Konfiguration der automatischen Mailfilterung von Outlook

Konfiguration der automatischen Mailfilterung von Outlook

Microsoft Outlook bringt ein breites Instrumentarium an Filtermechanismen mit, die automatisiert versuchen, die Spreu im Weizen Ihrer E-Mails zu trennen. Der Ordner Junk Email enthält alle als SPAM qualifizierten E-Mails. Allerdings kann es durchaus sein, dass die automatischen Filterregeln zu streng oder zu weich sind und dadurch entweder Mails Ihrer Aufmerksamkeit entgehen oder doch noch zu viele unerwünschte Mails im Posteingang landen. Das muss nicht sein!

Klicken Sie  der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und dann auf Junk-E-Mail, Junk-E-Mail-Optionen.

Blacklist, Whitelist, Internationale E-Mails

In mehreren Reitern bietet Outlook verschiedene Filtermechanismen: Unter Optionen können Sie einstellen, wie streng Outlook Mails als SPAM identifiziert: Von geringer Strenge (nur explizit als unerwünscht festgelegt Absender werden verschoben) bis hin zu der genauen Festlegung der Empfänger/Absender, die in den Posteingang gelassen werden können Sie frei wählen. Es macht Sinn, mit den Einstellungen zu experimentieren und das Ergebnis zu kontrollieren!

Sie können sichere Absender definieren, deren E-Mails immer in den Posteingang gelangen, Absender immer blockieren und sogar Mails aus bestimmten Ländern blockieren (beispielsweise alle Emails mit der Kennung .ru für Russland).

 

 

 

Befreien von Mails aus den Junk-E-Mails

Befreien von Mails aus den Junk-E-Mails

Der Junk-E-Mail-Filter und die automatische Sortierung von „unwichtigen“ E-Mails in das Clutter-Verzeichnis bei Outlook und Office 365 ist ein hilfreicher Automatismus, der Ihnen eine Menge an Arbeit sparen kann. Allerdings nur dann, wenn er richtig funktioniert. Es kommt immer wieder vor, dass so genannte „False Positives“, also E-Mails, dee fälschlicherweise als SPAM identifiziert wurden, auftreten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese von ihrer Markierung als unerwünschte Post befreien können.

Einzelne E-Mails als erwünscht kennzeichnen

Um eine einzelne E-Mail zu kennzeichnen, dass sie wider der Einschätzung von Outlook doch erwünscht ist, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, dann auf Junk-E-Mail und auf Absender nie sperren.

Wenn Sie gleich allen Absendern der zugehörigen Mail-Domäne (zum Beispiel schieb.de) Vertrauen schenken, dann können Sie auf Domäne des Absenders (@example.com) nie sperren.

Wichtig zu wissen: Damit wandern die E-Mails zwar nicht mehr in den Junk-E-Mail-Ordner. Wenn Sie diese aber öfter ungeöffnet löschen oder ein einen Ordner verschieben, dann kann es durchaus sein, dass diese im Clutter landen!

Farbfilter und Kontrast in Windows anpassen

Farbfilter und Kontrast in Windows anpassen

Die Arbeit mit dem PC bringt nun mal mit sich, dass man den ganzen Tag auf einen Bildschirm starrt. Das kann anstrengend sein, nicht nur, wenn man ein Augenleiden hat. Jeder Mensch sieht anders, und so sind bestimmte Farbkombinationen und Kontrasteinstellungen anstrengender als andere, und das Empfinden ist durchaus induividuell. Windows 10 bietet hier unbürokratische Hilfe in Form schneller Einstellmöglichkeiten.

Die Farb- und Kontrsteinstellungen finden sich nicht, wie erwartbar, in den Design-Einstellungen, sondern unter Erleichterte Bedienung.

Dort kann unter Farbe und hoher Kontrast aus verschiedenen Farbfiltern ausgewählt werden. die Wahl der einzelnen Filter hat direkten Einfluß auf alle grafischen Elemente von Windows (und damit die gesamt Oberfläche).

Kontrasteinstellungen verändern

Neben den Filtern lassen sich auch die Kontrasteinstellungen in verschiedenen Voreinstellungen anpassen: Der Kontrast wird erhöht, sodass Elemente deutlich stärker hervortreten. Es bietet sich an, mit den verschiedenen Möglichkeiten zu spielen, bis diejenige gefunden ist, die die Augen am wenigsten anstrengt und angenehm ist.

Administratorrechte in Office 365 vergeben

Administratorrechte in Office 365 vergeben

Office 365 entfaltet das volle Potential erst dann, wenn man es in einer Gruppe von Anwendern unter zentraler Verwaltung benutzt. Das muss nicht immer eine Firma sein, sondern macht durchaus auch im Kleinverbund der Familie Sinn. Klassischerweise ist dann der das erste (Microsoft-) Konto, mit dem die Office 365-Installation eröffnet wird, der Administrator, der eine Vielzahl von Eirichtungen vornehmen kann. Es kann aber durchaus Sinn machen, auch andere Benutzer zu Administratoren zu machen.

Dazu muss sich unter Apps, Administrator ein Administrator anmelden, denn nur mit dessen Rechten sind die Benutzerrechte anpassbar.

Jeder Office 365-Benutzer kann (Teil-) Administrator sein

Nach Auswahl des Benutzers kann diesem dann unter Rollen zugewiesen werden, dass er normaler Benutzer, Globaler Administrator oder Benutzerdefinierter Administrator sein soll. Gerade die letzte Rolle ist in der praktischen Anwendung interessant: Statt einem Benutzer die Allmacht der Administrationsrolle zu geben (und damit im Extremfall die eigene Administrationsrolle zu riskieren, denn denn zweite globale Administrator kann diese natürlich auch entziehen) kann hier fein abgestuft werden. Beispielsweise kann nur die Rolle des Kennwortadministrators vergeben werden, der vergessene Kennwörter neu vergeben kann.

Auch die Rolle des Abrechnungsadministrators, die den Zahlungsfluss für die Office 365-Abonnements beinhaltet, ist als separate Rolle durchaus sinnvoll.

Aus dem Surface Pro ein Surface Book gemacht: Brydge Keyboard

Aus dem Surface Pro ein Surface Book gemacht: Brydge Keyboard

Das Microsoft Surface Book in seinen verschiedenen Versionen ist ein Arbeitstier, das mit seinem abnehmbaren Display zum Teil auch Tablet sein kann. Für dauerhafte Arbeit ist die Nutzung als Tablet allerdings suboptimal: Zum einen koppelt das Lösen des Tablets von der Performance Base auch die SD-Karte ab, zum anderen ist dessen Akku zu klein, um beruhigt und ohne Hatz arbeiten zu können. Viele Anwender greifen da parallel zu einem Surface Pro. Dieser allerdings hat keine feste Tastatur und ist nicht stabil auf den Knien nutzbar. Die Quadratur des Kreises ist hier tatsächlich möglich, schlägt mit knapp 130 USD zu Buche und nennt sich Brydge Keyboard.

Wie bei der iPad-Version wird das Surface Pro (2, 4, 2017 und 6) einfach in die am Ende der Tastatur befindlichen Klammern eingelegt. Diese sind durch Silikon-Polster weich und verursachen keine Kratzer, halten das Surface aber sicher in seiner Position. Ist das Gerät einmal per Bluetooth gekoppelt, dann verbindet es sich bei jedem Aufklappen automatisch mit dem Surface. Am Ende fällt überhaupt nicht mehr auf, dass es sich nicht um ein fest verbundenes Keyboard handelt. Geladen wird das Brydge über ein Micro-USB-Kabel, und sinnvollerweise sind der USB-Port des Surface und der Ladeanschluss an der Tastatur an der selben Seite.

Stabiler Halt durch feste Scharniere

In der Anwendung verschafft das Brydge-Keyboard dem Surface einen stabilen Halt, egal, wo man es gerade abstellt (und eben so auch auf dem Schoß). Der Tastenhub ist groß genug, um ein sicheres Tippen zu erlauben, und die Tasten durch die Hintergrundbeleuchtung im Hellen wie im Dunkeln gut lesbar.

Keine Frage: Das Paket aus Surface Pro und Tastatur bringt ein ordentliches Gewicht auf die Waage, in sofern ist es eher eine Behelfslösung: Das Surface alleine für die Nutzung unterwegs, das Brydge-Keyboard zuhause oder im Koffer. Ob es nun das TypeCover ersetzen kann, hängt vollkommen davon ab, wie viel man unterwegs schreibt, ob das Gewicht erträglich ist und ob man die Stabilität missen mag.

 

Es wird Weihnachten: Automatische Mailantwort in Outlook

Es wird Weihnachten: Automatische Mailantwort in Outlook

Bald ist es soweit: Die Weihnachtsfeiertage nahen und viele Anwender machen sich in den wohlverdienten Urlaub „zwischen den Jahren“. Diese Abwesenheit kann sich durchaus über mehr als ein paar Tage hinziehen, in sofern macht es Sinn, automatisch eine Antwort auf jede eingehende E-Mail zu schicken, dass selbige erst mit deutlicher Verspätung gelesen werden wird. Microsoft Outlook bietet da schnelle Unterstützung:

Unter Datei, Informationen, Automatische Antworten können Sie den Text der automatischen Antwort eingeben.

Es macht Sinn, diesen nur für einen bestmmten Zeitraum zu senden, was Sie durch Aktivierung von Nur in diesem Zeitraum senden und Eingabe des Start- und Endtermins machen können. Das vermeidet den Spott der Kollegen, wenn Sie schon lange weider da sind und immer noch behaupten, Sie wären abwesend.

Unterscheidung von internen und externen Empfängern

Im Firmenumfeld können Sie noch unterscheiden zwischen internen Absendern (die in der selben Domäne sitzen) und externen Absendern. Das macht Sinn, wenn Sie für interne Themen auf einen Kollegen verweisen möchten, bei externen Absendern diesen Hinweis aber nicht möchten, sondern nur eine allgemeine Abwesenheitsnachricht absetzen wollen.