Kaum ein Büro-Rechner kommt ohne Microsoft Excel aus: Ein paar Tipps und Tricks sollen helfen, mehr aus der Software herauszuholen.

Bei einigen Programmen stößt man als Benutzer ganz schnell an die Leistungsgrenzen. Microsoft Excel gehört zweifellos nicht dazu. Dieses Programm ist äußerst vielseitig und bietet jede Menge Möglichkeiten. Allerdings sind viele Funktionen gut versteckt. Darum nutzen viele PC-Benutzer nur einen Bruchteil der Möglichkeiten.

Was schade ist, denn Excel hat viele schicke Extras und clevere Funktionen zu bieten, die jeder Excel-Benutzer kennen sollte – weil sie das Leben erleichtern, schneller zum Ziel führen oder manche Dinge überhaupt erst möglich machen. Leider kursieren diese Tipps oft nur in Insiderkreisen.

Wer weiß zum Beispiel schon, dass Excel einen bei der Eingabe von Formeln auf Wunsch unter die Arme greift? Das Hantieren mit Zellbezügen ist nicht jedermanns Sache. Besonders aussagekräftig sind Angaben wie D23 oder F17 schließlich auch nicht. Bei komplexeren Berechnungen kann vor lauter Zellkoordinaten schnell der Überblick verloren gehen, was eigentlich konkret berechnet wird. Gut, dass Excel diese Zellbezüge in einer Formel auf Wunsch auch visuell darstellen kann.

Dazu genügt ein Doppelklick auf die entsprechende Zelle. Danach werden alle Zellbezüge im Tabellenblatt farbig dargestellt. Das allein ist schon praktisch. Doch was viele nicht wissen: Die bunten Rahmen dienen nicht etwa nur der Orientierung, welche Zellen in der jeweiligen Formen benutzt werden. Die Rahmen lassen sich mit der Maus verschieben.

Das erleichtert Änderungen an der Formel ungemein. Wichtig ist nur, die Maus zunächst auf die schmale Rahmenlinie zu platzieren, bis der Mauszeiger die Form eines Fadenkreuzes mit vier Pfeilen annimmt. Danach lässt sich der farbige Rahmen mit gedrückter Maustaste neu platzieren. Bequemer lassen sich Zellbezüge in einer Formel nicht verändern.

Formeln zu bearbeiten ist eine Sache, Formeln zu kopieren eine ganz andere. Wer einen Zellbereich in Excel kopieren möchte, markiert die Zellen mit der Maus und wählt im Menü “Bearbeiten” die Funktion “Kopieren” aus. Danach den Mauscursor ins Ziel bugsieren und im Menü “Bearbeiten” die Funktion “Einfügen” verwenden. Fertig.

Zumindest, wenn man Glück hat. Denn Excel kopiert grundsätzlich die Formeln, nicht die aktuellen Inhalte. In der Regel ist es auch gut so, wenn Excel die Formeln kopiert. Sollen aber die aktuell angezeigten Inhalte der Zellen kopiert werden, also quasi die Ergebnisse der Formeln, muss im Ziel die Funktion “Inhalte einfügen” zum Einsatz kommen. Danach die Option “Werte” auswählen. Ziemlich einfach, man muss es nur wissen.

Noch bequemer und vor allem schneller geht es mit der Maus. Dazu zunächst mit gedrückter Maustaste den Zellbereich markieren, deren Inhalte kopiert werden soll. Dann mit der rechten Maustaste auf den schwarzen Rahmen der Markierung klicken und die rechte Maustaste gedrückt halten. Danach die Maus auf die Zielzelle ziehen und erst dort die Maustaste wieder loslassen. Excel präsentiert nun ein Untermenü mit verschiedenen Kopieroptionen. Wer nur die Werte ohne Formeln kopieren möchte, wählt “Hierhin nur als Werte kopieren”.

Aber nicht nur das Kopieren, auch das Verschieben von Zellbereichen hat so seine Tücken. Eigentlich ist es ganz einfach, in Excel Zellinhalte zu verschieben. Dazu muss der Benutzer nur den gewünschten Bereich markieren, dann mit dem Mauszeiger auf den oberen Rand der Markierung klicken und die Markierung bei gedrückter Maustaste verschieben. Nach Loslassen der Maustaste verschiebt Excel die Daten an die neuen Position. Es gibt allerdings eine Stolperfalle: Sofern sich an der neuen Position bereits Werte befinden, werden diese einfach überschrieben.

Genau das lässt sich mit der [Shift]-Taste verhindern: Einfach beim Verschieben die [Shift]-Taste drücken. Je nach Position verändert der Mauszeiger seine Form in eine waagerechte oder senkrechte Linie und zeigt damit an, dass die Daten nicht überschrieben, sondern eingefügt werden.