11.11.2017 | Office
Soll ein Dokument online gestellt werden, ist PDF das Format der Wahl. Viele erstellen PDFs aus Word-Dokumenten. Dazu hat Microsoft Word eine integrierte Export-Funktion. Das Problem: Die so generierten PDFs sind oft viel zu groß.
Mit einem Trick lässt sich die Größe einer PDF-Datei leicht optimieren. Das kann direkt aus Word heraus erledigt werden. Hier die nötigen Schritte:
- Als Erstes wird das Dokument geöffnet.
- Nun auf Datei, Exportieren klicken.
- Dann das PDF-Format auswählen.
- Hier bei den Optionen statt Standard die Option für kleinere Dokumente auswählen, fertig.
10.11.2017 | Office
Mit einer integrierten Funktion können Nutzer mathematische Formeln direkt in Word-Dokumente einfügen. Das ist praktisch, denn so muss kein zweites Programm zu diesem Zweck genutzt werden. Wer die vorgegebene Schrift für Formeln in Microsoft Word ändern will, kann dies mit wenigen Klicks erledigen.
Dazu wird als Erstes eine Formel eingefügt, die Funktion findet sich unter Einfügen, Formel. Nun die gewünschte Formel eintippen und auswählen. Anschließend oben zum Tab Design umschalten und dort auf den Button für normalen Text klicken. Zurück auf dem Menü-Tab Start kann jetzt die gewünschte Schrift über das normale Klappfeld ausgewählt werden.
Wichtig: Nur relativ wenige Schriften haben die Zeichen, die man für Formeln braucht. Wer sich also für eine andere Schrift entscheidet, muss oft mehrere Fonts durchtesten, bis man eine gefunden hat, in der alle benötigten Glyphen enthalten sind.
10.11.2017 | Office
Über das Noun Project lassen sich Hunderte Symbole und Piktogramme kostenlos nutzen. Mitglieder können eigene Icons beisteuern und die Icons anderer Designer nutzen. Mit einem Add-In für Microsoft Office lassen sich die Symbole besonders einfach einfügen.
Dazu auf die Webseite des Noun Project-Add-Ins gehen und dort auf Jetzt holen klicken. Dann das passende Programm auswählen, also Word oder PowerPoint.
Nun öffnet sich ein neues Dokument oder eine Präsentation. Danach auf Bearbeitung aktivieren klicken – jetzt lässt sich das Dokument schon wieder schließen, das Add-In wurde eingerichtet.
Wer nun oben im Menü auf Einfügen klickt, findet dort ganz rechts einen Icons-Button. Jetzt mit dem Noun Project-Login anmelden, nach einem Symbol suchen, die passende Größe auswählen und schon kann es in die Datei eingefügt werden.
07.11.2017 | Office
Erhält man eine Word-Datei, heißt das noch lange nicht, dass auf dem eigenen PC auch alle darin verwendeten Schriften verfügbar sind. Manchmal führt kein Weg daran vorbei, sie durch andere, vorhandene Schriftarten auszutauschen. In Word 2016 geht das ganz einfach.
Fehlende Schriften in den Formaten eines Word-Dokuments können für das gesamte Dokument auf einmal ersetzt werden. Dazu folgende Schritte ausführen:
- Zunächst wird das Word-Dokument per Doppelklick geöffnet.
- Nun oben im Menü auf Format, Schriftarten ersetzen… klicken.
- Daraufhin zeigt Word einen Dialog an, der alle fehlenden Schriften auflistet.
- Jetzt für jede Schrift den gewünschten Ersatz festlegen, fertig.
Tipp: Auf Wunsch kann Word die Schriften auch dauerhaft, also bei jedem geöffneten Dokument, ersetzen. Dazu reicht ein Klick auf den Permanent-Button.
06.11.2017 | Office
Wer an einem größeren Projekt arbeitet, kann nicht alle Ideen und Kommentare direkt in die Word-Datei einfügen. Denn das wäre schnell unübersichtlich. Für solche Fälle ist es sinnvoller, OneNote-Notizen mit dem Word-Dokument zu verknüpfen.
Das klappt mit Microsoft Office 2016 mit wenigen Schritten:
- Als Erstes wird ein neues Word-Dokument erstellt oder ein bereits vorhandenes geöffnet. Wichtig: Handelt es sich um eine neue Datei, muss diese zunächst gespeichert werden, bevor sich OneNote-Notizen erstellen lassen.
- Jetzt oben im Menü zum Tab Überprüfen umschalten.
- Nun ganz rechts auf OneNote: Verknüpfte Notizen klicken.
05.11.2017 | Office
Lange Dokumente am Bildschirm zu lesen ist schwer – deswegen liest kaum einer etwas am Monitor. Wer einen Text leichter erfassen möchte, kann Word 2016 dazu bringen, ihn sich vorlesen zu lassen.
Damit Office ein Word-Dokument vorliest, sind folgende Schritte nötig:
- Zuerst wird das Word-Dokument geöffnet, z. B. über den Explorer.
- Jetzt oben im Menü zum Bereich Überprüfen navigieren.
- Dort findet sich in der linken Hälfte der Eintrag Laut vorlesen.
- Per Klick startet die Wiedergabe des Dokuments. Während der Text vorgelesen wird, hebt Word das aktuelle Wort jeweils hervor.
Die Funktion zum Vorlesen von Dokumenten steht momentan (Stand: November 2016) nur in der Windows-Version von Word zur Verfügung, nicht aber am Mac.
Tipp: Wer die Vorlese-Funktion per Tastatur starten will, drückt [Alt]+[Strg]+[Leertaste].
05.11.2017 | Office
Wer keinen Drucker mit Duplex-Funktion hat, muss die Seiten manuell auf der Vorder- und Rückseite bedrucken. Besonders nützlich ist dafür die Word-Funktion, mit der sich diese Aufgabe halb automatisieren lässt.
Um am Mac mit Word 2016 nur die ungeraden (und später die geraden) Seiten zu Papier zu bringen, geht man wie folgt vor:
- Zuerst das Dokument öffnen.
- Nun oben links in der Leiste auf das Drucken-Symbol klicken.
- Jetzt, im Druckdialog, das Klappmenü Kopien & Seiten öffnen.
- Hier den Bereich Microsoft Word markieren.
- Dann kommt die Option für gerade bzw. ungerade Seiten zum Vorschein.
30.10.2017 | Office
Alle paar Minuten speichert Microsoft Word das aktuell geöffnete Dokument automatisch als Sicherung. Wer Dateien überhaupt nicht mehr manuell speichern will, nutzt am besten eine neue Funktion von Word 2016.
Der Clou: Sobald sich ein Dokument geändert hat – etwa, weil Text ergänzt oder geändert oder ein Bild eingefügt wurde –, sichert das Programm die Änderungen vollautomatisch. So kann selbst im Falle eines Absturzes nichts mehr verloren gehen.
Um die automatische Speicherung zu aktivieren, genügt es, wenn man das aktuelle Dokument in der OneDrive-Cloud abspeichert. Anschließend oben links im Word-Fenster den Schalter für Automatisches Speichern aktivieren, fertig.
Gut zu wissen: Die automatische Speicherung klappt sowohl in der Windows- als auch in der Mac-Version von Word 2016.
