Zellen in Excel sind manchmal zickig: Ihre Höhe und Breite muss angepasst werden, wenn die Daten nicht hineinpassen. In manchen Zeilen stehen aber Überschriften, die breiter sind. Hier hilft es, wenn Ihr mehrere Zellen zu einer zusammenfasst.
Auch wenn Excel eigentlich mehr Kalkulationsprogramm als Präsentation ist, die richtige Ausrichtung von Zellen ist ein wichtiges Thema. Wenn die Inhalte mal mittig, mal links oder rechts ausgerichtet sind, lenkt das ab. Das können Sie ändern!
Um mehr als ein Element auszuwählen, etwa 2 verschiedene Absätze in Word, 4 Zellen in Excel, 3 Grafiken in PowerPoint oder 10 Dateien im Datei-Explorer, kann entweder [Umschalt] oder [Strg] genutzt werden. Die grundlegenden Schritte funktionieren in Microsoft Office, Windows Explorer und vielen anderen Windows-Programmen. Wir zeigen, wie das klappt.
Um einen zusammenhängenden Bereich auszuwählen, kommt die [Umschalt]-Taste zum Einsatz:
Einmal auf das erste Element klicken.
Nun die Taste [Umschalt] gedrückt halten.
Dann auf das letzte Element, das markiert werden soll, klicken. Alles, was dazwischen liegt, wird ebenfalls ausgewählt.
Führen Sie eine Aktion wie z. B. die Formatierung durch.
Um nicht zusammenhängende Elemente auszuwählen, wird [Strg] verwendet:
Klicken Sie auf das erste Element.
Halten Sie [Strg] gedrückt, und klicken Sie auf die anderen Elemente, um die Auswahl wieder aufzuheben.
Führen Sie die Aktion aus, um die Arbeit mit dem markierten Bereich zu beenden.
Einige Ideen zum Ausprobieren
In Office-Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint können unter Datei, Öffnen mehrere Dateien ausgewählt werden, um alle diese Dateien gleichzeitig zu öffnen.
Es lassen sich mehrere Folien im PowerPoint-Foliensortierer auswählen, um einen Übergang anzuwenden.
Nach dem Markieren von Gruppen von Zellen oder Textabschnitten kann in Excel bzw. Word eine bestimmte Formatierung für die gesamte Markierung auf einmal angewendet werden.
Wer mehrere Objekte einer Zeichnung auswählt, kann sie gruppieren, verschieben oder gemeinsam ändern.
Bei der Arbeit mit großen Tabellen im Tabellen-Programm Excel kommt es öfter vor, dass einzelne oder mehrere Werte gelöscht werden müssen. Übrig bleiben leere Zellen. Die kann man leicht auch noch loswerden.
Anstatt alle leeren Zellen in einer Excel-Tabelle manuell einzeln zu entfernen, geht dies auch viel einfacher, was Zeit spart:
Im ersten Schritt einen Rahmen um den Bereich ziehen, der unter anderem die leeren Zellen enthält.
Jetzt oben im Menü auf Start, Suchen und Auswählen, Gehe zu… klicken.
Im erscheinenden Dialogfeld folgt ein Klick auf den Button Inhalte…
Hier den Eintrag Leerzellen markieren und mit OK bestätigen.
Zum Schluss oben im Menü bei Start auf Löschen klicken – fertig!
Die Funktion zum Suchen und Ersetzen kennt jeder aus Microsoft Word. Tatsächlich funktioniert sie auch in Microsoft Excel – allerdings nur dann, wenn eine Tabelle nicht zu viele Zellen enthält. Doch selbst in diesem Fall lassen sich Zellen, die bestimmte Begriffe enthalten, wenigstens farblich markieren. So findet man sie schneller.
Die bedingte Formatierung lässt sich wie folgt einrichten:
Zunächst oben im Menü auf Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten klicken.
Es folgt ein Klick auf den Button Neue Regel.
Hier die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden auswählen.
Im Feld darunter wird jetzt folgende Formel eingetragen: =ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff“, C1)) Dabei verweist C1 auf die Zelle, in der der Begriff enthalten ist.
Jetzt bei Format, Füllung die gewünschten Farben festlegen.
Zum Schluss noch den Zellbereich hinterlegen, für den diese Formel gelten soll.
Beim Ausfüllen von Tabellen versucht die Office-App Excel mitzudenken. Wer etwa in eine Zelle „26-02“ eingibt, stellt beim Verlassen der Zelle fest: Excel macht daraus ein Datum. Das ist allerdings nicht immer im Sinne des Erfinders. Mit einem Trick lässt sich verhindern, dass Excel Eingaben automatisch als Datum formatiert.
Das Problem geht noch weiter: Trägt man später in die betroffene Zelle eine Formel ein, erscheint auch das Ergebnis in Form eines (natürlich unsinnigen) Datums. Damit das nicht mehr passiert, führt man folgende Schritte aus:
Zuerst per Klick die Zelle mit dem falschen Datum markieren.
Jetzt oben im Menü bei Start den festgelegten Datentyp ablesen. Hier steht nämlich nicht Datum oder Uhrzeit, sondern Benutzerdefiniert – und daher kommt das Problem.
Nun manuell als Datentyp Text auswählen.
Zum Schluss die Daten bzw. die Formel erneut in die Zelle eintippen. Diesmal wird sie nicht mehr automatisch in ein Datum verwandelt.
Wie lange eine Arbeit braucht, lässt sich oft nur schwer im Voraus einschätzen. Besonders dann nicht, wenn ein Monat noch jede Menge Feiertage enthält. Wer sich einen Überblick verschaffen will, fragt dazu am besten Excel.
Denn das Tabellen-Programm aus der Office-Suite kennt sich mit dem Kalender und Bürotagen bestens aus – möglich macht es die integrierte Funktion für Netto-Arbeitstage. Sie wird wie folgt genutzt:
Werden hier nur die ersten beiden Werte angegeben, rechnet Excel alle Bürotage in diesem Zeitraum aus. Optional kann als dritter Parameter noch ein Zellbereich mit Daten hinterlegt werden, die auf jeden Fall arbeitsfrei sein sollen. Excel zieht diese freien Tage dann ab.
In wissenschaftlichen Berechnungen werden sehr große oder kleine Zahlen oft nicht in der „normalen“ Schreibweise dargestellt. Stattdessen kommt die sogenannte Exponential-Schreibweise zum Einsatz. Dieses Format für Zahlen versteht auch die Tabellen-Software von Google Docs.
Um in einer Google-Tabelle eine Zelle als Exponential-Zahl darzustellen, sind nur wenige Schritte nötig:
Zunächst wird die betreffende Tabelle im Browser zur Bearbeitung geöffnet.
Jetzt per Klick die Zelle markieren, deren Wert mit Exponenten angezeigt werden soll.
Nun folgt oben in der Leiste ein Klick auf den „123“-Button. Ein Menü mit verschiedenen Formaten wird eingeblendet.
Hier den Eintrag Wissenschaftlich auswählen, fertig.