Wer von einer alten Programmversion auf eine neue umsteigt, kann seine Daten meist problemlos mitnehmen. So auch beim Umstieg von Outlook XP auf Outlook 2003. Schwieriger wird es beim umgekehrten Weg. Wer beispielsweise die PST-Datei von Outlook 2003 aus dem Büro auf dem heimischen Rechner mit der Vorgängerversion Outlook XP einrichten möchte, steht vor einem Problem. Outlook XP meldet, dass die PST-Datei nicht kompatibel ist. Der Grund: Outlook 2003 speichert die Daten im Unicode-Format, frühere Outlook-Versionen jedoch im älteren Ansi-Format.

Über einen kleinen Umweg lassen sich Daten aus Outlook 2003 aber doch in Outlook XP nutzen. Hierzu muss in Outlook 2003 über „Datei | Datendateiverwaltung | Hinzufügen“ zunächst eine neue PST-Datei hinzugefügt werden. Ganz wichtig: Es muss dabei das Format „Persönliche Ordnerdatei (.pst) für Outlook 97-2002“ gewählt werden. Jetzt lassen die Daten aus der Original-Postfachdatei per Drag-and-Drop in die neu angelegte PST-Datei kopieren. Sobald alle gewünschten Daten kopiert wurden, lässt sich mit einem Rechtsklick die neu angelegte Postfachdatei wieder schließen und aus der Ordnerliste entfernen. Die neue PST-Datei im Format Outlook 97-2002 lässt sich jetzt problemlos auch mit Outlook XP öffnen.