Word-Benutzer, die immer wieder bestimmte Bilder oder Grafiken in ihre Textdokumente einbauen müssen, zum Beispiel Icons, empfinden es früher oder später als mühselig, dazu jedes Mal die Funktion „Einfügen > Grafik > Aus Datei“ benutzen zu müssen. Doch es geht auch viel einfacher: Wer mag, kann Grafiken auch durch Eingabe eines beliebigen Zeichenkürzels abrufen, etwa durch das Eintippen von „Logo“, um das eigene Firmenlogo in den Text einzubinden.

Dazu die gewünschte Grafik wie gewohnt in den Text holen. Danach die Grafik markieren und die Tastenkombination [Alt][F3] betätigen und das gewünschte Kürzel vereinbaren, etwa „Logo“. Ab sofort reicht es aus, das Kürzel einzugeben und danach die Taste [F3] zu drücken, schon baut Word die Grafik in den Text ein. Wahlweise kann auch die Funktion „Einfügen > Autotext“ genutzt werden.