Soll ein Dokument mit Kollegen oder anderen geteilt werden, stellt sich die Frage, in welchem Dateiformat dies geschehen soll. Infrage kommt neben dem allgegenwärtigen PDF-Format von Adobe auch das Microsoft-Word-Format DOCX. Welches sollte man verwenden?

Das optimale Dateiformat beim Weitergeben von Dokumenten und anderen Dateien richtet sich nach dem vornehmlichen Zweck, den die Datei beim Empfänger erfüllen soll:

Kommt es darauf an, dass der Inhalt des Dokuments an jedem Computer oder Mobilgerät genau, also 1-zu-1, dargestellt wird, zum Beispiel weil es sich um ein fertiges Layout handelt, das nicht mehr verändert werden darf, ist PDF das beste Format. Erstens können viele Programme PDF-Dokumente exportieren, und zweitens ist es möglich, Schriftarten gleich mit dem Dokument einzupacken, sodass das Aussehen selbst dann gleich bleibt, wenn eine Schrift nicht auf dem Computer des Empfängers installiert ist.

Nachteil bei PDF-Dokumenten: Sie lassen sich oft nicht gut bearbeiten. Das ist auch gleichzeitig der Vorteil von programmspezifischen Formaten, wie etwa dem DOCX-Format von Microsoft Word. Vorausgesetzt, der Empfänger hat eine halbwegs aktuelle Programmversion, lassen sich Dokumente an jedem Gerät gleich gut bearbeiten – sogar unterwegs, wenn es sein muss.

docx-oder-pdf