Wer täglich Dutzende E-Mails erhält, weiß gar nicht, wo er beim Durcharbeiten der Mails anfangen soll. Am wichtigsten sind Nachrichten, die direkt adressiert wurden. E-Mails, in denen man nur in den CC- und BCC-Adressfeldern aufgeführt sind, sind meist zweitrangig. Mit einem Trick lassen sich direkt adressierte und CC/BCC-Mails unterschiedlich einfärben.

Damit Outlook alles Mails kennzeichnet, die direkt an die eigene Adresse geschickt wurden, bei Outlook 2007 den Befehl „Extras | Organisieren“ aufrufen und auf „Farben verwenden“ klicken. Im nächsten Fenster rechts neben „Nur an mich gesendete Nachrichten in“ die gewünschte Farbe auswählen und auf „Einschalten“ klicken. Das Dialogfenster mit Ok schließen.

Bei Outlook 2010 geht’s über das Menüband „Ansicht“ und den Befehl „Ansichtseinstellungen | Bedingte Formatierung“. Auf „Hinzufügen“ klicken, den Namen „Mails an mich“ eingeben und auf „Bedingung“ klicken. Das Kontrollkästchen „In denen ich“ ankreuzen und zum Beispiel den Eintrag „als einziger Empfänger auf der An-Zeile stehe“ auswählen. Mit Ok bestätigen, auf „Schriftart“ klicken und die Farbe auswählen. Alle Fenster mit OK schließen.

Jetzt können sich noch so viele Mails im Posteingang tummeln: die wichtigen und direkt adressierten Mails sind dank der Farbmarkierung sofort erkennbar.