Die Zusammenarbeit mit Anderen ist stark davon abhängig, dass alle Mitarbeiter auf die selben Ressourcen zugreifen können. Sonst entstehen im Handumdrehen unterschiedliche Stände, verschiedene Dokumentversionen und Chaos ist vorprogrammiert. Auch die Vertretung ist wichtig: Bekommt ein Teilnehmer eine E-Mail und kann diese nicht lesen oder beantworten, dann muss jemand anderes einspringen. Das lässt sich sehr effektiv über Outlook Web Access regeln.

Bevor Sie sich an Freigaben und Stellvertretungen machen, sollten Sie Ordner einrichten, in denen Sie die relevanten E-Mails einsortieren. Hier macht es Sinn, pro Projekt einen eigenen Ordner zu verwenden. Wenn die E-Mails sich dann noch anhand ihres Betreffs identifizieren lassen, dann können Sie diese gleich mittels einer Regel darin einsortieren lassen. Verwenden Sie beispielsweise für das Projekt „Schieb“ im Betreff immer die Kennung „[Schieb]“.

Um nun den Projektordner freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Ordnerstruktur, dann auf Berechtigungen. Im Standard finden Sie nur Berechtigungen für sich selbst als Besitzer und für anonyme oder öffentliche Betrachter. Um einen neuen Berechtigten hinzuzufügen, klicken Sie auf das + und geben Sie dessen E-Mail-Adresse ein.

Unter Berechtigungen können Sie dann für den markierten Benutzer sowohl für das Lesen als auch für das Schreiben (Antworten bzw. Erstellen einer neuen E-Mail) festlegen, welche Berechtigungen er haben soll. Durch einen Klick auf OK bestätigen Sie die vergebenen Berechtigungen.