Kollaboration – die Zusammenarbeit mit Anderen in virtuellen Umgebungen – ist ein wichtiger Punkt im modernen Arbeitsleben. SharePoint, OneDrive, Google Docs und DropBox bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf Dateien zu gewähren, so dass andere Menschen damit arbeiten können. Beim Teilen der Dateien ist aber Vorsicht geboten!

Während die Freigabe über die reinen Online-Dienste klar geregelt ist, sind OneDrive und SharePoint ein wenig flexibler. Hier können Sie nicht nur Dateien in der Cloud freigeben, sondern auch lokale Dateien. Das ist natürlich relativ, denn hier geht es um Dateien, die mit den OneDrive synchronisiert werden. Nichts desto Trotz funktioniert die Freigabe mit lokalen Mitteln. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, dann auf Teilen.

Nun können Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger eingeben, die dann die Datei öffnen oder sogar bearbeiten können. Dazu nutzt OneDrive/Windows dann das bei Ihnen als Standard eingerichtete Mailprogramm. Und hier gilt es, genau zu schauen: Die Adressen der Empfänger werden automatisch in die AN-Zeile eingetragen. Damit sieht jeder Empfänger auch jeden anderen. Das ist gegebenenfalls nicht in Ihrem Sinn! Leider können Sie diese automatische E-Mail nicht bearbeiten.

Besser ist es, vor dem Versenden auf Link kopieren zu klicken. OneDrive generiert dann den Link, der unsichtbar und damit nicht lesbar alle Angaben zu Empfängern und Berechtigungen enthält. Diese kopieren Sie einfach in eine neue E-Mail und tragen die Empfänger in die BCC-Zeile ein. So bekommt jeder Empfänger den Link, kann aber nur sich selbst als Empfänger sehen.