Word fügt neue Zeilen immer dann ein, wenn ein Wort nicht mehr in die aktuelle Zeile passt. Was ein neues Wort ist, erkennt die Textverarbeitung an Leerzeichen. Manchmal will man aber, dass bestimmte Wörter trotz Leerzeichen nie auf 2 Zeilen aufgeteilt werden. Dazu können Sie geschützte Leerzeichen verwenden. (mehr …)
Kleine Tabellen mit nur wenigen Spalten lassen sich ohne Schwierigkeiten überblicken. Doch spätestens, wenn Sie den Bildschirminhalt scrollen müssen, weil nicht alle Spalten der Excel-Tabelle auf einmal dargestellt werden können, geht die Übersicht schnell verloren. Beim Lesen verrutscht der Blick da schon mal in der Zeile. Besser lesbar wird eine Tabelle mit vielen Spalten und Zeilen, wenn die geraden und ungeraden Zeilen abwechselnd eingefärbt sind.
Manuell müssen Sie das allerdings nicht tun. Excel 2010 hilft Ihnen mit einem einfachen Trick weiter. Markieren Sie dazu den Bereich, in dem die Daten der Tabelle enthalten sind. Jetzt oben den Tab „Einfügen“ hervor holen und den Knopf „Tabelle“ anklicken. Die Nachfrage nach dem Datenbereich mit „OK“ bestätigen.
Die abwechselnd hell- und dunkelblaue Hintergrundfarbe sagt Ihnen nicht zu? Auch das Design lässt sich mit wenigen Handgriffen anpassen. Klicken Sie dafür zuerst irgendwo in die eingefügte Tabelle. Wechseln Sie dann zum damit eingeblendeten gelben „Tabellentools-Entwurf“-Tab. Am rechten Rand des Menübands können Sie jetzt zu einer anderen Farbgebung umschalten. Sollen nicht nur die Zeilen, sondern auch die Spalten abwechselnd gefärbt werden, noch den Haken setzen bei „Verbundene Spalten“.
In Excel-Tabellen klaffen oft Lücken. Zeilen ohne Einträge stören das Gesamtbild und reißen die Tabelle auseinander. Das muss nicht sein. Mit einem simplen Trick verschwinden die Leerzeilen, und der Rest rückt zusammen.
So klappt’s: Per Klick auf den Spaltenkopf die Spalte markieren, in der sich leere Zellen befinden. Dann die Taste [F5] drücken und auf die Schaltfläche „Inhalte“ klicken. Im nächsten Fenster die Option „Leerzellen“ markieren und mit OK bestätigen. Alle leeren Zellen der Spalte werden daraufhin markiert. Jetzt mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Leerzellen klicken, den Befehl „Zellen löschen“ aufrufen und die Löschoption „Ganze Zeile“ markieren. Schon sind die Leerzeilen verschwunden.
Die Tabellenkalkulation Excel wird vorwiegend mit der Maus bedient. Eigentlich keine schlechte Wahl. Alle wichtigen Befehle lassen sich über Menüs, Schaltflächen oder das Kontextmenü der rechten Maustaste erreichen. Wichtige Aufgaben wie das Hinzufügen und Entfernen von Zeilen und Spalten lassen sich ohne Maus aber schneller erledigen.
Um eine neue Zeile zu ergänzen, ist normalerweise viel Klickarbeit nötig. Zuerst muss eine Zeile markiert, dann mit der rechten Maustaste angeklickt und schließlich aus dem Kontextmenü der Befehl „Zellen einfügen“ aufgerufen werden. Alles viel zu aufwändig. Viel schneller geht es mit der Tastenkombination [Strg]+[+]. Einfach eine Zeile markieren und mit [Strg]+[+] beliebig viele neue Zeilen ergänzen. Genau so einfach geht’s mit neuen Spalten. Und wer Zeilen oder Spalten wieder loswerden möchte, markiert sie und drückt [Strg]+[-].
Beim Kopieren von Tabellenbereichen schleichen sich schnell doppelte Zeilen ein. Diese von Hand ausfindig zu machen, ist eine mühsame Angelegenheit. Einfacher geht’s mit dem Standardfilter und der richtigen Kombination der Filterkriterien.
So geht’s: Zuerst muss der Bereich markiert werden, der doppelte Zeilen enthält. Dann den Befehl „Daten | Filter | Standardfilter“ aufrufen und im nächsten Fenster für eine beliebige Spalte den Wert „Nicht leer“ wählen. Damit wird verhindert, dass versehentlich leere Zeilen gelöscht werden. Anschließend auf „Zusätze“ klicken und die Option „Keine Duplikate“ aktivieren. Dann die Option „Filterergebnis ausgeben nach“ aktivieren und im nebenliegenden Feld den Tabellenbereich angeben, in dem die bereinigte Tabelle erscheinen soll. Per Klick auf OK wird der markierte Bereich nach doppelten Zeilen durchsucht und die „saubere“ Liste in den Zielbereich kopiert.
Arbeiten mehrere Anwender an einem Textdokument, sind Zeilennummern hilfreich. Vor allem beim Korrigieren. Statt umständlich mit Formulierungen wie „Seite 5, erster Absatz, zweiter Satz“ auf Textstellen zu verweisen, reichen dann Hinweise wie „Zeile 412“.
Damit Word alle Textzeilen automatisch nummeriert, bei Word 2007 bzw. 2010 ins Menüband „Seitenlayout“ wechseln und im Bereich „Seite einrichten“ auf „Zeilennummern“ klicken. Im Untermenü stehen verschieden Varianten zur Auswahl. Mit „Fortlaufend“ wird das gesamte Dokument nummeriert. Am Layout ändert sich nichts. Die Zeilennummern sind nur am Bildschirm sichtbar.
Übrigens: Um besonders schnell zu einer bestimmten Zeile zu gelangen, die Tastenkombination [Strg][G] drücken, den Eintrag „Zeilennummern“ auswählen und die gewünschte Nummer eingeben.
