Beinahe jeder nutzt die Textverarbeitung Microsoft Word. Dank der hohen Verbreitung sind Word-Dokumente, neben PDF, das Standardformat zum Austauschen von Texten, zum Beispiel im Büro. Wer die Zusammenfassung einer Besprechung, oder irgendeinen anderen Text, als Word-Dokument abspeichert, kann diese Datei anschließend an die Kollegen senden. Öffnen diese die Datei ebenfalls mit Microsoft Word, können sie ihre Anmerkungen und Kommentare direkt ins Dokument einfügen.
Haben Sie das Dokument wieder zurück erhalten, sehen Sie genau, wer welchen Kommentar verfasst hat – und welcher Textabschnitt kommentiert wurde. Word nutzt für jeden Bearbeiter eine eigene Farbe, somit wird eine Verwechslung ausgeschlossen.
Die Kommentarfunktion klappt mit allen Word-Versionen. Sie müssen auch keine besonderen Einstellungen an dem Word-Dokument vornehmen, damit Kommentare aktiviert sind. Haben Sie selbst eine *.doc- oder *.docx-Datei bekommen, die Sie kommentieren möchten, gehen Sie in Word 2007 und 2010 wie folgt vor:
Mit der Maus das Wort, den Satz oder die Textpassage markieren, auf die sich Ihr Kommentar beziehen soll.
Jetzt oben zur Registerkarte „Überprüfen“ wechseln und anschließend auf die Schaltfläche „Neuer Kommentar“ klicken.
Sofort wird die markierte Textstelle farbig hinterlegt. Eine Verbindungslinie führt zum Rand des Dokuments, wo ein Eingabefeld angelegt wurde. Geben Sie Ihren Kommentar hier ein.
Wenn Sie ein Word-Dokument verfassen und sich dabei vertippen, zeigt Word sofort eine rote Schlängellinie unter dem Fehler an. Allerdings beherrscht Word längst nicht alle Fachausdrücke. Auch bei Texten in mehreren Sprachen hat die Microsoft-Textverarbeitung Probleme, das jeweils richtige Wörterbuch zu laden. Wer selbst Korrektur liest, kann auf die Schlängelhilfe gut verzichten.
Die Rechtschreibprüfung lässt sich entweder für einzelne Dokumente oder für alle neu angelegten Word-Dateien abschalten. In Word 2010 geht das so:
Starten Sie Microsoft Office Word 2010.
Klicken Sie oben links auf den blauen „Datei“-Knopf.
Wählen Sie in der linken Spalte den Eintrag „Optionen“.
Jetzt links zur Rubrik „Dokumentprüfung“ schalten.
Ganz unten auf der rechten Seite, wählen Sie aus, ob Sie die Rechtschreibprüfung für alle neuen Dokumente oder nur für die aktuelle Datei abschalten wollen. Stellen Sie dies bei „Ausnahmen für:“ ein.
Darunter jetzt die Haken zum Abschalten der Rechtschreib- und/oder Grammatikprüfung setzen.
Die Änderungen schließlich per Klick auf „OK“ abspeichern. Sie gelten sofort – die roten und grünen Linien sind verschwunden.
Sie schreiben ein Buch oder eine wissenschaftliche Arbeit in Microsoft Word? Wenn Sie auch das Layout übernehmen, müssen Sie beachten: Ein Buch hat innen mehr Abstand als außen. Für diesen abwechselnd links und rechts eingefügten Abstand, Bundsteg genannt, gibt es in Word eine eigene Funktion.
Legen Sie dazu ein neues Word-Dokument an, oder öffnen Sie das Dokument, dem Sie einen Bundsteg zuweisen wollen.
In Word 2007 und 2010 wechseln Sie dann zum Tab „Seitenlayout“. Der zweite Menüband-Bereich von links heißt „Seite einrichten“. Unten rechts in diesem Feld klicken Sie auf den kleinen Pfeil, der das entsprechende Dialogfeld öffnet.
Bei älteren Word-Versionen klicken Sie auf „Datei, Seite einrichten…“, um dasselbe Dialogfeld zu erreichen.
Tragen Sie jetzt im Feld „Bundsteg“ einen Wert in Zentimetern ein, beispielsweise 2 cm. Zusammen mit dem Wert unter „Links“ beziehungsweise „Rechts“ ergibt sich der jeweilige Seitenrand der Seite – je nachdem, ob es sich um eine gerade oder ungerade Seite handelt.
Sie haben eine Word- oder Excel-Datei zugeschickt bekommen, die mit Office 2007 oder neuer erstellt wurde (also als DOCX oder XLSX) und würden die verwendeten Grafiken gern als Dateien archivieren? Nichts leichter als das – denn das neue Office-Dateiformat ist eigentlich nur eine ZIP-Datei.
Daher lässt sich ein DOCX-Dokument auch in einem normalen Entpack-Programm öffnen, zum Beispiel im beliebten 7-Zip. Hier die nötigen Schritte:
Mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, das die Grafiken enthält.
Aus dem Kontextmenü den Eintrag „7-Zip, Öffnen“ anklicken.
Jetzt den Ordner „word/media“ öffnen.
Hier findet sich jedes verwendete Bild als Datei wieder. Die gewünschten Bilder lassen sich nach Markieren einfach mit der rechten Maustaste an ein Ziel auf der Festplatte kopieren, beispielsweise auf den Desktop.
Wer oft Briefe schreibt, kennt das Problem: Man verwendet immer wieder die gleichen Formulierungen oder Anreden und muss sie jedes Mal neu eintippen. Praktisch wäre es, wenn man sie auch mit Kürzeln eingeben könnte.
Genau das geht, wenn man sich die AutoKorrektur-Funktion von Word zunutze macht. Dabei lässt sich ein Kürzel mit einem Text, einem Bild (zum Beispiel einem Piktogramm) oder beidem ersetzen. So legen Sie ein AutoKorrektur-Kürzel mit Word 2010 an:
Word starten und ein leeres Dokument öffnen.
Die lange Version des Kürzels (also das Bild oder den Text) eintippen und so formatieren, wie es später eingefügt werden soll. Das könnte zum Beispiel ein Smiley-Bildchen sein.
Das Eingegebene mit der Maus markieren.
Oben links auf „Datei, Optionen” klicken. Links zum Bereich „Dokumentprüfung” wechseln.
Nun rechts auf die Schaltfläche „AutoKorrektur-Optionen…” klicken.
Danach zum Tab „AutoKorrektur” wechseln, und bei „Ersetzen:” das gewünschte Kürzel eingeben, im Beispiel das Kürzel für den Smiley.
Schließlich auf „Hinzufügen, Schließen, OK” klicken.
Wird jetzt das Kürzel eingegeben und ein Trennzeichen danach (wie Leerzeichen oder neue Zeile), ersetzt Word das Kürzel durch den Ersetzungstext oder das Bildchen.
Zum Blättern durch lange Dokumente kommt bei Word meist die Scrollleiste am rechten Rand oder das Mausrad zum Einsatz. Kein Problem auf Desktoprechnern. Bei Notebooks entfällt die Mausradmethode, da es bei Touchpads keinen Mausradersatz gibt. Um trotzdem ganz einfach mit der Maus zu blättern, ist Word mit einer versteckten Funktion ausgestattet: der Schwenkhand.
Mit der Schwenk- oder Verschiebehand von Word 2007/2010 lassen sich Dokumente mit gedrückter Maustaste verschieben. Allerdings muss die Funktion zuerst aktiviert werden. Hierzu ganz oben in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den nach unten weisenden Pfeil klicken und den Befehl „Weitere Befehle“ aufrufen. Dann aus der Liste „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ markieren. In der Befehlsliste den Eintrag „Schwenkhand“ (Word 2007) bzw. „Verschiebehand“ (Word 2010) markieren, auf „Hinzufügen“ klicken und mit OK bestätigen. Über das neue Handsymbol der Schnellsymbolleiste lässt sich jetzt die neue Schwenkfunktion aktivieren. Der Mauszeiger wird zur Hand; die Seiten lassen sich mit gedrückter Maustaste verschieben. Mit [Esc] wird der Schwenkhandmodus wieder verlassen.
Schnell mal einen fremdsprachigen Begriff übersetzen? Das war bislang immer mit viel Klickarbeit verbunden. Zuerst musste der Begriff aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert, ein Übersetzungstool gestartet oder eine Wörterbuch-Webseite geöffnet und der kopierte Begriff eingefügt werden. Seit Word 2010 kann man sich die Klickarbeit sparen. Und Begriffe mit zwei Mausklicks übersetzen lassen.
In Word 2010 ist der Übersetzer bereits integriert. Um einen Begriff zu übersetzen, zuerst im Menüband „Überprüfen“ mit dem Befehl „Übersetzen | Sprache für die Übersetzung auswählen“ die Quell- und Zielsprache festlegen. Jetzt lassen sich Wörter übersetzen, indem mit der rechten Maustaste draufgeklickt und der Befehl „Nachschlagen | English Assistance:German“ die Seitenleiste mit der passenden Übersetzung eingeblendet wird. Das klappt allerdings nur bei einer bestehenden Internetverbindung.
Aus Word-Dateien ein PDF-Dokument zu machen, ist keine Kunst. Doch was tun, wenn man’s umgekehrt braucht und aus einer PDF-Datei wieder eine Word-Datei machen möchte? Auch dafür gibt’s eine Lösung.
Wer PDF-Dateien bearbeiten und in Word korrigieren, ergänzen oder Teile daraus löschen möchte, braucht den Onlinedienst „PDF to Word“. Das Gute daran: man muss keine Zusatzsoftware installieren, sondern wandelt die PDF-Dateien übers Internet in Word-Dokumente um.
Dazu die Webseite www.pdftoword.com/de/ aufrufen, die Datei hochladen, das Umwandlungsformat auswählen (neben PDF steht auch RTF zur Verfügung) und die E-Mail-Adresse eingeben, an die das fertige Word-Dokument geschickt werden soll. Nach einem Klick auf „Konvertieren“ dauert es nur wenige Augenblicke, bis die fertige Word-Datei im Posteingang landet.
Vorsicht: Da die Daten übers Internet verschickt und im Web umgewandelt werden, sollte man keine sensiblen Dateien damit umwandeln – schließlich weiß man nie, wer die Dokumente zu Gesicht bekommt.
