Wer viel mit Word arbeitet und darin Dokumente formatiert, kann jede Menge Zeit sparen. Das klappt, wenn vermehrt die Tastatur zum Einsatz kommt. Denn Formatierungen lassen sich auch über die Tastatur anwenden. Wir stellen 5 wichtige Kürzel vor.
Alle diese Tastatur-Tricks haben eines gemeinsam: Sie werden durch Drücken der [Strg]-Taste gemeinsam mit einem der Buchstaben von A bis E ausgelöst. Was jedes Kürzel genau zur Folge hat, steht hier:
Mit [Strg]+[A] wird der gesamte Inhalt des Dokuments markiert, inklusive Text, Bildern, Tabellen und sonstigen Elementen.
Wer den Cursor in einen Absatz stellt und dann [Strg]+[B] drückt, ändert die Ausrichtung auf Blocksatz. Danach ist der Text sowohl links- als auch rechtsbündig.
Zum Kopieren eines Fotos oder Texts wird das gewünschte Element zunächst ausgewählt und dann [Strg]+[C] gedrückt. Dabei steht „C“ für das englische „Copy“.
Soll die Schriftart eines markierten Texts geändert werden, steht dafür [Strg]+[D]
Ähnlich wie beim Blocksatz lässt sich ein Absatz mit [Strg]+[E] auch in die Mitte schieben, also zentrieren.
Normalerweise braucht man in Dokumenten die richtigen Anführungs-Zeichen. An manchen Stellen, etwa bei Online-Formularen und anderswo, sind aber die geraden Anführungs-Zeichen nötig. Manuelles Ersetzen ist aber nicht nötig.
In Word-Dokumenten lassen sich typografische Anführungs-Zeichen leicht durch die geraden ersetzen. Dazu geht man wie folgt vor:
Zuerst das betreffende Dokument öffnen.
Jetzt [Strg]+[H] drücken, wodurch die Ersetzen-Funktion startet.
Nun als Such-Text „ eintragen; ins Feld Ersetzen kommt das „-Zeichen.
Nach einem Klick auf Alle ersetzen wiederholt man den Vorgang noch mit dem schließenden Zeichen “.
Zur Strukturierung von großen Word-Dokumenten gibt es Überschriften und weitere Absatz-Formate. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor Haupt-Überschriften, etwa für Kapitel, eine neue Seite anzufangen. Auch das kann Word automatisch erledigen.
Damit in einem Word-Dokument vor Absätzen oder Überschriften mit einer bestimmten Formatierung immer eine neue Seite begonnen wird, muss die zugehörige Format-Vorlage geändert werden. Dazu zunächst bei der entsprechenden Format-Vorlage auf Ändern klicken und dann die Absatz-Formatierung aufrufen.
Hier zum Tab Zeilen- und Seiten-Umbrüche umschalten, um dann die Option Seiten-Umbruch oberhalb zu markieren. Die Änderung wird nun noch mit OK bestätigt. Wird dann ein Absatz mit dieser Format-Vorlage ausgezeichnet, lässt Word diesen Absatz im Dokument automatisch auf einer neuen Seite beginnen.
Wenn es um die Bearbeitung großer Dokumente mit vielen Seiten geht, muss man oft an mehreren Stellen gleichzeitig am Inhalt arbeiten. Anstelle ständig von einer Stelle zu einer anderen zu springen, können Word-Nutzer auch einen einfachen Trick anwenden und zwei Fenster für die gleiche Datei öffnen.
Damit sich ein Word-Dokument in zwei Fenstern bearbeiten lässt, führt man die folgenden Schritte aus:
Als Erstes wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa über den Explorer.
Jetzt oben im Menü auf Ansicht klicken.
Hier findet sich unter anderem auch die Funktion Neues Fenster.
Nachdem man sie aufgerufen hat, funktioniert das zweite Fenster unabhängig vom ersten. So kann man wahlweise auch an eine andere Stelle im Dokument navigieren, zum Beispiel ein anderes Kapitel.
In Word lassen sich nicht nur normale Texte verfassen, sondern auch ganze Bücher oder eBooks. In diesem Fall werden die Seiten oft auf der Vorder- und der Rückseite bedruckt. Dazu gibt es in Word eine besondere, zweiseitige Ansicht.
Mit dieser Ansicht hat man statt einer einzelnen Seite immer eine Doppel-Seite im Blick. Um in einem Word-Dokument zwei Seiten gleichzeitig auf dem Monitor zu sehen, geht man wie folgt vor:
Zuerst wird das gewünschte Word-Dokument geöffnet.
Dann oben im Menü zum Tab Ansicht umschalten.
Dort findet sich ein Button, der mit Mehrere Seiten beschriftet ist.
Ein Klick darauf passt den Zoom so an, dass zwei Seiten nebeneinander auf dem Bildschirm angezeigt werden können.
Mit Tabellen lassen sich Zahlen und andere Infos in einem Dokument vom Leser oft leichter erfassen als im normalen Text. Das Problem: Nicht jeder hat Zeit, eine Tabelle in Word ansprechend zu formatieren.
Um Tabellen in Word schnell perfekt aussehen zu lassen, greift man am besten auf die fertigen Format-Vorlagen zurück. Die sind in Word schon eingebaut. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst eine neue Tabelle in Word einfügen. Die sieht zu Beginn ziemlich langweilig aus.
Das ändert sich, wenn oben im Menü auf Tabellen-Layout geklickt wird.
Dann erscheint ein Vorschau-Feld mit vielen Designs. Auf dieses Feld wird mit der Maus gezeigt.
Jetzt lässt es sich durch Klick auf den Pfeil nach unten aufklappen. Noch mehr Designs in vielen schicken Farben erscheinen.
Nun das gewünschte Design auswählen. Per Klick wird es für die aktuell ausgewählte Tabelle übernommen.
In Word gibt es nummerierte Listen und Aufzählungen, etwa mit Strichen oder Punkten vor den einzelnen Einträgen. Das ist auf die Dauer aber langweilig. Mit wenigen Klicks lässt sich da schnell für Abwechslung sorgen.
Um interessantere Aufzählungs-Zeichen in Word zu nutzen, geht man wie folgt vor:
Als Erstes das betreffende Dokument öffnen, etwa, indem man es doppelt anklickt.
Jetzt die Absätze markieren, die als Aufzählung formatiert werden sollen.
Nun oben im Menü zum Tab Start wechseln.
Über den kleinen Pfeil, der sich neben dem Button für Aufzählungen befindet, erscheint ein Aufklapp-Menü.
In diesem Menü einfach das gewünschte Aufzählungs-Zeichen auswählen.
Findet sich das gewünschte Zeichen nicht in der Liste, klickt man darunter auf Neues Aufzählungs-Zeichen definieren… und wählt dann das passende Zeichen aus der Liste aus.
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, die logisch zusammenhängen – etwa einer Illustration und ihrer Beschreibung –, eignen sich Pfeile besonders gut. Die lassen sich auch direkt als Form in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Pfeile müssen auch nicht immer schnurgerade sein.
Alternativ zu den langweiligen geraden Pfeilen gibt es in Microsoft Office nämlich auch eine Option, mit der sich gekrümmte Pfeile ganz leicht integrieren lassen. Das geht wie folgt:
Zuerst das betreffende Dokument oder die Präsentation aufrufen.
Jetzt oben im Menü auf Einfügen klicken und dann in der Rubrik Formen das Pfeil-Symbol markieren.
Nun auf der Dokument-Fläche den gewünschten Pfeil mit der Maus aufziehen.
Dann mit der rechten Maustaste auf den noch geraden Pfeil klicken und im Menü einen Haken bei Verbindungs-Typen, Gekrümmte Verbindung setzen.
Über das Element in der Mitte des Pfeils lässt sich jetzt die Art der Krümmung per Drag-and-Drop anpassen.
