29.11.2016 | Office
Gerade in großen Word-Dateien ist es mitunter schwer, die Übersicht zu behalten. Wenn keine Überschrift-Formate zum Einsatz kommen, über die man durch das Dokument navigieren könnte, muss man sich anders behelfen. Zum Beispiel mit Miniatur-Ansichten.
Eine optische Übersicht über die einzelnen Seiten in einem Dokument lässt sich jederzeit einblenden. So geht man dazu vor:
- Zuerst das betreffende Dokument in Word öffnen.
- Jetzt unten links in der Ecke des Fensters auf die Angabe „Seite 1 von X“ klicken.
- Falls nötig, oben noch die Ansicht Seiten auswählen.
- Daraufhin erscheint für jede vorhandene Seite des Dokuments eine kleine Vorschau.
- Ein Klick auf eines der Bilder genügt, um direkt zu der zugehörigen Seite zu springen.
29.11.2016 | Office
Dynamische Inhalte lassen sich in einem Word-Dokument einfügen, indem Felder zum Einsatz kommen. So können Datums-Angaben oder Seiten-Zahlen automatisch aktualisiert werden. Das Problem: Felder sieht man nicht auf den ersten Blick.
Damit Felder in einem Word-Dokument besser erkennbar sind, kann die graue Schattierung, die beim Anklicken eines Felds erscheint, wahlweise auch dauerhaft sichtbar gemacht werden. So ist dann sofort sichtbar, ob ein Text aus einem Feld stammt oder ob es sich um einen statischen Text handelt, der nicht dynamisch aktualisiert wird.
Die Sichtbarkeit von Feldern lässt sich in der Windows-Version von Word 2016 verbessern, indem auf Datei, Optionen, Erweitert geklickt wird. Auf der rechten Seite dann die Überschrift Dokument-Inhalt anzeigen suchen und dort die Option für die Feld-Schattierung ändern auf Immer. Wirksam wird die Änderung, sobald sie mit OK bestätigt wird.
29.11.2016 | Office
Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dazu gibt es in Word eine eigene Option. Sie sorgt dafür, dass das Programm vor dem Drucken alle enthaltenen Felder aktualisiert. So wird sie aktiviert:
In der Windows-Version klickt man auf Datei, Optionen, Anzeige und setzt dann unter der Überschrift Druck-Optionen einen Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren. Die Änderung wird dann durch Klick auf OK übernommen.
Am Mac drückt man in Word entweder [Cmd]+[Komma] oder klickt auf Word, Einstellungen. Im Bereich Drucken dann bei Druck-Optionen die Einstellung Felder aktualisieren mit einem Haken versehen.
29.11.2016 | Office
Wer eine Word- oder PDF-Datei in einer anderen Sprache erhalten hat, kann es über ein kostenloses Microsoft-Tool automatisch auf Deutsch übersetzen lassen.
Die Funktion ist direkt in die Windows-Version von Microsoft Word integriert. So wird sie genutzt:
- Zuerst das Word-Dokument bzw. die PDF-Datei in Word öffnen. Im Beispiel nutzen wir Word 2016.
- Jetzt oben im Menü auf Überprüfen klicken.
- Im Menü Übersetzen folgt dann ein Klick auf Sprache für die Übersetzung auswählen…
- Dann die Quell-Sprache des Dokuments und die gewünschte Ziel-Sprache, also Deutsch, auswählen.
- Nun erneut oben auf Übersetzen klicken und danach die Funktion Dokument übersetzen aufrufen.
- Einige Augenblicke später erscheint der Text der Übersetzung in einem neuen Browser-Fenster.
08.11.2016 | Office
Wer in einem Text ein Leerzeichen benötigt, aber verhindern möchte, dass der Text an dieser Stelle in eine neue Zeile umbricht, nutzt dazu ein sogenanntes geschütztes Leerzeichen. Mit einem Tasten-Kürzel kann es leicht in ein Word-Dokument eingefügt werden.
Zum Einsatz kommen geschützte Leerzeichen zum Beispiel bei mehrteiligen Abkürzungen, aber auch zwischen Zahlen und den zugehörigen Einheiten.
In der Windows-Version von Microsoft Word lassen sich geschützte Leerzeichen über das Tasten-Kürzel [Strg]+[Umschalt]+[Leer] einfügen. Am Mac ist das Einfügen sogar noch einfacher: Hier kann in beliebigen Programmen [Alt]+[Leer] gedrückt werden.
02.11.2016 | Office
Bei verschiedenen Gelegenheiten, unter anderem in wissenschaftlichen Arbeiten, muss man wissen, wie viele Wörter in Fußnoten verwendet wurden. Allerdings gibt es dort keinen Eintrag, mit dem die Anzahl der Wörter in einer Fußnote oder allen Fußnoten des Dokuments direkt gemessen werden könnten. Mit einem Trick klappt‘s trotzdem.
Dazu zunächst das gewünschte Word-Dokument öffnen. Daraufhin erscheint in der Status-Leiste die Anzahl der Wörter im Dokument. Jetzt auf diese Wort-Anzahl klicken, woraufhin ein neues Dialogfeld erscheint.
In diesem Dialogfeld findet sich eine Option namens Textfelder, Fuß- und Endnoten berücksichtigen. Den Haken bei dieser Option zunächst entfernen und die Anzahl der Wörter notieren. Dann diesen Haken setzen und die beiden Ergebnisse voneinander abziehen – übrig bleibt genau die Anzahl der Wörter, die in Fußnoten auftauchen.
02.11.2016 | Office
Nachdem man einen Text aus der Zwischen-Ablage in ein Word-Dokument eingefügt hat, beginnen die Zeilen nicht immer mit dem ersten Wort. Oft stehen davor noch ein oder mehrere Leer-Zeichen. Die sind natürlich nicht erwünscht, lassen sich aber leicht nachträglich entfernen.
Zum Entfernen von führenden Leer-Zeichen aus einem Word-Dokument verwendet man am besten die Ersetzen-Funktion. Sie lässt sich wie folgt aufrufen und nutzen:
- Als Erstes gleichzeitig die Tasten [Strg] + [H] drücken, sodass das Dialogfeld Suchen und Ersetzen eingeblendet wird.
- Jetzt in das Suchen nach das Kürzel ^p eintippen, gefolgt von einem Leer-Zeichen. Dieser Ausdruck steht also für eine Absatz-Marke, auf die – als Beginn einer neuen Zeile – direkt ein Leer-Zeichen folgt.
- In das Feld Ersetzen durch wird dann nur die Absatz-Marke im Form des Kürzels ^p eingetragen.
- Sobald jetzt auf Alle ersetzen geklickt wird, verschwinden alle führenden Leer-Zeichen aus dem Word-Dokument.
Tipp: Bei Bedarf muss dieser Vorgang mehrmals wiederholt werden, je nachdem, wie viele Leer-Zeichen im Dokument vorhanden sind.
01.11.2016 | Office
Wenn man in einem Word-Dokument eine leere Zeile einfügt und darin mindestens drei Striche hintereinander eintippt, erzeugt das Programm daraus eine Trenn-Linie. Will man diese später wieder löschen, wird das schwierig. Es sei denn, man weiß, welcher Trick hier weiterhilft.
Denn so eine automatisch erzeugte Trenn-Linie lässt sich nicht einfach per Maus markieren und löschen. Dazu muss man wissen, wie Word die Linie erzeugt: Dabei handelt es sich nämlich um einen Rahmen, der für den Absatz darüber aktiviert wird.
Wenn man das weiß, ist auch klar, wie sich die Trenn-Linie wieder abschalten lässt: Zunächst den Text-Cursor in den Absatz direkt über der Linie setzen. Nun oben im Menü zum Tab Start umschalten und dort auf den kleinen Pfeil bei den Rahmen klicken (siehe Bild). Dort dann Kein Rahmen auswählen – fertig!
