Office 365 entfaltet das volle Potential erst dann, wenn man es in einer Gruppe von Anwendern unter zentraler Verwaltung benutzt. Das muss nicht immer eine Firma sein, sondern macht durchaus auch im Kleinverbund der Familie Sinn. Klassischerweise ist dann der das erste (Microsoft-) Konto, mit dem die Office 365-Installation eröffnet wird, der Administrator, der eine Vielzahl von Eirichtungen vornehmen kann. Es kann aber durchaus Sinn machen, auch andere Benutzer zu Administratoren zu machen.

Dazu muss sich unter Apps, Administrator ein Administrator anmelden, denn nur mit dessen Rechten sind die Benutzerrechte anpassbar.

Jeder Office 365-Benutzer kann (Teil-) Administrator sein

Nach Auswahl des Benutzers kann diesem dann unter Rollen zugewiesen werden, dass er normaler Benutzer, Globaler Administrator oder Benutzerdefinierter Administrator sein soll. Gerade die letzte Rolle ist in der praktischen Anwendung interessant: Statt einem Benutzer die Allmacht der Administrationsrolle zu geben (und damit im Extremfall die eigene Administrationsrolle zu riskieren, denn denn zweite globale Administrator kann diese natürlich auch entziehen) kann hier fein abgestuft werden. Beispielsweise kann nur die Rolle des Kennwortadministrators vergeben werden, der vergessene Kennwörter neu vergeben kann.

Auch die Rolle des Abrechnungsadministrators, die den Zahlungsfluss für die Office 365-Abonnements beinhaltet, ist als separate Rolle durchaus sinnvoll.