Excel-Tabellen sollten nur dann im xls- oder xlsx-Format verschickt werden, wenn der Empfänger ebenfalls über das Tabellenprogramm Excel verfügt. Falls nicht, bietet sich das Austauschformat PDF an. Weiterer Vorteil: PDF-Tabellen lassen sich nicht verändern.

Die Umwandlung einer Excel-Tabelle in ein PDF-Dokument dauert nur wenige Klicks. In Excel 2007 oder 2010 den Befehl „Speichern unter“ aufrufen. Das Listenfeld „Dateityp“ öffnen und das Dateiformat „PDF“ auswählen. Den PDF-Dateinamen eingeben und auf „Speichern“ klicken.

In Excel 2010 lässt sich die PDF-Datei auch direkt per Mail verschicken. Hierzu den Befehl „Datei | Speichern und Senden“ aufrufen, den Eintrag „Per E-Mail senden“ markieren und auf „Als PDF senden“ klicken. Die PDF-Excel-Datei erscheint als Anhang in einem neuen E-Mail-Fenster.