Sind in einer PowerPoint- oder Word-Datei etliche Bilder enthalten, die man gern separat abspeichern möchte, kommt man mit manuellem, einzelnen Speichern nur langsam zum Ziel. Schneller geht’s mit einem Trick.
Dazu muss man wissen, dass alle (neueren) Office-Dokumente, deren Erweiterung mit einem „x“ endet – also DOCX, XLSX, PPTX und so weiter – eigentlich ZIP-Dateien sind. Geht man also hin, erstellt eine Kopie der betreffenen Office-Datei und ändert dabei die Endung der Kopie auf .zip, lässt sie sich anschließend ganz normal entpacken.
In einem der Ordner, die dabei zum Vorschein kommen, sind auch sämtliche Bilder und Illustrationen zu finden, die in dem jeweiligen Office-Dokument zu finden sind. Von hier aus lassen sie sich direkt mit dem Explorer oder Finder in einen anderen Ordner kopieren und so verwenden.
Einziges mögliches Problem: Ist die Office-Datei verschlüsselt – also mit einem Kennwort gesichert –, klappt das Extrahieren der enthaltenen Medien-Dateien nicht auf die oben beschriebene Weise.
Ob in Präsentationen für den Bildschirm oder in gedruckten Veröffentlichungen – durch Grafiken wird jedes Dokument interessanter. Allerdings nimmt bei wachsender Zahl von Bildern auch die Dateigröße zu. Damit das nicht passiert, können Grafiken wahlweise auch verknüpft eingefügt werden.
Ein weiterer Vorteil: Wird eine Grafik per Verknüpfung in eine Publisher- oder PowerPoint-Dateien eingebunden, landen Updates der jeweiligen Grafikdateien beim nächsten Öffnen des Dokuments in der Office-Anwendung automatisch im Dokument.
Eine Grafik lässt sich in Publisher oder auch PowerPoint als Verknüpfung einfügen, indem oben im Menü auf Einfügen, Grafik, Aus Datei geklickt wird. In dem Dialogfeld Grafik einfügen jetzt das gewünschte Bild heraussuchen und es per Klick auswählen. Danach folgt unten neben dem Button zum Einfügen ein Klick auf den Pfeil nach unten. Aus dem Menü dann die Funktion Mit Datei verknüpfen aufrufen.
Zum Erstellen von Broschüren und anderen Print-Dokumenten eignet sich Publisher am besten. Dieses Tool gehört zu Microsoft Office und versteht sich auf Satz und Layout. Wer etwa eine Übersicht aller eingesetzten Bilder in einer Publikation einsehen möchte, kann diese Liste mit wenigen Klicks aufrufen.
Dazu wird die betreffende Veröffentlichung zunächst per Klick auf ihre Datei im Explorer geöffnet. Nach dem Start von Microsoft Publisher folgt oben im Menü ein Klick auf den Ansicht-Tab.
Hier nun in der Rubrik Anzeigen einen Haken bei der Option für den Grafik-Manager setzen. Dadurch blendet Publisher auf der rechten Seite eine Spalte ein und listet dort sämtliche Bilder der Publikation auf. Hier können die Bilder wahlweise auch durch verknüpfte Dateien ersetzt werden. Vorteil: Die Größe der Publisher-Datei wird dadurch kleiner.
In Microsoft Publisher, einem Programm, das sich zum Beispiel für Einladungen und andere Druck-Dokumente nutzen lässt, kann man auch Kalender selbst gestalten. Das ist sehr einfach. Welche Daten auf dem Kalender stehen sollen, kann man dabei auch ändern.
Sollen die Daten einer der eingebauten Vorlagen anpassen, kann man sie einfach im Dialogfeld Vorlage ändern festlegen. Zum Ändern der Daten in einem normalen Kalender muss eine neue Kalender-Seite von Hand hinzugefügt und dann bearbeitet werden.
Um einen Kalender einer Vorlage zu ändern, öffnet man ihn zunächst und klickt dann auf Seiten-Entwurf, Vorlage ändern. Nun auf Kalender-Daten festlegen klicken und dort die neuen Anfangs- und Enddaten eingeben.
Seit 22. September 2016 gibt’s Office 2016. Mit an Bord sind auch neue Farbdesigns für die Programm-Fenster. Dieser Tipp beschreibt, wie man die Farbe des Designs umstellt.
Um das Fenster-Design von Office 2016 anzupassen, zuerst eines der Office-Programme starten. Dann folgt oben links ein Klick auf „Datei, Konto“ (in Word, Excel, PowerPoint, Publisher oder Access) beziehungsweise auf „Datei, Office-Konto“ (bei Outlook).
Im Klappfeld „Office-Design“ finden sich mehrere Farbschemas:
„Bunt“ ist das neue Standard-Design für alle Office-2016-Programme und zeigt jedes Programm in einer anderen Farbe – Word in Blau, Excel in Grün, und so weiter.
Unverändert bleibt das Design „Hellgrau“.
Das zuvor unter dem Namen „Dunkelgrau“ gelistete Design heißt jetzt „Mittelgrau“.
Office 2013 bietet viele Optionen, mit denen die Arbeit leichter wird. Wer beispielsweise einen Textabschnitt in einem Word-Dokument markiert, dem wird neben dem Mauszeiger sofort eine kleine Symbolleiste mit den wichtigsten Formatierungsoptionen angeboten. Diese Leiste stört mehr, als sie hilft? Man kann sie auch abstellen.
Um die Mini-Symbolleiste in Word 2013 oder einem anderen Office-Programm wie Excel, PowerPoint, Outlook oder Publisher zu deaktivieren, wird eine Einstellung geändert. Dazu das Programm als Erstes starten, dann oben auf „Datei, Optionen“ klicken.
Jetzt links zum Bereich „Allgemein“ wechseln, dann rechts nach der Überschrift „Benutzeroberflächenoptionen“ suchen. Hier wird der Haken bei „Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen“ entfernt. Sobald man auf „OK“ klickt, wird die Symbolleiste beim Markieren von Inhalten nicht mehr angezeigt.
Irgendwann muss es ja doch sein: Der Umstieg auf eine neue Office-Version fällt nicht immer leicht, besonders wenn man sich gut an die alte Version von Word oder Excel gewöhnt hatte. Einfacher wird’s, wenn Sie sich zunächst einen Überblick über die Änderungen verschaffen.
Dazu eignen sich die Schnellstart-Handbücher von Microsoft perfekt. Für jedes Office-Programm getrennt, erhalten Sie auf wenigen Seiten Ihr Starterpaket. So finden Sie sich im neuen Office schneller zurecht!
Die Schnellstart-Handbücher für Microsoft Office 2013 laden Sie kostenlos herunter:
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Die PDF-Dateien öffnen Sie nach dem Entpacken zum Beispiel in Adobe Reader (die Reader-App von Microsoft hat Probleme bei der Darstellung).
Sie arbeiten an der Einführung eines neuen Produkts für Ihre Firma und haben dafür Flyer in Microsoft Publisher designt? Praktisch wäre es ja, wenn Sie diese Publikation auch gleich für die Präsentation am Beamer nutzen könnten. (mehr …)
