In unregelmäßigen Abständen erklären wir an dieser Stelle Begriffe, die immer wieder verwendet, aber nicht immer richtig verstanden werden. Diesmal: Warenwirtschaftssystem.
Mit einem Warenwirtschaftssystem lassen sich alle Bewegungen von Material bzw. Waren in einem Unternehmen erfassen und verwalten. Durch ein solches System wird der gesamten Warenfluss zwischen den Lieferanten, im eigenen Unternehmen und von dort zum Kunden transparent. Ob in der Warendisposition oder im Vertrieb, die Warenwirtschaft in einem Unternehmen wird mit dem System von Kosten entlastet und optimiert den Verkaufserfolg.
Warenwirtschaft in der betrieblichen Praxis
Die Grundlage des Einkaufs bilden die Verkaufserfahrungen und -prognosen, die zur Ermittlung des Bedarfs führen. Aus der Vielzahl der Daten, die in den Bedarfsmeldungen einerseits und den Rückmeldungen der Lieferanten für optimale Entscheidungen zur Einkaufsstrategie und – planung benötigt werden, lassen sich aus einem Warenwirtschaftssystem komplette Bestellvorschläge abrufen, die zu beschaffenden Mengen, Preise und nicht zuletzt die Konditionen berücksichtigen.
Wer die Daten sinnvoll nutzt, kauft preisgünstig ein, schont die eigene Liquidität und kann den Bedarf so absatzorientiert wie möglich decken. Sind die Orderentscheidungen bereits getroffen, löst das Warenwirtschaftssystem die gewünschten Bestellungen automatisch aus, ohne dass dazu noch besondere personelle Ressourcen eingesetzt werden müssten.
Auch bei der nächsten Station, der Warenannahme nach Lieferung der Ware, ist ein modernes Warenwirtschaftssystem nützlich. Die Software kann den gesamtem Wareneingang überwachen und kontrolliert dabei auch die komplette Dokumentation wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mängelprotokolle und die im Unternehmen benötigten Belege für das Lager. Die gesamte Führung des Lagerbestandes und natürlich auch der Zulauf von Waren vom Warenwirtschaftssystem wird überwacht und auch die Inventur stark vereinfacht.
So werden auf Wunsch detaillierte Solllisten erstellt, anhand derer sich schnelle und präzise Bestandskontrollen durchführen lassen. Auch hier hilft ein Warenwirtschaftssystem, Kosten zu sparen, indem zum Beispiel der Lagerbestand einer strikteren Kontrolle unterliegt, dafür jedoch weniger Personal eingesetzt werden muss.
Im Verkauf ist das Warenwirtschaftssystem in der Regel nicht nur ein effizientes Werkzeug zur einfacheren Abwicklung der Verwaltung, sondern auch ein effektives Mittel zur Organisation des Customer Relationship Management. Die administrative Entlastung durch Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Fakturierung, Lieferscheinerstellung etc. macht im Verkauf neue Kräfte für die Kundenbetreuung frei und erhöht, wenn alles gut läuft, mit einer zügigen, korrekten und vollständig Dokumentation die Zufriedenheit der Kunden.
Mit seinen Funktionen zur Zahlungsüberwachung sorgt das Warenwirtschaftssystem dafür, dass die Liquidität des Unternehmens nicht unnötig strapaziert wird. Da in einem Warenwirtschaftssystem die Erfahrungen mit Kaufinteressenten und Kunden festgehalten werden, bekommt auch der Vertrieb wichtige strategische Hinweise für die Optimierung des Verkaufs.
Fazit
Das Warenwirtschaftssystem meldet gleichzeitig mit der Bestellung und Lieferung die entsprechenden Daten an die Finanzbuchhaltung, hier stehen so stets aktuelle Zahlen und Auswertungen zum Stand der Disposition bereit. Darüber hinaus liefert ein Warenwirtschaftssystem nicht nur Finanzdaten, sondern auch unter anderem stückzahlabhängige Lagerkennzahlen wie Mindest-, Melde- und der Höchstbestände.
Detaillierte Drehzahlen geben schnell Auskunft zum Verkaufserfolg, so dass sich Beschaffung und Verkauf gleichermaßen optimieren lassen. Ein Warenwirtschaftssystem ist deshalb unverzichtbar für einen straff organisierten Einkauf, eine optimale Verwaltung der Lagerhaltung und die effektive Unterstützung der Verkaufsorganisation.
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