Damit wichtige E-Mails nicht in der heute üblichen E-Mail-Flut untergehen und übersehen werden, lässt sich in Outlook ein E-Mail-Alarm einrichten. Sobald eine Mail von einem wichtigen Absender eintrifft, schlägt Outlook Alarm und blendet ein Dialogfenster ein. Damit ist sichergestellt, dass zum Beispiel Mails vom Chef oder den besten Freunden nicht untergehen.

Um den E-Mail-Alarm einzurichten, eine beliebige Mail des entsprechenden Absenders öffnen, etwa eine Nachricht des Vorgesetzten. Dann den Befehl „Aktion | Regel erstellen“ aufrufen, die erste Option mit dem Namen des Absenders markieren und das Kontrollkästchen „Gewählten Sound wiedergeben“ ankreuzen. Jetzt auf „Erweiterte Optionen“ klicken und das erste Fenster des Assistenten mit „Weiter“ bestätigen. Im nächsten Fenster den Eintrag „Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“ auswählen und in der unteren Fensterhälfte den gewünschten Hinweistext eintragen, etwa „Eine wichtige Nachricht vom Chef“. Mit einem Klick auf „Fertig stellen“, wird der Alarm scharfgestellt. Sobald von diesem Absender eine neue E-Mail eintrifft, ertönt ein Alarmsignal und es erscheint das Dialogfenster „Benachrichtigung bei neuen Elementen“.