Microsoft Word ist ein echter Serienbrief-Profi: Mit etwas Übung lässt sich ein bestimmter Text quasi auf Knopfdruck für beliebig viele Empfänger ausdrucken, jeder einzelne Ausdruck ist individuell gestaltet. Auch das Versenden des Texts per E-Mail ist möglich. Es können allerdings auch Probleme auftauchen. Etwa dann, wenn ein Datenfeld mal leer bleibt. Verwendet man im Serienbrief beispielsweise die Datenfelder „Anrede“, „Vorname“ und „Nachname“, kann es vorkommen, dass „Anrede“ oder „Vorname“ nichts enthalten.

Liegen alle Daten vor, steht im fertigen Serienbrief zum Beispiel „Herr Jörg Schieb“. Fehlt aber der Vorname, würde Word „Herr Schieb“ drucken – mit zwei Leerzeichen zwischen Anrede und Nachname. Diese kleine Ungenauigkeit lässt sich vermeiden, indem vor dem Serienfeld ein Bedingungsfeld eingefügt wird.

Dazu den Mauscursor im Serienbrief-Textdokument zwischen den Datenfeldern „Vorname“ und „Nachname“ positionieren und das Leerzeichen dazwischen entfernen. Danach in der Serienbrief-Symbolleiste den Eintrag „Bedingungsfeld einfügen“ auswählen und danach „Wenn… Dann… Sonst…“. Hier lässt sich nun eine Bedingung formulieren. Und die lautet: „Wenn Vorname ungleich Leerfeld, dann füge Leerzeichen ein“. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass an der Stelle nur ein Leerzeichen eingefügt wird, wenn es auch benötigt wird.

Das ist nur ein Beispiel. Mit Hilfe dieser Funktion lässt sich an jeder geeigneten Stelle unter ganz bestimmten Bedingungen für Leerzeichen oder Absätze sorgen.