden oder Kollegen, wird die Verteilerliste automatisch aktualisiert. Ein Klick auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ gleicht die Einträge in der Liste mit den aktuellen Adressen aus dem Kontaktverzeichnis ab.
Hier gibt’s den kostenlosen Verteilerlisten-Manager für Outlook 2000 bis 2007:
https://www.add-in-world.com/katalog/ol-verteiler
Ein wichtiger Hinweis: Das Add-On funktioniert nur mit Administrator-Benutzerkonten. WerWindows mit einem eigens angelegten Benutzerkonto ohne Administratorrechte nutzt (”Standardbenutzer”), kann das Add-On nicht verwenden.
