PDF-Dateien sind der Standard, wenn Sie ein Dokument elektronisch weitergeben, es aber schreibgeschützt halten wollen. Der kostenlose Adobe Reader genügt, und der Empfänger kann es lesen. Eine Veränderung ist dann allerdings nicht möglich. Nun gibt es Situationen, in denen zumindest einige Felder vom Empfänger ausgefüllt werden sollen. Das geht dann nur mit dem kostenpflichtigen Adobe Acrobat oder einem anderen Tool. Es sei denn, Sie haben Microsoft Word installiert!

Auch Word kann mittlerweile PDF-Dateien öffnen. Die Voraussetzung: Der Inhalt muss aus einer Textverarbeitung in eine PDF-Datei umgewandelt worden sein. Dann steckt der Text nämlich noch in Textform in der Datei. Oft werden Dokumente eingescannt und einer PDF-Datei gespeichert. Dann ist der Text nichts anderes als eine Punktewolke und für Word (erst mal) nicht mehr erkennbar.

Wie auch immer: Speicher Sie die PDF-Datei auf der Festplatte, öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie dann an deren Speicherort. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, dann auf Öffnen mit > Word. Word öffnet nun die PDF-Datei, liest den Text aus und stellt ihn dar. Sie können frei darin herumeditieren, als würde es sich um ein normales Word-Dokument handeln.

Wenn Sie nun eine gescannte PDF-Datei vorliegen haben, dann ist noch nicht Hopfen und Malz verloren. Öffnen Sie sie über denselben Weg. Word lässt nun OCR-Algorithmen (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) darüber laufen und versucht, aus dem grafischen Text wieder Buchstaben zu machen. Das funktioniert erstaunlich gut! Auch diesen Text können Sie dann wieder bearbeiten. Gegebenenfalls müssen Sie hier aber den einen oder anderen Erkennungsfehler korrigieren.