Wer in einem Büro arbeitet oder im Homeoffice E-Mails bearbeitet, kommt meist nicht um Outlook herum. Das Microsoft-Programm ist nach wie vor der Standard in vielen Unternehmen – egal ob in der klassischen Desktop-Version, als Web-App oder in Microsoft 365. Zeit sparen lässt sich erheblich, wenn ihr als Outlook-Nutzer die wichtigsten Tastatur-Shortcuts kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten blitzschnell zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
- [Strg]+[1]: E-Mail-Ansicht aktivieren
- [Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
- [Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
- [Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
- [Strg]+[5]: Notizen öffnen
- [Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
- [Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
- [Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
Weitere praktische Outlook-Shortcuts für den Alltag
Neben der Navigation zwischen den Ansichten gibt es noch viele weitere Tastenkombinationen, die euren Outlook-Alltag beschleunigen:
E-Mail-Shortcuts:
– [Strg]+[N]: Neue E-Mail erstellen
– [Strg]+[R]: Auf E-Mail antworten
– [Strg]+[Shift]+[R]: Allen antworten
– [Strg]+[F]: E-Mail weiterleiten
– [Strg]+[Enter]: E-Mail sofort senden
– [F9]: Neue E-Mails abrufen
– [Entf]: E-Mail löschen
Kalender-Shortcuts:
– [Strg]+[Shift]+[A]: Neuen Termin erstellen
– [Strg]+[Shift]+[Q]: Besprechungsanfrage erstellen
– [Strg]+[G]: Zu bestimmtem Datum springen
– [Alt]+[1-9]: Verschiedene Kalenderansichten (Tag, Woche, Monat)
Besonders in Outlook für Microsoft 365 nützlich
Die modernen Versionen von Outlook, insbesondere die Web-App und Outlook für Microsoft 365, haben zusätzliche Features erhalten, die die Produktivität steigern. Die klassischen Shortcuts funktionieren aber weiterhin einwandfrei.
Ein Tipp für Power-User: In den neueren Outlook-Versionen könnt ihr mit [Strg]+[Alt]+[S] das Suchfeld aktivieren und dann gezielt nach E-Mails, Terminen oder Kontakten suchen. Das ist oft schneller als durch Ordner zu navigieren.
Shortcuts für Touch-Geräte und mobile Nutzung
Wer Outlook auf einem Tablet oder 2-in-1-Gerät nutzt, kann viele Shortcuts auch über Wischgesten ausführen. In der Outlook-App für iOS und Android sind ebenfalls Schnellaktionen verfügbar – hier funktionieren sie über Wischbewegungen auf E-Mails.
Anpassung der Shortcuts
In den Outlook-Einstellungen lassen sich übrigens auch eigene Tastenkombinationen definieren. Besonders praktisch ist das für häufig verwendete Aktionen wie das Verschieben von E-Mails in bestimmte Ordner oder das Zuweisen von Kategorien.
Warum Shortcuts noch heute wichtig sind
Trotz Touch-Bedienung und KI-Features ist die Tastatur nach wie vor das schnellste Eingabegerät für Vielschreiber. Wer täglich Dutzende E-Mails bearbeitet, spart mit den richtigen Shortcuts mehrere Minuten – das summiert sich über das Jahr zu beträchtlichen Zeitgewinnen.
Die Investition in das Erlernen dieser Tastenkombinationen zahlt sich definitiv aus. Fangt mit den Navigation-Shortcuts [Strg]+[1] bis [Strg]+[4] an – das sind die wichtigsten für den täglichen Gebrauch. Der Rest kommt dann von alleine.
Zuletzt aktualisiert am 08.03.2026
