17.05.2017 | Office
Word ist der Standard zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr. Die Software ist gleich in mehreren Büro-Paketen von Microsoft erhältlich. Welche sich für welchen Einsatz-Zweck am besten eignet, haben wir uns angesehen.
Damit man sich für die RICHTIGE Word-Version entscheiden kann, sollte zuerst überlegt werden, ob Word rein privat oder auch geschäftlich bzw. gewerblich genutzt wird. Denn das Office 2016 Home and Student-Paket bietet zwar Word, Excel und Co., allerdings nur für die private Nutzung.
Anders sieht es bei Office 2016 Home and Business aus – hier ist auch die Nutzung im Büro oder Geschäft erlaubt. Zudem enthält diese Version neben Word, Excel und PowerPoint auch das eMail-Programm Outlook.
Wer immer auf dem neuesten Stand bleiben und die aktuellsten Features nutzen will, greift am besten zum Office 365-Abo. Auch dieses gibt es jeweils für private und geschäftliche Nutzung. Hier fällt eine jährliche Gebühr von unter 100 Euro an.
09.04.2017 | Office
Bei jedem Speichern eines Word-Dokument erhöht Microsoft Word einen Zähler in der Datei. So lässt sich leicht vergleichen, welche von zwei Dateien mit dem gleichen Namen den neueren Bearbeitungs-Stand enthält und daher weiter genutzt werden sollte.
Um zu ermitteln, wie oft eine Word-Datei gespeichert wurde, geht man wie folgt vor:
- Zuerst wird die Datei geöffnet, indem auf sie doppelt geklickt wird.
- Jetzt auf Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac), Eigenschaften klicken.
- Im erscheinenden Dialog zum Bereich Statistik navigieren.
- Hier lässt sich die Anzahl der Speicherungen bei Version ablesen.
08.04.2017 | Office
In einer Excel-Tabelle lassen sich Einträge schnell nach der Wertigkeit oder alphabetisch sortieren. Kaum bekannt ist: Eine ähnliche Funktion steht auch in Word zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn mal eben schnell eine Liste korrekt sortiert werden soll.
Um mehrere Zeilen in einem Word-Dokument schnell in die richtige Reihenfolge zu bringen, führt man die folgenden Schritte aus:
- Als Erstes das betreffende Dokument aufrufen.
- Jetzt die Zeilen markieren, die sortiert werden sollen.
- Dann oben im Menü auf Start, Sortieren Das Symbol zeigt die Buchstaben A und Z mit einem Pfeil abwärts.
- Nun die gewünschte Sortierung auswählen: Text oder Zahl.
- Zum Schluss unten auf OK klicken.
04.04.2017 | Office
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Zunächst wird das Word-Dokument wie gewohnt mit den verschiedenen benötigten Ebenen für Überschriften erstellt und strukturiert. Soll dann das Inhalts-Verzeichnis eingefügt werden, klickt man oben im Menü auf Referenzen, Inhalts-Verzeichnis. In dem Menü, das sich dadurch öffnet, den Eintrag Benutzerdefiniertes Inhalts-Verzeichnis auswählen.
So erscheint ein Dialog, in dem sich die Anzahl der Ebenen bequem erhöhen oder verringern lässt – je nachdem, welche Überschriften im Verzeichnis aufgeführt werden sollen.
04.03.2017 | Office
Wer mit Microsoft Word oder in einem anderen Text-Programm an einem Dokument bearbeitet, das ansprechend aussehen soll, muss sich im Voraus Gedanken über die Optik und das zu verwendende Layout machen. Dabei gilt es auch, die Überschriften zu berücksichtigen.
Eine einfache Faust-Regel hilft weiter, wenn es darum geht, welche Schriften und Größen für Überschriften zu nutzen sind. Dabei gilt Folgendes:
- Je wichtiger eine Überschrift, desto größer wird sie gesetzt. Eine Überschrift der Ebene 1 ist beispielsweise wichtiger als eine Überschrift der Ebene 2 und sollte folglich in einer größeren Schrift erscheinen.
- Je größer eine Überschrift, desto dünner darf die gewählte Schrift im Vergleich zur Text-Schrift sein. Ist der Text beispielsweise in Segoe UI gesetzt, könnte man die Überschrift in Segoe UI Light setzen.
04.03.2017 | Office
Manchmal benötigt man in einem Word-Dokument zwischen einzelnen Absätzen etwas Platz. Eine ganze Zeile soll es aber nicht sein, eine halbe Zeile genügt völlig. Wie sich eine solche halbe Zeile als Abstand einfügen lässt, verrät dieser Tipp.
Als Erstes wird dazu das gewünschte Word-Dokument per Doppelklick geöffnet. Jetzt den Text-Cursor in den Absatz setzen, unter dem die halbe Zeile als Abstand eingefügt werden soll.
Nun folgt oben im Menü, und zwar im Bereich Start, ein Klick auf den Pfeil der Gruppe Absatz. Wer einen Mac nutzt, kann auch auf Format, Absatz klicken. Im Bereich Einzüge und Abstände, unter der Überschrift Abstand, wird jetzt der Eintrag der Option Nach: zum Beispiel auf 6 pt gesetzt. Wer eine etwas größere Schrift verwendet, kann hier einen entsprechend höheren Wert einstellen. Das Ergebnis wird sichtbar, sobald unten auf OK geklickt wird.
03.02.2017 | Office
In den meisten Sprachen läuft der Text von links nach rechts über die Seite. Deswegen beginnen unsere Dokumente am linken Seitenrand, und deswegen sind die meisten Texte linksbündig ausgerichtet. Für Überschriften bietet sich hingegen eher die Zentrierung an. Und für Zahlen und andere sekundäre Texte eignet sich eine rechtsbündige Ausrichtung am besten. Mit Word lässt sich über die Tastatur die Ausrichtung eines Textes schnell ändern.
Um einen Absatz links, mittig oder rechts auszurichten, stehen drei eigene Tasten-Kürzel bereit:
- [Strg]+[L] für linksbündig,
- [Strg]+[E] für zentriert, und
- [Strg]+[R] für rechtsbündig.
Am Mac wird stattdessen die [command]-Taste genutzt. Daneben gibt es noch den ausgleichenden Blocksatz mit [Strg]+[B] bzw. [command]+[J].
02.02.2017 | Office
In Word hat der Nutzer wie bei anderen Text-Programmen auch die Freiheit, so viele unterschiedliche Schriften, Farben und Stile zu nutzen, wie er möchte. Oft ist weniger aber mehr – und sieht auch ordentlicher aus. Wer schnell alle Passagen markieren will, denen ein bestimmtes Format zugewiesen ist, muss sie nicht alle manuell suchen.
Stattdessen kann der Word-Nutzer auf die automatische Such-Funktion für Format-Vorlagen zurückgreifen. Besonders einfach lässt sie sich mit den oben im Menü angezeigten Formaten nutzen:
- Zuerst wird das betreffende Word-Dokumente geöffnet.
- Jetzt oben mit der rechten Maustaste auf das Format klicken, dessen Vorkommen im gesamten Dokument aufgespürt werden sollen.
- Nun den Eintrag Alle X Instanzen markieren aufrufen – fertig.
