Ihr schreibt immer wieder den gleichen Gruppen von Menschen eine E-Mail? Dann macht es unnötigen Aufwand, deren E-Mail-Adressen immer wieder manuell einzugeben. Microsoft Outlook bietet sowohl in der Desktop-Version als auch in Outlook 365 die hilfreiche Funktion der Kontaktgruppen, früher auch als „E-Mail-Verteiler“ bekannt.
Die Idee hinter einer Kontaktgruppe ist simpel: In einem neuen Kontakt werden verschiedene bestehende Kontakte zusammengefasst. Dabei ist es egal, in wie vielen Gruppen ein Kontakt ist, die Ursprungskontakte bleiben separat verfügbar und werden nicht verändert. Die Kontaktgruppe könnt ihr wie einen normalen Kontakt als Empfänger einer E-Mail auswählen. Outlook löst die Gruppe beim Versenden der E-Mail dann in ihre Einzelkontakte auf.
Kontaktgruppen in Outlook Desktop erstellen
Um eine neue Kontaktgruppe anzulegen, klickt ihr in Outlook unten links auf die beiden Figuren, um die Kontakte zu öffnen. In der Symbolleiste klickt ihr dann auf Neue Kontaktgruppe. In den neueren Outlook-Versionen findet ihr diese Option auch direkt im Menüband unter „Start“ → „Neue Elemente“ → „Weitere Elemente“ → „Kontaktgruppe“.
Gebt der Gruppe einen sprechenden Namen, dann fügt ihr durch einen Klick auf Mitglieder hinzufügen bestehende Kontakte hinzu. Ihr habt dabei mehrere Optionen: „Aus Outlook-Kontakten“ für bereits gespeicherte Kontakte, „Aus Adressbuch“ für Unternehmenskontakte oder „Neuer E-Mail-Kontakt“ für noch nicht erfasste Personen. Fügt alle gewünschten Kontakte zur Gruppe hinzu und speichert sie durch einen Klick auf Speichern und Schließen. Die Gruppe erscheint in der Übersicht der Kontakte unter ihrem Namen.
Kontaktgruppen in Outlook 365 und Outlook.com
In der Web-Version von Outlook und Outlook 365 funktioniert das Ganze etwas anders. Hier heißen die Gruppen „Kontaktlisten“. Geht auf „Personen“ in der linken Seitenleiste, klickt auf „Neue Kontaktliste“ und gebt einen Namen ein. Anschließend könnt ihr Mitglieder hinzufügen, indem ihr E-Mail-Adressen eingebt oder aus euren bestehenden Kontakten auswählt.
Besonders praktisch: In Outlook 365 werden Kontaktgruppen automatisch zwischen allen euren Geräten synchronisiert. Erstellt ihr eine Gruppe am Desktop, ist sie auch in der mobilen App und der Web-Version verfügbar.
Kontaktgruppen verwenden
Ihr könnt den Namen der Gruppe direkt als Kontakt in die An-Zeile einer neuen E-Mail eingeben. Outlook schlägt dabei automatisch passende Kontaktgruppen vor, sobald ihr zu tippen beginnt. Wundert euch nicht: Kontaktgruppen werden mit einem kleinen Pluszeichen markiert. Klickt darauf, dann ersetzt Outlook den Namen der Gruppe durch die einzelnen Kontakte, die darin sind. Das ändert aber nichts daran, dass alle Kontakte der Gruppe die Mail bekommen.
Erweiterte Funktionen und Tipps
Moderne Outlook-Versionen bieten noch weitere nützliche Features für Kontaktgruppen:
Dynamische Gruppen: In größeren Organisationen mit Microsoft 365 könkönüben ihr auch auf dynamische Verteilergruppen zugreifen, die automatisch Mitglieder basierend auf bestimmten Kriterien hinzufügen oder entfernen.
Externe Kontakte: Ihr könnt auch E-Mail-Adressen von Personen hinzufügen, die nicht in eurem Adressbuch stehen. Das ist besonders praktisch für temporäre Projekte oder externe Partner.
Bearbeitung: Kontaktgruppen lassen sich jederzeit bearbeiten. Doppelklickt einfach auf die Gruppe in euren Kontakten, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen.
Datenschutz beachten: Wenn ihr eine Kontaktgruppe verwendet, sehen alle Empfänger standardmäßig die E-Mail-Adressen der anderen Gruppenmitglieder. Für mehr Datenschutz könnt ihr die Gruppe in das BCC-Feld setzen oder separate E-Mails versenden.
Mobile Nutzung: In der Outlook-App für Android und iOS funktionieren Kontaktgruppen ebenfalls. Tippt einfach den Gruppennamen in das Empfängerfeld und die App löst ihn automatisch auf.
Integration mit Teams: Kontaktgruppen lassen sich auch in Microsoft Teams nutzen. Ihr könnt sie für Gruppenchats oder Kanalmitgliedschaften verwenden.
Kontaktgruppen sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch Fehler beim Eingeben von E-Mail-Adressen. Besonders bei regelmäßigen Rundmails oder Projektgruppen sind sie unverzichtbar geworden. Mit der verbesserten Synchronisation zwischen allen Outlook-Plattformen bleibt ihr dabei immer flexibel, egal ob ihr gerade am Desktop, im Browser oder unterwegs auf dem Smartphone arbeitet.
Zuletzt aktualisiert am 23.02.2026
