Zur Strukturierung von großen Word-Dokumenten gibt es Überschriften und weitere Absatz-Formate. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor Haupt-Überschriften, etwa für Kapitel, eine neue Seite anzufangen. Auch das kann Word automatisch erledigen.
Auf Touch-fähigen Geräten, etwa Tablets oder auch manchen Notebooks, unterstützen die Programme von Microsoft Office 2016 auch die Eingabe von Notizen und Zeichnungen direkt per Finger oder Stift. Hat man sich verschrieben, lassen sich solche Freihand-Eingaben leicht mit dem Radierer korrigieren.
Wenn es um die Bearbeitung großer Dokumente mit vielen Seiten geht, muss man oft an mehreren Stellen gleichzeitig am Inhalt arbeiten. Anstelle ständig von einer Stelle zu einer anderen zu springen, können Word-Nutzer auch einen einfachen Trick anwenden und zwei Fenster für die gleiche Datei öffnen.
In Word lassen sich nicht nur normale Texte verfassen, sondern auch ganze Bücher oder eBooks. In diesem Fall werden die Seiten oft auf der Vorder- und der Rückseite bedruckt. Dazu gibt es in Word eine besondere, zweiseitige Ansicht.
Mit Tabellen lassen sich Zahlen und andere Infos in einem Dokument vom Leser oft leichter erfassen als im normalen Text. Das Problem: Nicht jeder hat Zeit, eine Tabelle in Word ansprechend zu formatieren.
In Word gibt es nummerierte Listen und Aufzählungen, etwa mit Strichen oder Punkten vor den einzelnen Einträgen. Das ist auf die Dauer aber langweilig. Mit wenigen Klicks lässt sich da schnell für Abwechslung sorgen.
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, die logisch zusammenhängen – etwa einer Illustration und ihrer Beschreibung –, eignen sich Pfeile besonders gut. Die lassen sich auch direkt als Form in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Pfeile müssen auch nicht immer schnurgerade sein.
Gerade in großen Word-Dateien ist es mitunter schwer, die Übersicht zu behalten. Wenn keine Überschrift-Formate zum Einsatz kommen, über die man durch das Dokument navigieren könnte, muss man sich anders behelfen. Zum Beispiel mit Miniatur-Ansichten.
