In sehr großen Excel-Tabellen geht irgendwann die Übersicht verloren. Je mehr Daten hinzukommen, umso schwieriger wird es, die einzelnen Zeilen voneinander zu unterscheiden. Leichter lesbar werden große Tabellen, wenn sie farbig strukturiert werden. Mit der bedingten Formatierung lässt sich zum Beispiel jede zweite Zeile mit einem farbigen Hintergrund versehen. Das Auge bleibt so beim Lesen langer Zeilen besser in derselben Zeile.

Die wechselnden Farben sind rasch erzeugt. Zunächst muss der gewünschte Tabellenbereich markiert werden. Anschließend den Befehl “Format | Bedingte Formatierung” aufrufen und im Listenfeld “Formel ist” die Formel

=REST(ZEILE(A2);2)=0

eintragen. Anschließend über die Schaltfläche “Format” die gewünschte Farbe auswählen und mit OK bestätigen. Bei Excel 2007 ist der Weg ähnlich: Hier auf “Bedingte Formatierung” klicken, den Befehl “Neue Regel” aufrufen und den Regeltyp “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden” wählen. Anschließend im Feld “Regelbeschreibung” die o.g. Formel eintragen und über “Formatieren” die Wunschfarbe auswählen. Diese Farbe verwendet Excel, um jede zweite Zeile farbig hervorzuheben.