Word: Gemeinsame Dokumente ändern und vergleichen
Ihr arbeitet mir mehreren Leuten an einem Dokument und müsst deren Änderungen sortiert und verarbeitet bekommen? Dann bringt Word die richtigen Funktionen mit!
Paralleles Bearbeiten von Dateien unter Microsoft 365
Im Gegensatz zur Bearbeitung von Dokumenten auf einem Datenträger erlaubt Microsoft 365 die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das optimal nutzen können!
Dateien freigeben mit Dropbox
Dateien speichern Sie schon lange nicht mehr nur lokal auf der Festplatte. Mehr und mehr geht der Trend zu Cloud-Speichern wie OneDrive, Dropbox und anderen. Der Vorteil: Sie können Ihre Dateien nicht nur auf einem Rechner, sondern auf jedem, der eine Internetverbindung zur Verfügung hat. Inklusive Ihres Smartphones. Das ist aber noch nicht alles, denn Sie können Dateien auch für andere Anwender freigeben.
Chatten beim Arbeiten an Office-Docs
Wer über die Browser-Versionen von Microsoft Office-Programmen gemeinsam mit anderen an Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen arbeitet, will sich auch über die Inhalte absprechen. Microsoft macht dies einfach und hat eine Chat-Funktion direkt in die Online-Apps integriert.
Wer beim Arbeiten an Office-Dokumenten mit anderen Kollegen reden möchte, hält in der oberen rechten Ecke des Browser-Fensters Ausschau nach dem Chat- oder Skype-Symbol. Ein Klick darauf öffnet nämlich eine entsprechende Randleiste am rechten Rand. Hier können alle Teilnehmer Nachrichten eingeben, die für die anderen Bearbeiter zu sehen sind.
Übrigens: Wer mit anderen an einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle arbeitet, kann jederzeit an den farbigen Markierungen erkennen, an welcher Position gerade jemand anders Änderungen vornimmt. Die Markierungen tragen dabei jeweils den Vor- und Nachnamen der Person, die aktuell ebenfalls an der Office-Datei arbeitet.
Slack: Link zum Team-Mitglied erstellen
Viele Unternehmen und auch Open-Source-Projekte setzen zur Kommunikation im Team auf die Chat-Software Slack. Wer hier einen Link zu einem Team-Mitglied an jemand anderen versenden will oder einfach nur eine Team-Liste erstellen möchte, kann jetzt ganz einfach einen direkten Link erstellen.
Links zu einzelnen Team-Mitgliedern bestehen aus zwei Komponenten:
- der URL zum Slack-Workspace des Teams, sowie
- der Mitglieder-ID der betreffenden Person.
URL zusammensetzen
Soll also ein Link zu einem Team-Mitglied zusammengesetzt werden, geht man wie folgt vor:
- Zunächst in Slack das Profil des Mitglieds aufrufen – etwa per Klick auf das Bild und dann auf Profil anzeigen.
- Dort auf den Button mit dem Pfeil nach unten klicken.
- Jetzt die Mitglieds-ID kopieren.
Nun kann der Link zusammengesetzt werden, und zwar wie im folgenden Beispiel:
https://workspacename.slack.com/team/123456ABC
Dabei das Wort „workspacename“ sowie am Ende die Mitglieds-ID passend ersetzen.
Neues Office 365
Office 365 ist ein bekannter Abonnement-Dienst, den Microsoft in der Cloud realisiert. Mit bewährten Anwendungen und leistungsfähigen Cloud-Diensten ermöglicht Office 365, dass jeder kreativ im Team arbeiten kann, so gut wie von jedem Ort und auf fast jedem End-Gerät.
Dateien ohne Heimnetz-Gruppe freigeben
Im Windows 10 April-Update hat Microsoft die kaum genutzten Heimnetz-Gruppen entfernt. Damit ließen sich Dateien im Netzwerk besonders einfach teilen. Wir zeigen, wie sich Ordner auch ohne Heimnetz-Gruppe für andere freigeben lassen.
Damit die Freigabe von Dateien ohne Heimnetz-Gruppe möglich ist, sollte die Dateifreigabe im Netzwerk aktiviert sein. Am einfachsten geht das, indem in der Navigation des Datei-Explorers auf den Eintrag Netzwerk geklickt wird. Ist die Freigabe-Funktion abgeschaltet, blendet Windows oben im Explorer-Fenster eine anklickbare Leiste ein.
Dateien oder auch ganze Ordner lassen sich mit beliebigen Personen im Netzwerk teilen. Dazu wird das Element zunächst im Datei-Explorer markiert. Jetzt mit der rechten Maustaste anklicken und auf Zugriff gewähren auf, Bestimmte Personen klicken. Hier entweder den Namen des Computers eingeben, für den die Freigabe eingerichtet werden soll, oder die Option Jeder auswählen, damit jeder im Netzwerk Zugriff bekommt.
Microsoft Teams per Tastatur
Mit der Teams-Plattform stellt sich Microsoft gegen den Marktführer Slack auf. Wer mit seinen Kollegen Microsoft Teams nutzt – als Teil von Office 365 –, kann das Programm schneller nutzen, wenn dazu nicht immer die Maus genutzt werden muss.
Denn die Entwickler haben in Teams praktische Tastenkürzel integriert, mit der die Kommunikation einfacher wird. Davon ist gleich eine ganze Menge enthalten. Alle Tastenkürzel finden sich auf diesem Bild: https://support.content.office.net/de-de/media/be22e75c-6150-45c8-bfe8-1d25364d62e1.png. Hier die nützlichsten:
- Nach Personen, Chats, Kanälen und vielem mehr suchen: [Ctrl]+[E].
- In einer Liste nach oben oder unten gehen: [Alt]+[Pfeil oben/unten].
- Tabs umschalten: [Ctrl]+[Cmd]+[Pfeil links/rechts].
Übrigens: Die Desktop-Version von Microsoft Teams lässt sich über die Web-App unter Einstellungen, App herunterladen laden und installieren.
