Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Am einfachsten geht das über ein Tastatur-Kürzel. Dabei wird der Bereich, der kopiert werden soll, zunächst markiert, also ausgewählt. Nun gleichzeitig [Alt]+[Umschalt]+[Komma] drücken. Der weiße Rahmen zeigt an, dass nur die sichtbaren Zellen ausgewählt sind. Die lassen sich dann über [Strg]+[C] ganz einfach kopieren.
Wer die Maus bevorzugt, markiert ebenfalls zunächst den gewünschten Bereich. Im Menü dann auf Start klicken und bei den Suchen-/Ersetzen-Funktionen den Befehl Gehe zu aufrufen. In der Liste der Optionen dann den Eintrag Nur sichtbare Zellen auswählen, fertig.
In einer Excel-Tabelle lassen sich Einträge schnell nach der Wertigkeit oder alphabetisch sortieren. Kaum bekannt ist: Eine ähnliche Funktion steht auch in Word zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn mal eben schnell eine Liste korrekt sortiert werden soll.
Um mehrere Zeilen in einem Word-Dokument schnell in die richtige Reihenfolge zu bringen, führt man die folgenden Schritte aus:
Als Erstes das betreffende Dokument aufrufen.
Jetzt die Zeilen markieren, die sortiert werden sollen.
Dann oben im Menü auf Start, Sortieren Das Symbol zeigt die Buchstaben A und Z mit einem Pfeil abwärts.
Nun die gewünschte Sortierung auswählen: Text oder Zahl.
Zellen sind immer zu klein – das gilt nicht nur im Knast, sondern auch für Excel-Tabellen. Wenn der Text zu breit wird und die Nachbar-Zelle leer ist, bleiben die Inhalte ja sichtbar. Werden aber innerhalb einer Zelle mehrere Zeilen benötigt, muss man einen Trick anwenden.
Wer sich auch mit Word auskennt, weiß: Durch Drücken von [Umschalt]+[Enter] wird ein neuer Zeilen-Umbruch eingefügt. In Excel wandert der Cursor dadurch aber nur eine Zelle nach oben.
Wer innerhalb einer Excel-Zelle eine neue Zeile eingeben möchte, drückt eine andere Tasten-Kombination, und zwar [Alt]+[Enter]. Dadurch lassen sich zum Beispiel Listen bequem in eine Zelle eingeben, die keine eigene Zeile erhalten sollen.
In eine bestehende Excel-Tabelle lassen sich zwar neue Zeilen einfügen, man kann aber nicht festlegen, wie viele Zeilen hinzugefügt werden sollen. Man muss neue Zeilen aber nicht einzeln einfügen. Mit einem Makro klappt’s auch einfacher.
Damit das im Folgenden erstellte Makro funktioniert, wird die Tabelle als Erstes anders gespeichert. Dazu im Dialogfeld „Speichern unter“ das Klappfeld „Dateityp“ (PC) oder „Dateiformat“ (Mac) öffnen und dort „Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm)“ auswählen. Im Anschluss schaltet man zu „Ansicht, Makros“, gibt einen Namen ein, etwa ZeilenEinfuegen, und klickt dann auf „Erstellen“ (PC) oder das Pluszeichen (Mac). Zwischen den Zeilen „Sub“ und „End Sub“ wird folgender Code eingefügt:
Dim CurrentSheet As Object
For Each CurrentSheet In ActiveWindow.SelectedSheets
CurrentSheet.Range("a1:a5").EntireRow.Insert
Next CurrentSheet
Mit diesem Code werden zuoberst 5 neue Zeilen eingefügt. Die Zahl lässt sich direkt im Code anpassen. Wer die neuen Zeilen nicht ganz oben, sondern weiter unten braucht, passt den Zeilenbereich entsprechend an, etwa „a8:a13“.
Wird in einem Word-Dokument am Ende einer Tabelle eine neue Zeile benötigt, reicht ein Druck auf die [Tab]-Taste, um die Tabelle zu verlängern. Schwieriger wird’s zwischen anderen Zeilen. Wie fügt man hier schnell eine neue Tabellen-Zeile ein?
Zum Einfügen einer neuen, leeren Zeile inmitten einer Tabelle zuerst den Fokus auf die darüber liegende Zeile setzen. Anschließend oben im Menüband zum Tab „Tabellentools – Layout“ schalten und dort auf „Darunter einfügen“ klicken.
Ab Word 2013 ist das Erstellen von neuen Tabellenzeilen einfacher. Der Nutzer zeigt an der Stelle, wo die neue Zeile eingefügt werden soll, auf den linken Rand der Tabelle. Daraufhin wird ein Pluszeichen in einem Kreis sichtbar. Ein Klick, und an der markierten Stelle wird eine neue Zeile in die Tabelle eingefügt.
Wer Microsoft Office kennt, fühlt sich im kostenlosen WPS Office gleich zuhause. Manchmal merkt man erst nach dem Erstellen einer Tabelle, dass sie besser aussehen würde, wenn man Zeilen und Spalten vertauschen würde. Wie geht das in WPS Spreadsheets?
WPS Office ist kostenlos für Windows und Linux erhältlich (www.wps.com). Um die Zeilen und Spalten einer Tabelle in WPS Office zu vertauschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Öffnen Sie die entsprechende Tabellendatei, zum Beispiel eine Excel-Arbeitsmappe, in WPS-Spreadsheets.
Markieren Sie jetzt den Tabellenbereich, dessen Zeilen und Spalten Sie vertauschen wollen, und klicken dann im Menüband auf „Kopieren“.
Am unteren Bildschirmrand legen Sie nun ein neues Blatt an.
Schalten Sie im Anschluss zu diesem neu erstellten Blatt um, und setzen Sie den Fokus in die Zelle A1 oben links.
Oben im Menüband öffnen Sie zum Schluss die Klappliste neben dem Wort „Einfügen“, und wählen dann „Transponieren“.
Der kopierte Tabellenbereich wird jetzt mit vertauschten Zeilen und Spalten eingefügt. Falls gewünscht, können Sie das alte Tabellenblatt danach löschen.
In einer Tabelle gibt es oft doppelte Einträge, die Sie loswerden wollen. Um solche Dubletten zu finden, könnten Sie die Daten sortieren und dann manuell durchlesen. Schneller und einfacher geht’s, wenn Sie doppelte Datensätze von Excel finden und löschen lassen.
Um in einer Tabelle doppelte Einträge leichter zu entfernen, gehen Sie in Excel 2007, 2010 oder 2013 wie folgt vor:
Starten Sie Microsoft Excel, und öffnen Sie die betreffende Tabelle.
Nun markieren Sie mit der Maus den Bereich, in dem nach doppelten Datensätzen gesucht werden soll.
Als Nächstes schalten Sie oben im Menüband zum Tab „Daten“.
Im Abschnitt „Datentools“ sehen Sie die Funktion „Duplikate entfernen“, die Sie per Klick aufrufen.
Jetzt setzen Sie bei allen Spalten einen Haken, die auf Gleichheit geprüft werden sollen. Wollen Sie etwa Vor- und Nachnamen prüfen, wählen Sie diese Spalten aus.
Nach einem Klick auf „OK“ werden die Dubletten erkannt und aus Ihrer Excel-Tabelle entfernt.
In der Liste von Nachrichten der Mail-App auf dem iPad werden normalerweise nur 2 Zeilen des Inhalts als Vorschau angezeigt. Sie wollen mehr Text sehen, sodass Sie nicht jede Nachricht antippen müssen, um den Inhalt zu erkennen? Mit wenigen Griffen ändern Sie die zugehörige Einstellung. (mehr …)
