Wer am Mac an einem wichtigen Dokument gearbeitet hat, muss sichergehen, dass es auch korrekt gespeichert wurde. Nichts ist da ärgerlicher, als wenn man später feststellt: Die Datei ist spurlos verschwunden. Dagegen gibt es ein Mittel.
Wenn ein Dokument mit Microsoft Word für den Mac bearbeitet wird und dabei länger geöffnet bleibt, verschiebt das Programm in einigen Versionen die Datei vom angegebenen Speicherort in den Temp-Ordner – und zwar immer dann, wenn das Dokument automatisch gespeichert wird. Dann kann man lange suchen, bis die Datei gefunden ist – oder der Mac wurde inzwischen heruntergefahren, und die Datei ist gelöscht.
Dann muss die gesamte Arbeit nochmals gemacht werden. Besser, man startet die Windows-Version von Microsoft Word, etwa in einem virtuellen Windows-PC auf dem Mac, und bearbeitet das Dokument darin. Hier tritt der obige Fehler nämlich nicht auf.
Bei uns arbeiten viele mit dem Format DIN A4. Auch das A5-Format ist weit verbreitet, wenn man es etwas handlicher haben möchte. Während DIN A4 in Word als Größe für Dokumente ausgewählt werden kann, müssen einige andere DIN-Formate manuell konfiguriert werden.
Soll in Microsoft Word das Format DIN A3 oder ein anderes DIN-Format für die Seite festgelegt werden, geht man dazu wie folgt vor:
Zunächst wird das jeweilige Dokument in Word geöffnet.
Jetzt oben im Menü zur Rubrik Layout wechseln.
Bei Format kann jetzt der Eintrag Weitere Papier-Formate festgelegt werden. Am Mac wird stattdessen auf Ablage, Seite einrichten… geklickt.
Nun kann das angepasste Format eingestellt werden. Für DIN A3 sind das 420 x 297 mm; bei DIN A7 würden entsprechend 105 x 74 mm eingetragen werden.
Manchmal bleibt ein einzelnes Wort am Ende eines Absatzes in der letzten Zeile übrig. Das sieht nicht gut aus – mit Word kann man das Layout korrigieren.
Möglichkeit 1: Den Absatz markieren, dann über Format, Schriftart… die Zeichen-Einstellungen aufrufen. Hier zum Tab Erweitert umschalten, dort lässt sich der Abstand der einzelnen Zeichen so reduzieren, dass das Wort noch in die Zeile passt.
Variante 2: An gleicher Stelle stattdessen den Maßstab reduzieren. Das verringert nicht nur den Abstand der einzelnen Buchstaben etwas, sondern auch die Breite der Zeichen an sich.
Option 3: Durch geringfügiges Verkleinern der Größe passt ebenfalls mehr Text in jede Zeile. Der Trick ist aber stärker sichtbar als die anderen Varianten, wenn mehrere Absätze beieinander stehen.
Öffnet man ein Word-Dokument, an dem bereits gearbeitet wurde, erneut, bietet das Programm einen Sprung an die letzte Stelle der Bearbeitung an. Wer das nicht will, schaltet die Funktion einfach ab.
Damit Word sich nicht bemerkt, an welcher Stelle ein Dokument zuletzt bearbeitet wurde, ist ein Eingriff in die Registrierung nötig. Dazu [Win]+[R] drücken, regedit eingeben und nach Klick auf OK den SchlüsselHKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, <neueste Version>, Word, Reading Locations öffnen.
Hier auf den Schlüssel Reading Locations rechtsklicken und Berechtigungen…, Erweitert auswählen. Dort den Haken setzen bei Alle Berechtigungseinträge für untergeordnete Objekte … ersetzen. Nach einem Neustart ist der automatische Verlauf in Word deaktiviert.
Mit Formatvorlagen lassen sich Dokumente in Word ansprechend gestalten. Manchmal passiert es allerdings, dass man versehentlich die falsche oder gar mehrere Formatvorlagen auf einen markierten Text anwendet. In diesem Fall lässt sich das Standardformat schnell wiederherstellen.
Um einen falsch formatierten Text oder Absatz wieder mit dem in der Dokumentvorlage hinterlegten Standardformat auszustatten, geht man wie folgt vor:
Zuerst wird die Passage in dem Word-Dokument markiert, etwa über die Tastatur oder per Maus.
Jetzt oben im Menü zum Bereich Start umschalten.
Hier bei der Sammlung aller Formatvorlagen die Liste aufklappen.
Darin findet sich der Befehl Formatierung löschen.
Alternativ wird die Formatvorlage „Standard“ durch mehrmaliges Anklicken des Eintrags in der Liste der Formatvorlagen angewendet.
An größeren Dokumenten arbeitet man länger. Und bestimmte Referenzen oder andere Dateien im Word-Format braucht man immer wieder. Sie lassen sich schneller öffnen, wenn sie angeheftet werden.
Um in Word für Mac Dokumente beim Öffnen-Dialog anzuheften, geht man wie folgt vor:
Als Erstes Word starten, etwa über die Spotlight-Suche oder das Launchpad.
Jetzt auf Ablage, Zuletzt verwendete öffnen, Weitere… Alternativ kann auch [Umschalt]+[Command]+[O] gedrückt werden.
Dann in der Liste der Dokumente die häufig benötigte Datei suchen.
Auf der rechten Seite ist ein Reißzwecken-Symbol zu sehen, mit dem sie angeheftet werden kann.
Ab sofort steht die Datei direkt oben im Tab Angeheftet jederzeit zum Öffnen bereit.
Beim Eintippen von Text in Word werden die geraden Anführungszeichen der Tastatur automatisch durch runde, oben und unten platziert, ersetzt. Für manche Arbeiten ist das praktisch, bei anderen hingegen stört es nur. Deswegen lässt sich die Funktion bei Bedarf auch abschalten.
Um die Einstellung ein- oder auszuschalten, geht man in Microsoft Word wie folgt vor:
Als Erstes auf Datei, Optionen (Windows) oder Word, Einstellungen … (Mac) klicken.
Jetzt bei Dokument-Prüfung die AutoKorrektur-Optionen aufrufen.
Hier zum Tab AutoFormat während der Eingabe wechseln.
Dort lässt sich die Funktion für typografische Anführungs-Zeichen durch Entfernen des Hakens abstellen.
Wer nicht gut oder gar nicht sehen kann, tut sich schwer damit, Inhalte zu erkennen, die in Bildern zu sehen sind. Das gilt auch für Word-Dokumente. Sollen Grafiken für jeden zugänglich sein, kann man sie mit einem alternativen Text versehen.
Um in Word für Mac ein eingefügtes Bild zu beschreiben, geht man wie folgt vor:
Als Erstes wird das Bild markiert.
Jetzt oben im Menü den Tab Bild-Format aufrufen.
Ganz rechts ist ein Button Format-Bereich, der nun angeklickt wird. Alternativ kann man auch [command]+[shift]+[1] drücken.
In der Leiste rechts nun zum dritten Icon wechseln, Layout und Eigenschaften.
Hier den Abschnitt Alternativ-Text aufklappen und den beschreibenden Titel für das Bild eingeben.
