28.10.2017 | Office
Wird ein Word-Dokument gedruckt, ist es ärgerlich, wenn man zuvor vergessen hat, das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis auf den neuesten Stand zu bringen. Damit kein Papier mehr durch veraltete Daten vergeudet werden muss, kann Word Felder beim Drucken selbsttätig aktualisieren.
Damit Inhalts-, Datums- und andere Felder, die in einem Word-Dokument enthalten sind, beim Start des Ausdrucks automatisch auf den neuesten Stand gebracht werden, aktiviert man eine Option in den Word-Einstellungen.
In Word 2016 für Windows dazu auf Datei, Optionen klicken. Hier die Rubrik Anzeige öffnen und den Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren setzen. Die Änderung wird dann noch per Klick auf OK bestätigt.
Übrigens: Diese Option lässt sich auch am Mac einrichten.
27.10.2017 | Office
Manchmal sagt eine genaue Definition mehr als jede Umschreibung. In diesem Fall hilft es weiter, ein Wort oder einen Ausdruck einfach anhand des zugehörigen Wikipedia-Artikels zu erklären. Dazu muss man die Inhalte aber nicht manuell aus dem Browser nach Word kopieren.
Denn Word enthält eine integrierte Add-In-Funktion zum Einfügen von Daten aus der Wikipedia. Das funktioniert mit folgenden Schritten:
- Zuerst wird die Word-Datei geöffnet, in die das Zitat eingefügt werden soll.
- Jetzt oben im Menü auf Einfügen, Wikipedia klicken.
- Daraufhin erscheint eine Leiste am rechten Rand.
- Hier das gewünschte Suchwort eintippen und den Artikel einfügen – fertig.
22.10.2017 | Office
Bei längeren Dokumenten macht es Sinn, zur leichteren Navigation ein Inhaltsverzeichnis zu integrieren. So lassen sich die einzelnen Kapitel mit nur einem Klick direkt erreichen. Dumm nur, wenn an dem Dokument gearbeitet wurde und das Verzeichnis beim Ausdrucken nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Das lässt sich vermeiden.
Das kann nicht mehr passieren, wenn man Word so einstellt, dass Felder (also auch Inhaltsverzeichnisse) vor dem Ausdrucken von Dokumenten immer erst aktualisiert werden.
In Microsoft Word für Mac klickt man dazu im Menü auf Word, Einstellungen. Dann zum Bereich Drucken wechseln. Hier unter der Überschrift Druckoptionen den Haken bei der Option Felder aktualisieren setzen.
13.10.2017 | Office
Oft erkennt die Rechtschreibprüfung von Word einzelne Ausdrücke und Wörter, die in einem Word-Dokument vorkommen, nicht. Auf Nachfrage fügt das Programm sie dann in ein separates Wörterbuch für den Benutzer ein. Dieses Wörterbuch kann auch nachträglich noch geändert werden.
- Um das Wörterbuch von Word zu ändern, wird das Programm zunächst gestartet.
- Jetzt auf Datei, Optionen (Windows) oder Word, Einstellungen … (macOS) klicken.
- Nun zum Bereich Dokumentprüfung (Windows) oder Rechtschreibung (macOS) wechseln.
- Hier folgt ein Klick auf den Button Wörterbücher.
- Dann das gewünschte Wörterbuch in der Liste auswählen und bearbeiten.
03.10.2017 | Office
Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
In Word lässt sich oben links in die Leiste ein separates Symbol zum Speichern eines Dokuments mit einem neuen Namen einbauen. Dazu am rechten Rand der Leiste auf den Pfeil nach unten klicken. Am Mac dann einen Haken bei Speichern unter setzen.
Windows-Nutzer klicken in der Liste auf Weitere Befehle…, scrollen dann in der zweispaltigen Ansicht links nach unten, markieren den Eintrag Speichern unter und bestätigen mit Hinzufügen>>, OK. Ab sofort lassen sich geöffnete, bereits gespeicherte Word-Dokumente mit diesem Button unter einem anderen Namen abspeichern.
11.09.2017 | Office
Damit Begriffe wie „z. B.“ oder auch Einheiten à la „15 °C“ am Ende von Zeilen in Dokumenten nicht getrennt werden, gibt es das geschützte Leerzeichen. Allerdings reißt es auch große Löcher in mehrteilige Abkürzungen. In Word lässt sich dagegen etwas machen.
Beim professionellen Setzen von Texten ist es üblich, Abkürzungen mit einem besonderen Leerzeichen zu versehen. Dieses ist nur halb so breit wie ein normales Leerzeichen. Es hat in Unicode einen eigenen Codepoint – aber kaum eine Schrift unterstützt es.
In Word geht es auch einfacher: Zunächst mit [Strg]+[Umschalt]+[Leer] das geschützte Leerzeichen einfügen – am Kringel zu erkennen. Jetzt wird es markiert und das Dialogfeld Zeichen aufgerufen, etwa mit [Strg]+[D]. Nun bei Erweitert den Wert für Skalieren auf 50% ändern, mit OK bestätigen, fertig. Das so gestauchte Leerzeichen kann nun auch kopiert und an anderer Stelle in Word wieder eingefügt werden.
23.07.2017 | Office
Wird eine Grafik in ein Word-Dokument eingefügt, lässt sich Text normalerweise nur links, rechts, darüber oder darunter eingeben. Wer Text auf das Bild setzen möchte, hat die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten.
Erstens könnte man das Layout der Grafik so anpassen, dass sie hinter dem Text erscheint. Dazu innerhalb von Word mit der rechten Maustaste auf das betreffende Bild klicken. Dann die Option Text-Umbruch, Hinter den Text auswählen. Anschließend lässt sich Text über den normalen Fluss der Absätze, etwa unter Nutzung von Tabs, an der gewünschten Stelle platzieren.
Klappt diese Möglichkeit nicht, lässt sich über das Einfügen-Menü auch ein Textfeld an der korrekten Stelle einfügen, an der der Text zu sehen sein soll. Dabei die Füllung und den Rahmen des Textfelds beide auf Transparent stellen, sodass nur der eigentliche Text über der Grafik erscheint.
Bild, CC BY-ND
16.07.2017 | Office
In Word-Dokumenten können Kollegen Kommentare hinterlassen und Änderungen nachverfolgen. Ist eine Datei aber fertig, sollten alle anderen das auch erfahren. Als Alternative zur eMail, die eh keiner liest, kann auch das Dokument selbst als abgeschlossen markiert werden.
Wenn ein Dokument in Word als abgeschlossen gekennzeichnet wurde, zeigt Microsoft Word oben ein Hinweis-Banner an. So weiß jeder, der es öffnet: Die Datei ist fertig und sollte nicht weiter bearbeitet werden.
Um ein Dokument als abgeschlossen zu markieren, wird in Word 2016 auf Datei, Informationen, Dokument schützen, Als abgeschlossen kennzeichnen geklickt. Nachdem die Hinweise bestätigt wurden, wird die Datei gespeichert und geschlossen. Jetzt kann sie weitergegeben oder per eMail verschickt werden.
