In Outlook lassen sich unterschiedliche Ansichten auf Wunsch auch miteinander kombinieren. Besonders praktisch ist das beispielsweise mit dem Kalender und den Aufgaben. Beide Ansichten können parallel auf dem Monitor erscheinen und sorgen so für einen optimalen Überblick über anstehende Termine und To-dos.
Kalender und Aufgaben in Outlook gleichzeitig nutzen
Die Kombination von Kalender und Aufgabenliste ist einer der effektivsten Produktivitäts-Tricks in Microsoft Outlook. Statt ständig zwischen verschiedenen Bereichen zu wechseln, habt ihr beide Informationen direkt im Blick. Das funktioniert in allen aktuellen Outlook-Versionen – von Outlook 2019 über Microsoft 365 bis hin zur Web-Version.
Hier die nötigen Schritte, um den Aufgaben-Bereich und den Kalender gleichzeitig einzublenden:
- Zunächst auf der linken Seite auf das Symbol für den Kalender klicken.
- Jetzt oben im Menü den Tab Ansicht markieren.
- Nun im Bereich Layout das Symbol Tägliche Aufgabenliste öffnen.
- Hier den Eintrag Normal mit einem Haken versehen.
Dadurch blendet Outlook nicht nur eine Liste aller eingetragenen Termine ein, sondern zusätzlich auch eine Übersicht mit den fälligen Aufgaben.
Weitere praktische Ansichtskombinationen
Neben der Kalender-Aufgaben-Kombi gibt es noch andere clevere Ansichtsvarianten, die euren Workflow verbessern können:
E-Mail-Vorschau mit Kalender: In der E-Mail-Ansicht könnt ihr über „Ansicht“ > „Layout“ > „Kalender“ eine kompakte Monatsübersicht einblenden. So verpasst ihr keine wichtigen Termine, während ihr eure Mails abarbeitet.
Personen-Bereich aktivieren: Der Personen-Bereich zeigt euch automatisch relevante Informationen zu E-Mail-Absendern an – inklusive gemeinsamer Termine, geteilter Dateien oder vorheriger Kommunikation.
To-Do-Bar nutzen: Die To-Do-Bar am rechten Bildschirmrand kombiniert Kalender, anstehende Termine und Aufgaben in einer schmalen Seitenleiste. Aktiviert sie über „Ansicht“ > „Layout“ > „To-Do-Bar“.
Tipps für die optimale Konfiguration
Damit die kombinierten Ansichten wirklich produktiv sind, solltet ihr ein paar Dinge beachten:
Aufgabenpriorität festlegen: Vergebt Prioritäten für eure Aufgaben (Hoch, Normal, Niedrig). So seht ihr auf einen Blick, was wirklich wichtig ist.
Fälligkeitsdaten konsequent nutzen: Nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen in der täglichen Aufgabenliste im Kalender. Nutzt diese Funktion bewusst.
Kategorien einsetzen: Mit Farbkategorien könnt ihr Aufgaben und Termine nach Projekten oder Bereichen sortieren. Das schafft visuelle Klarheit.
Ansichten individuell anpassen: Über „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ könnt ihr die Darstellung eurer Aufgaben und Termine nach euren Bedürfnissen anpassen.
Mobile Synchronisation nicht vergessen
Ein großer Vorteil der Outlook-Ansichtskombinationen: Sie funktionieren nahtlos mit der mobilen Outlook-App. Aufgaben und Termine, die ihr am Desktop erstellt, sind automatisch auch auf dem Smartphone verfügbar.
Besonders praktisch: In der mobilen App könnt ihr über „Einstellungen“ > „Kalender“ ebenfalls die Aufgabenanzeige aktivieren. So habt ihr auch unterwegs den kompletten Überblick.
Alternativen für Teams und Unternehmen
Wer in größeren Teams arbeitet, sollte zusätzlich die Integration mit Microsoft Teams, Planner oder Project bedenken. Diese Tools lassen sich ebenfalls in Outlook einbinden und erweitern die Ansichtsmöglichkeiten um kollaborative Elemente.
Für Unternehmen interessant: Die neuen KI-Features von Microsoft 365 können automatisch Aufgaben aus E-Mails extrahieren und in die Aufgabenliste einfügen. Das spart Zeit und verhindert, dass wichtige To-dos übersehen werden.
Die Kombination verschiedener Outlook-Ansichten ist ein einfacher, aber effektiver Weg, um produktiver zu arbeiten. Probiert die verschiedenen Optionen aus und findet heraus, welche Kombination am besten zu eurem Arbeitstyp passt.
Zuletzt aktualisiert am 09.03.2026
