Ihre E-Mails sind schnell ein nicht mehr wegzudenkender Bestandteil Ihrer Arbeit. Wenn Sie noch ein lokal verwaltetes E-Mail-Konto haben, dann sollten Sie dringend daran denken, dieses regelmäßig zu sichern. Auch für den Umstieg auf ein Online-Postfach wie Office 365 benötigen Sie eine solche Sicherung. Über Microsoft Outlook ist diese schnell durchgeführt.

Der erste Schritt zum Transfer der Daten ist der Export aus Outlook in eine PST-Datei. Outlook verwendet dieses Format, um komplette Postfächer konsolidiert in einer einzigen Datei zu sichern und damit portabel zu machen. Allerdings haben die Produktverantwortlichen es konsequent in allen Versionen von Outlook geschafft, die Exportfunktion zu verstecken:

In Outlook müssen Sie unter Datei auf Öffnen > Importieren klicken

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In dem sich nun öffnenden Dialog (der eigentlich dem Import dient) befindet sich eine Option „In Datei exportieren“. Diese klicken Sie nun an und wählen Outlook Datendatei (PST-Datei) als Ziel.

Wichtig ist nun, die oberste Ebene des Postfaches auszuwählen, damit Sie nicht nur die E-Mails, sondern auch die Kontakte und Termine (so diese in dem zu exportierenden Konto vorhanden sind) miterfassen. Ebenso sollten Sie zwingend der Haken bei Unterordner einbeziehen setzen, damit nicht nur der Posteingang, sondern auch die Ordner, die der Anwender darin angelegt hat, erfasst und mit kopiert werden.

Zum Abschluss müssen Sie den Namen und den Speicherort der Datei angeben. Beide sollten sinnvoll gewählt werden, um die Datei für den Import wiederzufinden. Je nach Größe des Postfaches dauert der Exportvorgang von einigen Sekunden bis zu einigen Stunden.