Office-Dokumente nutzen Sie nicht nur am eigenen PC, sondern auch in der Zusammenarbeit mit anderen Anwendern. Wenn Sie gemeinsam arbeiten und die Empfänger das Dokument auch bearbeiten dürfen, müssen Sie nichts weiter machen. Was aber, der Empfänger nur bestimmte Rechte haben soll? In PowerPoint ist das mit wenig Aufwand umgesetzt.

Die Schutzfunktionen für Präsentationen finden Sie in PowerPoint unter Datei > Informationen > Präsentation schützen. Hier haben sie die Möglichkeit, unterschiedliche Schutzstufen für eine Präsentation festzulegen.

Die einfachste soll versehentliche Änderungen ausschließen: Oft öffnet man eine Datei neben vielen anderen offenen Dokumenten. Schnell passieren dann ungewollte Änderungen. Sie tippen vermeintlich in einer E-Mail, der Cursor steht aber in der Präsentation. Werden diese gespeichert, dann ist die Peäsentation unbemerkt verändert. Mit Immer schreibgeschützt öffnen muss der Empfänger bestätigen, dass er Änderungen vornehmen will.

Wenn Sie die Präsentation Mit Kennwort verschlüsseln, dann ziehen sie eine zusätliche Schutzschicht ein: Der Anwender benötigt das Kennwort, umd die Datei öffnen zu können.

Die stärkste Schutzstufe ist Zugriff einschränken. Herfür brauchen Sie eine technische Infrastruktur wie Office 365 mit seinem Rechtesystem im Hintergrund. Über das darin vorhandene Benutzerverzeichnis können Sie genau festlegen. Welche Benutzer die Datei nur (aber immerhin) lesen können und welche sie schreiben können.