02.12.2017 | Office
Word 2016 hat viele Funktionen – und läuft normal sehr stabil. Stürzt das Programm dennoch einmal ab, wacht im Hintergrund ein Dienst darüber, dass nach Möglichkeit keine Daten verloren gehen. Selbst dann nicht, wenn das Dokument noch nicht gespeichert war.
Meist lassen sich ungespeicherte Änderungen an Dokumenten nach einem Crash von Microsoft Word (für Windows) also wiederherstellen. Microsoft hat das Vorgehen stark vereinfacht: Im Normalfall genügt es, wenn nach einem Absturz von Word das Programm einfach erneut gestartet wird – zum Beispiel über das Startmenü.
Word sollte die zuvor bearbeitete Datei dann automatisch wieder öffnen und sich auch gemerkt haben, an welcher Stelle das Dokument zuletzt bearbeitet wurde. Das Besondere: Oben unter dem Menüband blendet Word eine Leiste ein. Wird hier auf den Speichern-Button geklickt, lässt sich das vor dem Absturz nicht mehr mögliche Speichern bequem mit einem Klick nachholen.
01.12.2017 | Office
Im Web werden Dokumente meist im PDF-Format geteilt. Das allgegenwärtige Format des Herstellers Adobe kann inzwischen auch von anderen Programmen exportiert werden. Dazu gehört auch Microsoft Office. Sind die mit Word und Co. erstellten PDFs zu groß, lassen sie sich auch kleiner machen.
Dazu wird als Erstes das Dokument geöffnet, das als PDF exportiert werden soll. Jetzt auf Datei, Exportieren klicken. Hier folgt ein Klick auf den Button PDF/XPS-Dokument erstellen.
Im nachfolgenden Dialog dann den gewünschten Ordner auswählen. Unten rechts wird anschließend die Optimierung festgelegt – entweder perfekte Qualität zum Ausdrucken oder eine optimierte Version zum Versenden und zur Nutzung im Web.
Tipp: Ist die resultierende PDF-Datei immer noch zu groß, kann sie auch über einen Online-Dienst zur Komprimierung verkleinert werden. Enthält die Datei allerdings viele Bilder, sinkt deren Qualität mitunter erheblich.
29.11.2017 | macOS
Das Word-Programm von Microsoft Office für den Mac ist nicht immer so stabil wie die Windows-Version. Dies gilt besonders dann, wenn man sich für die Insider-Builds angemeldet hat. Streikt Word genau dann, wenn man an einer wichtigen Datei arbeiten muss, gibt es drei Möglichkeiten.
- Man könnte vorübergehend auf die Online-Version von Word zurückgreifen. Die ist kostenlos unter www.office.com erreichbar und speichert Dokumente in der OneDrive-Cloud.
- Zweitens kommt auch TextEdit häufig mit Dokumenten zurecht, wenn diese nicht zu aufwändig formatiert sind.
- Schließlich kann man auch eine virtuelle Maschine einrichten, auf der Windows läuft, und darin dann die Windows-Version von Microsoft Office betreiben.
29.11.2017 | Office
Mit Microsoft Word können Texte auf vielerlei Weise designt und formatiert werden. Muss man die Designs allerdings jedes Mal manuell anwenden, wird das schnell mühselig. Mit einem Trick lässt sich ein Wort bei jeder Nutzung direkt mitsamt dem gewünschten Format einfügen.
- Dazu wird der Ausdruck zunächst in ein leeres Dokument geschrieben und so formatiert wie gewünscht. Danach den Ausdruck mit der Maus markieren. Jetzt oben links auf Datei, Optionen klicken.
- Dort wird dann zum Bereich Dokumentprüfung gewechselt, um anschließend auf den Button AutoKorrektur-Optionen… zu klicken.
- Hier kann ein passendes Kürzel für den neuen, formatierten Ausdruck angegeben werden.
- Sobald auf Hinzufügen geklickt wird, kann das fertig einsatzbereite Wort direkt durch Eingeben des hinterlegten Kürzels eingefügt werden.
28.11.2017 | Office
Mit Pfeilen, Sprechblasen und ähnlichen Formen lassen sich Dokumente schnell ansprechend gestalten. Dabei setzt man oft mehrere dieser Formen gemeinsam ein. Um sie zu gruppieren, eignet sich am besten ein Zeichnungsbereich.
Anders als bei früheren Word-Versionen wird dieser beim Einfügen von Formen in Word allerdings nicht mehr automatisch eingefügt, sondern muss vom Nutzer bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.
Um in Word 2016 einen Zeichnungsbereich zum Gruppieren und gemeinsamen Bearbeiten von Formen in ein Word-Dokument einzufügen, den Cursor an die gewünschte Stelle setzen. Dann oben im Menü auf Einfügen, Formen und dann ganz unten auf Neuer Zeichenbereich klicken.
27.11.2017 | Office
Häufig verwendete Formate lassen sich in einem Dokument als Vorlage speichern. Sie erscheinen dann in der Liste der Formatvorlagen – allerdings nur im aktuellen Dokument. Soll der Stil auch in anderen Dokumenten nutzbar sein, lässt er sich auf Wunsch auch in der zugehörigen Word-Vorlage speichern.
- Um diese Einstellung zu ändern, wird zunächst das betreffende Word-Dokument geöffnet.
- Jetzt die Liste der Formatvorlagen am rechten Rand des Fensters einblenden.
- Nun den Stil, der für andere Dateien verfügbar gemacht werden soll, mit der rechten Maustaste anklicken.
- Im Kontextmenü kann er jetzt geändert werden.
- Im folgenden Dialog lässt sich die Verfügbarkeit der Vorlage auf andere Dokumente ausweiten. Dazu das entsprechende Kästchen unten im Dialog mit einem Haken versehen.
22.11.2017 | Office
Wer einen Text zum Lesen am Bildschirm verfasst, sollte darauf achten, dass dieser kurz und bündig und gut lesbar ist. Wichtig ist auch: Je länger eine Zeile auf dem Bildschirm und auf dem Papier ist, desto größer sollte der Abstand der einzelnen Zeilen sein. Das erleichtert es dem Auge, den Zeilen von links nach rechts zu folgen.
In Microsoft Word können Nutzer den Zeilen-Abstand von Absätzen bequem über das Dialogfeld Absatz einstellen. Dieses Dialogfeld lässt sich aufrufen, indem zuerst die betreffenden Absätze markiert werden, um dann anschließend oben im Menü auf Format, Absatz zu klicken.
Noch einfacher kann der Zeilen-Abstand angepasst werden, in dem oben auf dem Menü-Tab Start die Klappe im Bereich für Tools geöffnet wird. Hier kann der Nutzer schnell eine Auswahl aus häufig benötigten Abständen treffen.
14.11.2017 | Office
Öffnet man in Office 2013 oder 2016 ein Word-Dokument, bietet das Programm dem Nutzer an, den Cursor an die Position der letzten Bearbeitung zu setzen, sodass man dort gleich weiterarbeiten kann. Wer diesen Hinweis ausblenden möchte, sucht in den Word-Einstellungen vergebens. Mit einem Trick lässt sich die Funktion dennoch deaktivieren.
Dazu gleichzeitig [Win]+[R] drücken, regedit eintippen und mit OK bestätigen. Jetzt links zu HKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, 16.0, Word, Reading Locations wechseln. Nun mit der rechten Maustaste auf Reading Locations klicken und Berechtigungen… auswählen. Dort auf Erweitert klicken.
Jetzt ganz unten den Haken bei Alle Berechtigungseinträge (…) setzen, mit OK bestätigen und zum Schluss neu starten. Ab sofort fragt Word 2016 beim Öffnen von Dokumenten nicht mehr nach, ob an der zuletzt bearbeiteten Stelle weitergemacht werden soll.
